Nach Ihrer Agenturrecherche haben Sie sich mit Ihren Kollegen auf einige, wenige Agenturen geeinigt, die Sie kennenlernen möchten. Nun gilt es in ersten Gesprächen, die üblich am Telefon stattfinden, herauszufinden, mit wem es sich lohnt, ein erstes Treffen zu organisieren. Unsere Sortlist-Tipps helfen Ihnen dabei, direkt die richtigen Fragen zu stellen.

4 Tipps für das perfekte erste Gespräch:

Tipp 1: Ziel der Gespräche festlegen

Am Ende der ersten Gesprächsrunde sollte Ihnen klar sein, mit welchen Agenturen Sie treffen wollen. Vermutlich haben Sie als Erstes eine Longlist mit etwa 10 Agenturen erstellt, die Sie entweder selber recherchiert haben oder die Ihnen von Sortlist vorgeschlagen wurden. Die Longlist haben Sie dann zusammen mit Ihren Kollegen auf eine Shortlist mit etwa 3-5 potenziellen Partnern gekürzt.

Um nun ausmachen zu können, welche dieser Agenturen Sie treffen wollen und er womöglich am Ende Ihren Zuschlag erhält, müssen Sie und Ihr Team vor dem ersten Treffen festlegen, was absolute Dealbreaker oder überzeugende Pluspunkte für Sie sind. Gibt es Konkurrenten, die auf keinen Fall Kunden bei der Agentur sein sollten? Was sollt eine Agentur auf jeden Fall bieten können?

Das wird Ihnen später helfen, die richtigen Fragen zu stellen, um möglichst viel über den Charakter einer Agentur zu erfahren und schnell entscheiden zu können, bei wem Sie gut aufgehoben sind.

Genauso wichtig ist aber auch, dass die Agentur von Ihnen und Ihrem Projekt überzeugt ist und nach dem ersten Gespräch Lust hat, mit Ihnen und Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Fühlen sich beide Seiten richtig am Platz, kann eine gemeinsame positive Dynamik und Priorisierung den Projektfortschritt ankurbeln und die erreichbare Wirkung von Anfang an beflügeln.

Tipp 2: Gute Vorbereitung für einen guten ersten Eindruck

Da die besten Ergebnisse erzielt werden können, wenn beide Seiten den richtigen Einsatz zeigen, sollten auch Sie bestens auf das Gespräch vorbereitet sein. Und wer ist nicht positiv beeindruckt, wenn Ihr Gegenüber sich offensichtlich schon mit Ihnen beschäftigt hat und ein paar Ihrer vergangenen Erfolge lobt? Das Gleiche gilt auch für Agenturen.

Ehrliche Komplimente

Seien Sie ehrlich und sagen Sie, was Sie bewegt hat, gerade diese Agentur zu kontaktieren. Was war besonders ansprechend? Vielleicht das Design ihrer Website, die Übersichtlichkeit der gesuchten Informationen, die beeindruckenden Referenzen oder schlicht der erste Platz im Ranking?

Warum diese Agentur

Kommunizieren Sie, weshalb Sie denken, dass diese Agentur zu Ihnen passen könnte. Haben Sie auf der Website oder dem Sortlist-Profil auf einem ersten Blick ähnliche Cases entdeckt wie Ihren? Haben Sie den Eindruck, dass die Unternehmenskultur zu Ihnen passt? Das hilft auch der Agentur zu verstehen, ob Sie zusammen passen.

Neugier zeigen

Was interessiert Sie an der Agentur über die Online-Inhalte hinaus? Versuchen Sie, herauszufinden, wofür die Agentur brennt. Welches Projekt war im letzten Jahr ihr Lieblingsprojekt? Worauf ist Ihr Gegenüber richtig stolz?

Fettnäpfchen vermeiden

Das ist oft leichter gesagt, also getan, aber versuchen Sie sich Kenntnisse über den Agenturalltag anzueignen. Das sorgt von Anfang an für ein ehrliches Miteinander und macht Lust auf die weitere Zusammenarbeit. Informieren Sie sich vorab darüber, was eine Full-Service-Agentur oder eine Kreativagentur bieten sollte und was die größten Herausforderungen für jeden Agenturtypen sind.

Projektinfos parat haben

Glänzen Sie mit souveränen Antworten auf essenzielle Fragen zu Ihrem Vorhaben und zeigen Sie, dass es sich lohnt, mit Ihnen zu arbeiten.

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Tipp 3: Die richtigen Fragen stellen – und stellen lassen

Wie in Tipp 1 bereits erwähnt, ist das Ziel der ersten Treffen beziehungsweise Gespräche, herauszufinden, welche Agentur am besten zu Ihnen passt. Mit den richtigen Fragen merken Sie schneller, wer wirklich zu Ihnen passt und sparen Zeit auf der Suche nach der Agentur, die am besten Ihren individuellen Anforderungen entspricht.

Hier einige Beispiele:

  • Was braucht Ihre Agentur, um ein Angebot erstellen zu können?
  • Welche nächsten Schritte würden Sie uns empfehlen?
  • Vergessen Sie nicht in Punkt 1, Dealbreaker zu definieren, und trauen Sie sich, diese anzusprechen. Ist Wettbewerber X bereits unter den Kunden der Agentur? Arbeiten Sie mit dem Tool Y?
  • Wie stellen Sie sich die Zusammenarbeit im Alltag vor? Wie oft werden wir in Kontakt sein? Wann sind Sie erreichbar? Wie tauschen wir Daten aus?
  • Mit welchem Budget und zum Beispiel welches Ergebnis hat die Agentur ähnliche Projekte schon umgesetzt?
  • Wo sieht die Agentur aktuell ihren Schwerpunkt? Auf der Strategie oder der Umsetzung?
  • Wie sorgt die Agentur für eine nahtlose Übergabe, falls innerhalb der Agentur Ihr Ansprechpartner wechseln sollte?
  • Was macht für die Agentur ein Lieblingsprojekt beziehungsweise -kunde aus? Wann nimmt die Agentur einen Projektzuschlag lieber nicht an?

Natürlich müssen Sie nicht alle Fragen im ersten Gespräch am Telefon stellen. Je nach Verlauf des Gesprächs kann es sich auch anbieten, ein erstes Treffen zu organisieren oder bei einer Videokonferenz tiefer einzutauchen.

Ausschlusskriterien definieren

Wichtig ist, dass Sie so viele Ausschlusskriterien wie möglich vorab festlegen, damit Sie schnell wissen, wer überhaupt gar nicht infrage kommt. Das gilt übrigens auch vice versa.

Stellen Sie sich darauf ein, dass die Agentur ebenfalls einen kleinen Fragenkatalog mit Ihnen durchgehen wird, um möglichst viele Informationen über Ihr Unternehmen und Ihr Projekt zu erhalten.

Dieser könnte ungefähr so aussehen:

  • Woran machen Sie fest, dass ein Projekt ein Erfolg ist? Nennen Sie uns ein Beispiel für ein erfolgreiches Projekt?
  • Welches Budget würde uns zur Verfügung stehen?
  • Wie sieht der Entscheidungsprozess bis zur Vertragsunterzeichnung aus? Bis wann wollen Sie sich entscheiden?
  • Welche Aufgaben sollte auf jeden Fall die Agentur übernehmen? Welche Aufgaben bleiben bei Ihnen im Haus?
  • Was ist Ihnen und Ihrem Team bei der Agentursuche besonders wichtig? Legen Sie besonderen Wert auf Branchenerfahrung, spezifische Projekterfahrung oder den Schwerpunkt der Agentur?

Die nächsten Schritte

Es muss nicht immer der Driver’s Seat sein, manchmal ist der Beifahrersitz die bessere Wahl. Lassen Sie sich auf den Vorschlag der Agentur ein, wenn es darum geht, sich besser kennenzulernen. Auf der einen Seite signalisiert das Offenheit für Vorschläge der Agentur und Vertrauen in ihre Erfahrung und Expertise. Auf der anderen Seite bekommen Sie so einen ersten Eindruck davon, worauf die Agentur besonders wert legt.

Daraus, wie die Agentur ein erstes Treffen organisiert und gestaltet, lässt sich einiges bezüglich Priorisierung, Geschwindigkeit, Sachlichkeit, Unternehmenskultur, Arbeitsweisen und noch einiges mehr herauslesen.

Wer bekommt den Zuschlag?

Nach dem ersten Kontakt mit den Agenturen auf Ihrer Shortlist werden Sie vermutlich einige wenige persönlich getroffen oder über einen Videolink länger gesprochen haben. Danach bleibt im Idealfall ein klarer Favorit übrig.

Es sind doch zwei Agenturen in der engeren Auswahl gelandet und Sie und Ihr Team können sich nicht entscheiden? Machen Sie sich klar, warum Ihnen die Wahl schwerfällt. Rufen Sie sich noch mal ins Bewusstsein, wonach Sie genau suchen, was Ihnen wichtig ist und was gar nicht in Frage kommt. Treffen Sie die Agenturen erneut und sprechen Sie, die offenen Punkte gezielt an. Danach sollte Ihnen die Wahl leichter fallen.

Sortlist berät Sie gerne bei der Wahl der richtigen Agentur – kostenfrei.