Sie wollen ein neues Projekt vorantreiben, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Oder haben einen Bereich in Ihrem Unternehmen, für den niemand verantwortlich ist? Mit Sicherheit haben Sie schon mindestens einmal darüber nachgedacht, diese Aufgabe an ein anderes Unternehmen zu vergeben oder dauerhaft auszulagern. Die Entscheidung Inhouse versus Outsourcing ist nicht einfach – aber wichtig!

Aber welche Möglichkeiten zum Outsourcing haben Sie? Und welche ist die beste für Ihr Projekt? In diesem Sortlist-Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Outsourcing wissen müssen!

Inhaltsverzeichnis

Outsourcing – was ist das?

“Outsourcing bezeichnet die Inanspruchnahme von externen Quellen für bestimmte Aufgaben, die eine Expertise benötigen, die intern (noch) nicht vorhanden oder zu teuer ist.”

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Begriffen out (außen) resource (Quelle) und using (nutzen) zusammen.

Viele Unternehmen nutzten bereits externe Ressourcen, lange bevor es den Begriff des Outsourcings überhaupt gab. Für Unternehmen gibt es dabei mehrere Gründe, warum ein Projekt oder ein gesamter Bereich einer Abteilung ausgelagert wird. Häufig vergeben Marken Projekte an externe Firmen, für die es sich nicht lohnt, interne Ressourcen aufzubauen oder die fern von den Kernaktivitäten des Unternehmens sind. Die einzelnen Gründe für Outsourcing beleuchten wir aber später noch genauer.

Klassische Themen, die Unternehmen immer wieder outsourcen, sindz. B.: IT, Buchhaltung, Design oder Content-Kreation aber im Grunde genommen kann jeder Bereich eines Unternehmens ausgelagert werden – wenn es Sinn macht.

Ein Beispiel wäre ein kleiner Fashionbrand, der sich auf die Produktion und das Design von Kleidung konzentriert. Auch wenn vor allem kleine Unternehmen gerne alles selbst machen, wäre es für dieses Unternehmen aus mehreren Gründen nicht ratsam, interne Ressourcen z. B. für die IT oder Buchhaltung aufzubauen, da es für diese Themen viele kosteneffiziente Anbieter gibt.

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Formen des Outsourcing

Von der Vergabe kleiner Projekte bis zur Auslagerung ganzer Abteilungen kann das Outsourcing viele verschiedene Formen annehmen, bei denen das Unternehmen mehr oder weniger involviert ist. Aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten werden wir uns hier auf die wesentlichen Formen beschränken, bei denen wir einen Vorteil für Ihr Unternehmen sehen.

Die folgenden Formen des Outsourcings sind danach geordnet, wie viel Kontrolle das Unternehmen über den Bereich behält, beginnend mit der meisten Kontrolle:

  • Application Service Providing (ASP)

Beim ASP stellen externe Provider dem Unternehmen Programme für einzelne Aufgaben zur Verfügung. Diese können auf den Rechnern installiert und in bestehende Prozesse integriert werden. In der Regel bieten die Anbieter dem Unternehmen dabei zusätzliche Services wie Workshops, Wartung oder Datensicherung an.

  • Outtasking

Die nächste Stufe des Outsourcings ist die Auslagerung einer bestimmten und zeitlich meist begrenzten Aufgabe. Ein klassisches Beispiel ist die Erstellung einer Website. Externe Agenturen können einem Unternehmen in kurzer Zeit einen Internetauftritt erstellen, der danach lediglich betreut und eventuell optimiert werden muss.

  • Business Process Outsourcing (BPO)

Wenn ein Unternehmen erhöhte Expertise in einem Teilbereich benötigt, ohne direkt eigene Mitarbeiter einzustellen, kann es sich lohnen, zum Beispiel den Prozess der Buchhaltung oder des Recruitings auszulagern. Dabei übernimmt der externe Dienstleister den Teilbereich komplett, bleibt aber in engem Austausch mit dem Stammunternehmen.

  • Managed Services

Bei den Managed Services übernimmt der Outsourcing-Partner einen Bereich des Unternehmens entweder dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitpunkt. Zum Beispiel bei der PR oder Öffentlichkeitsarbeit kann sich dies lohnen, wenn das Kernunternehmen sich entweder auf die eigenen Prozesse konzentrieren will oder aufgrund einer besonderen Situation Experten in diesem Bereich benötigt.

  • Complete Outsourcing

Wie der Name bereits sagt, wird beim Complete Outsourcing ein gesamter Bereich des Unternehmens ausgelagert. Dies lohnt sich, wenn der Bereich nicht direkt im Zusammenhang mit der Kernaktivität des Unternehmens verbunden ist, aber eine hohe Expertise erfordert. Ein klassisches Beispiel ist die Auslagerung der IT bei Unternehmen, die sich mit diesem Bereich nicht auskennen oder auseinandersetzen wollen. Da diese Bereiche allerdings oft wichtig für viele Prozesse sind, muss der Anbieter, an den die Kontrolle abgegeben wird, genau ausgesucht werden.

  • Offshoring

Wenn ein Unternehmen Bereiche auslagert, kann es sich vor allem aus Kostengründen oft lohnen, diese an Unternehmen in einem anderen Land oder Kontinent zu vergeben. Viele Länder bieten mittlerweile hoch qualifizierte Arbeit zu einem geringeren Preis an. Allerdings wird vor allem beim Offshoring viel Kontrolle abgegeben, da die Kommunikation aufgrund der Distanz und eventuellen Sprachbarrieren erschwert ist. Hier müssen Sie also besonders darauf achten, Ihren Partner sorgfältig auszuwählen.

Gründe für Outsourcing

Einer der wichtigsten Gründe für das Outsourcing bei vielen Unternehmen ist der Kostenaspekt. Oft bieten externe Anbieter für bestimmte Aufgaben geringe Kosten, als die Umsetzung im eigenen Unternehmen bedeuten würde. Vor allem der Aufbau eines Teams und die damit verbunden Kosten kann sich für bestimmte Projekte nicht lohnen.

Der zweite Grund baut genau darauf auf: Viele Projekte, die ausgelagert werden, haben einen kurzen Zeithorizont und können von spezialisierten Agenturen in einer deutlich kürzeren Zeit realisiert werden, als dies intern der Fall wäre. Erst recht, wenn die Expertise für das Projekt im Unternehmen noch nicht vorhanden ist, würde es oft zu lang dauern, die benötigten Kompetenzen aufzubauen.

Dies ist auch bei Projekten oder Bereichen der Fall, bei denen das Unternehmen unsicher ist, ob die Kompetenzen dauerhaft benötigt werden. Der Aufbau eines Teams für einen Bereich ist ein Commitment, bei dem genau abgewägt werden muss, ob eine externe Lösung sich nicht vielleicht mehr lohnt.

Oft ist ein Grund gegen das Outsourcing die fehlende Qualitätskontrolle. Allerdings kann die Auslagerung von Projekten Ihnen eben dies erleichtern. Viele Agenturen liefern Ihnen eine Qualität, die Sie mit eigenen Mitteln wahrscheinlich nicht erreichen würden. Wenn Sie den richtigen Partner finden, kann sich die also positiv auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auswirken.

Probleme beim Outsourcing:

Auch wenn Outsourcing viele Vorteile für die beteiligten Unternehmen bringt, gibt es einige Probleme und Fehler, die oft anfallen und die Sie daher genau kennen sollten:

  • Unterschätzung des Prozesses

Outsourcing ist ein komplexer Prozess, für den nicht jedes Projekt geeignet ist. Die Auslagerung einer Tätigkeit muss gut vorbereitet und geplant sein. Wichtig ist, dass es während der gesamten Dauer einen Hauptverantwortlichen gibt, der den Kontakt zum Partner aufrecht erhält und der interne Ansprechpartner zum Status des Projekts ist.

  • Schlechte/Zu schnelle Auswahl

Zeitlicher Druck ist einer der Hauptgründe, warum viele Unternehmen (Teil-)Bereiche auslagern. Und oft ist es wirklich schneller, eine Aufgabe an eine externe Agentur zu vergeben. Allerdings darf dies nicht um jeden Preis passieren. Bei der Wahl des Outsourcing-Partners sollten Sie sich so viel Zeit wie nötig lassen. Dadurch können Sie sichergehen, dass dieser zu Ihnen passt. Dies ist vor allem bei langfristigen Beziehungen wichtig, da der Vorteil der schnellen Umsetzung eines Projekts auf Dauer zum Nachteil wird.

  • Willkürliches Outsourcing

Nicht jedes Projekt ist zum Outsourcen geeignet. Es gibt Themen, die können und sollten Sie einfach selbst machen. Viele Aufgaben sind zum Beispiel günstiger, wenn Sie sie im eigenen Unternehmen umsetzen oder es sind Themen, bei denen es wichtig ist, dass das Know-how im Unternehmen bleibt.

  • Kommunikation

Ein wichtiger Punkt bei der Partnerauswahl ist auch, dass die Kommunikation und Stimmung zwischen Ihnen und dem externen Unternehmen stimmt. Ansonsten könnte es dazu kommen, dass Probleme zu spät angesprochen werden, Deadlines verpasst werden oder das Know-how komplett aus dem Unternehmen verloren geht, da kein Mitarbeiter versteht, was der Partner genau macht.

  • Vertragsgestaltung

Damit langfristig keine Missverständnisse in der Zusammenarbeit entstehen, müssen Sie darauf achten, einige Dinge zu Beginn an vertraglich festzulegen. Dies beinhaltet die Anforderungen an das Projekt und den Outsourcing-Partner sowie die beidseitigen Aufgaben.

  • Know-how-Verlust

Wie bereits erwähnt, kann durch einige Fehler oder Probleme beim Outsourcing Wissen im Unternehmen verloren gehen. Dies ist vor allem der Fall, wenn man nicht nah mit dem Partner zusammenarbeitet und zum Beispiel einen gesamten Bereich komplett an das andere Unternehmen vergibt. In einigen Fällen, in denen das Wissen weit vom Kernthema des Unternehmens entfernt ist, ist dies nicht schlimm, aber Sie sollten bei relevanten Themen sicherstellen, dass Sie dauerhaft darüber Bescheid wissen und verstehen, an was der Partner genau arbeitet.

Outsourcing vs. In-House

Welche Tätigkeiten sollten Sie also nun auslagern? Die folgende Grafik zeigt Ihnen die typischen Trade-offs bei der Entscheidung für oder gegen Outsourcing:

Outsourcing vs. In-House: Entscheidungsfindung
Quelle: 99designs

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