Vor- & Nachteile von Outsourcing auf den Punkt gebracht

Für viele Unternehmen ist Outsourcing eine willkommene Möglichkeit, um durch die Inanspruchahme eines externen Dienstleisters Kosten zu sparen und volle Konzentration auf das Kerngeschäft zu legen.

Was genau Outsourcing ist, welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt und wie Sie den richtigen Betrieb für Ihr Outsourcing finden, verraten wir Ihnen auf dieser Seite.

In diesem Artikel

Was ist Outsourcing?

In der Regel wird auf Outsourcing zurückgegriffen, wenn besonderes Know-how benötigt wird, das intern nicht gegeben ist und Experten von außerhalb besser geeignet sind. Gängige Bereiche, bei denen von Outsourcing Gebrauch gemacht wird, stellen das Online-Marketing dar, die Entwicklung von Social-Media-Strategien oder der Aufbau von Web-Designs. Nachfolgend liefern wir zwei konkrete Beispiele, wann und wie Outsourcing stattfinden kann.

Outsourcing Beispiele

1. Beispiel: Callcenter

Ein Online-Shop für IT-Leistungen benötigt Unterstützung im Kundenservice. Die Kunden sind auf der ganzen Welt verteilt und haben allerhand Fragen zu den angebotenen Dienstleistungen. Um rund um die Uhr erreichbar zu sein und einen guten Service anzubieten, müsste das Unternehmen nun zahlreiches neues Personal fest einstellen, das sich um die Bearbeitung der Vorgänge kümmert.

Um hier jedoch je nach Fragenaufkommen flexibel mal mehr und mal weniger Personal einsetzen zu können, entscheidet das Unternehmen, ein externes Call Center mit der Aufgabe zu betreuen. So kann es schnell die Anzahl der aktiven Servicemitarbeiter hoch- und runterskalieren und gleichzeitig eigene interne Ressourcen sparen.

2. Beispiel: Buchhaltung

Ein frisch gegründetes Start-Up wächst schnell und braucht kurzfristig Hilfe bei dem Handling ihrer Buchhaltung. Anstatt in einem langfristigen und kostenspieligen Prozess eine eigene interne Abteilung aufzubauen, entscheidet sich der Geschäftsführer dafür, die Arbeit an einen Outsourcing-Dienstleister abzugeben.

So kann das junge Unternehmen weiterhin wachsen und gleichzeitig verlässliche Prozesse und Abläufe für die Buchhaltung etablieren, ohne seinen Cash Flow negativ zu beeinflussen.

Warum sollten Sie outsourcen?

Ob Outsourcing für Ihr Sie infrage kommt, hängt stark von Ihrer Unternehmensstruktur ab und den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Mit der Größe des Betriebes hat dies in der Regel eher nichts zu tun. So kann es sowohl für kleine als auch große Unternehmen effizient sein, bestimmte Aufgaben auszulagern.

Nehmen wir den Bereich Online-Marketing als Beispiel. Angenommen, Sie haben in Ihrem Unternehmen keinen Experten in diesem Feld. Für so einen Fall wird es kostengünstiger und ergiebiger sein, eine Agentur zu beauftragen, die sich um die Marketingstrategie kümmert, als einen eigenen Mitarbeiter anzulernen oder gar einen professionellen Online-Marketer einzustellen. Durch Outsourcing können Sie also sowohl bessere Qualität erhalten als auch Kosten einsparen.

Outsourcing: Vorteile & Nachteile

Wie die beiden Beispiele oben bereits gezeigt haben, gibt es einige Vorteile von Outsourcing. Allerdings gibt es durchaus auch Nachteile von Outsourcing, die vor einer endgültigen Entscheidung für oder gegen das Outsourcing bedacht werden sollten.

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile des Outsourcings einmal genauer an.

Die Vorteile von Outsourcing

1. Outsourcing spart Kosten

Der wohl häufigste Grund für das Outsourcing ist die Tatsache, dass es einiges an Geld einspart. Das kann zum einen daran liegen, dass der externe Dienstleister auf eine besondere Aufgabe spezialisiert ist und somit keine wertvollen internen Ressourcen auf den Bereich verwendet werden müssen. Zum anderen können externe Anbieter wie zum Beispiel Agenturen auf einen größeren Pool an Mitarbeitern zurückgreifen.

Das heißt, wenn ein Mitarbeiter ausfällt, gibt es weitere Kollegen, die einspringen können. Um dies im eigenen Unternehmen zu gewährleisten, müssten gleich mehrere speziell ausgebildete und erfahrene Mitarbeiter eingestellt werden, was einiges an Kosten mit sich bringt.

Darüber hinaus müsste in einigen Bereichen für die interne Bearbeitung auch einiges an Software oder Infrastruktur aufgebaut werden. Dies ist insbesondere bei Call Center-Tätigkeiten oder IT-bezogenen Leistungen der Fall.

Diese zusätzlichen Investitionen, die in den Aufbau der Bereiche gesteckt werden müssten, fallen beim Outsourcing komplett weg, da hierbei auf die Ressourcen des externen Unternehmens zurückgegriffen werden kann.

2. Outsourcing spart Zeit

Gerade das Onboarding von neuem Personal ist eine sehr zeitintensive Aufgabe. Es dauert eine Weile, bis der neue Kollege oder die neue Kollegin mit den internen Abläufen des Unternehmens vertraut ist und genau weiß, an wen er oder sie sich bei Fragen wenden kann.

Diese Zeit, die auf das Training von neuen Mitarbeitern verwendet wird, kann durch das Outsourcing an externe Dienstleister komplett eingespart werden. Hier reicht in der Regel ein initiales Meeting, um die wichtigsten Informationen und Unterlagen auszutauschen. Im Anschluss übernimmt der Dienstleister direkt die Bearbeitung der anfallenden Themen.

3. Outsourcing bietet Sicherheit

Wenn Sie bestimmtes Sach- und Fachwissen sowie Tipps zu aktuellen Trends benötigen, oder aber auf die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich angewiesen sind, dann kann es sich sehr lohnen, von dem Fachwissen eines externen Unternehmens zu profitieren.

Darüber hinaus bietet Outsourcing ebenfalls mehr Sicherheit für die Bearbeitung der Aufgaben, da im Zweifel mehrere Mitarbeiter einspringen können, falls es zu einem Engpass auf Seiten des Dienstleisters kommen sollte.

4. Outsourcing garantiert Qualität

Schließlich spielt auch der Faktor Qualität eine große Rolle beim Outsourcing. Professionelle Dienstleister sind oft auf ein bestimmtes Thema oder einen speziellen Bereich fokussiert, in dem sie sich bestens auskennen und auf jahrelange Erfahrung zurückgreifen können.

Das sichert die Qualität der Dienstleistung – vorausgesetzt Sie wählen den richtigen Dienstleister. Plattformen wie Sortlist überprüfen die Agenturen, die auf der Seite gelistet sind, sodass Sie sich sicher sein können, an einen guten Anbieter zu geraten, dessen Arbeit qualitativ hochwertig ist.

5. Konzentration auf das Wesentliche

Durch die Auslagerung von Projekten, müssen sich Ihre eigenen Mitarbeitenden nicht mit Dingen beschäftigen, mit denen Sie sich im Zweifel gar nicht richtig auskennen. Stattdessen können Ihre Mitarbeiter sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren. Sowohl intern als auch extern macht folglich jeder das, worauf er oder sie spezialisiert ist. Dies spart Ressourcen ein, führt zu einer höheren Mitarbeitermotivation und letztlich auch zu einer verbesserten Produktivität.

6. Transparenz des Kosten-Nutzen-Faktors

Beim Outsourcing ist es für Unternehmen leicht nachvollziehbar, ob es eine kluge Entscheidung war, die entsprechenden Aufgaben auszulagern. Der Hintergrund ist der, dass die Ausgaben für die Beauftragung externer Dienstleister bzw. Freelancer sehr transparent sind. Sie wissen genau, wie viel Sie für welche Aufgabe bezahlen müssen und können so gut einschätzen, ob es sich um eine lohnenswerte Investition handelt.

Outsourcing Vorteile zusammengefasst

• Kosteneffizienz: Reduziert Betriebskosten durch Einsparungen bei Personal und Infrastruktur.
• Fokus auf Kernkompetenzen: Unternehmen können sich auf ihre Haupttätigkeiten konzentrieren.
• Zugang zu Fachwissen: Nutzt das Know-how und die Technologien externer Anbieter.
• Flexibilität: Ermöglicht schnelle Anpassung an Marktveränderungen und schwankende Arbeitsbelastungen.
• Skalierbarkeit: Leichtes Hoch- und Runterskalieren von Dienstleistungen je nach Bedarf.
• Risikominimierung: Verteilt Risiken auf mehrere Parteien und nutzt deren Erfahrungen.
• Qualitätsverbesserung: Externe Anbieter spezialisieren sich und können höhere Qualität liefern.
• Zeitersparnis: Beschleunigt Prozesse durch externe Unterstützung und schnelle Implementierung.
• Innovationsförderung: Ermöglicht Zugang zu neuen Technologien und innovativen Lösungen.
• Globale Präsenz: Nutzt internationale Ressourcen und ermöglicht den Zugang zu neuen Märkten.

Die Nachteile von Outsourcing

1. Outsourcing macht abhängig

Eine der größten Schwachstellen der Auslagerung von Aufgaben ist, dass es Ihr Unternehmen in dem Bereich von einem anderen Betrieb abhängig machen. Fachwissen und Erfahrung werden nicht intern sondern extern gesammelt und wenn es einmal wider Erwarten doch zu einem Einbruch der Qualität kommt, fällt dies direkt auf Ihr Unternehmen zurück.

Diese Outsourcing-Abhängigkeit und der nicht stattfindende Know-How-Transfer bieten also einiges an Risiken für Ihr Unternehmen, die es bei der Suche nach geeigneten Dienstleistern unbedingt zu beachten gilt. Ihre Verträge sollten deswegen unbedingt diese Eventualitäten abdecken.

2. Outsourcing ist nicht für alle Bereiche sinnvoll

Gerade junge Unternehmen und Start-Ups würden wahrscheinlich gerne viele Abteilungen zumindest anfangs auslagern, um Zeit und Kosten zu sparen, aber dennoch schnell voll funktionsfähig zu sein. Aber tatsächlich ergibt es nicht immer für alle Bereiche auch Sinn, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen.

Gerade wenn Sie in Ihrem Kerngeschäft mit sensiblen Daten von Ihren Kunden zu tun haben, sollte das Outsourcing wohl überlegt sein. Hier birgt die Auslagerung einiges an Risiken, und die potenziell bei einer Sicherheitslücke entstehenden Kosten können schnell die Vorteile des Outsourcings übersteigen.

Ein weiterer Punkt den es zu beachten gibt, ist der Einfluss des Outsourcings auf das interne Betriebsklima. Für viele Mitarbeiter ist gerade der persönliche Austausch mit den Kollegen ein positiver Teil ihres Arbeitsalltags. Wenn diese Kommunikation nach außen verlagert wird, kann es sein, dass die Stimmung und die Motivation in Ihren Teams darunter leidet.

Deswegen sollten Sie die internen Strukturen und Unternehmensbereiche vor einem finalen Outsourcing berücksichtigen.

3. Outsourcing kann zeit- und arbeitsaufwändig sein

Outsourcing sollte Ihrem Unternehmen eigentlich Zeit, Kosten und Aufwand sparen, doch es kann durchaus vorkommen, dass das Gegenteil der Fall ist und es zu einer Erhöhung des Arbeitsaufwands kommt.

Manche Geschäftsbereiche müssen sich intensiv miteinander austauschen. Eine Auslagerung gewisser Leistungen innerhalb dieser Geschäftsbereiche kann daher dazu führen, dass eine Mail nach der anderen geschickt oder endlose Telefonate mit den externen Dienstleistern geführt werden müssen. Das ist weder für die eigenen Mitarbeiter, noch für den externen Anbieter von Vorteil.

4. Keine Weiterbildung in den eigenen Reihen

Wenn gewisse Aufgaben, die Expertise benötigen, stets ausgelagert werden, bedeutet dies, dass interne Mitarbeiter in dieser Hinsicht nicht geschult werden müssen. Fort- und Weiterbildung und damit gewonnenes Know-how in den eigenen Reihen bleibt folglich aus.

Outsourcing Nachteile zusammengefasst

• Verlust der Kontrolle: Weniger direkte Kontrolle über ausgelagerte Prozesse und Qualität.
• Sicherheitsrisiken: Erhöhtes Risiko für Datenverlust oder -missbrauch durch Drittanbieter.
• Abhängigkeit von Anbietern: Starke Abhängigkeit von der Leistung und Zuverlässigkeit des externen Dienstleisters.
• Kommunikationsprobleme: Mögliche Missverständnisse und Verzögerungen aufgrund von Sprach- oder Kulturunterschieden.
• Versteckte Kosten: Unerwartete Ausgaben können auftreten, z.B. für Vertragsmanagement oder Qualitätskontrollen.
• Qualitätsprobleme: Mögliche Qualitätsmängel, wenn der Anbieter nicht die gewünschten Standards erfüllt.
• Verlust von Fachwissen: Internes Wissen und Fähigkeiten können verloren gehen, wenn Aufgaben extern vergeben werden.
• Moralische Auswirkungen: Mögliche negative Auswirkungen auf die Mitarbeitermoral und das Unternehmensimage.
• Vertragsbindung: Langfristige Verträge können die Flexibilität einschränken und Anpassungen erschweren.
• Zeitaufwand für Management: Zusätzlicher Aufwand für die Koordination und Verwaltung der externen Anbieter.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Es gibt keine einheitliche Definition dafür, wann Outsourcing sich lohnt, denn das hängt sowohl von der individuellen Situation und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab sowie von der Leistung der externen Anbieter. Allerdings gibt es durchaus ein paar Tipps, die es zu beachten gibt.

Die 20%-Regel

Prinzipiell sollten die Ersparnisse, die Sie mit externen Dienstleistern erwirtschaften, bei mindestens 20% liegen. Wenn die Einsparungen darunter liegen, kann Sie das Outsourcing im Zweifel mehr Geld kosten, als dass es Ihnen einbringt. Erfolgreiches Outsourcing sollte also mindestens 20% Ersparnis einbringen.

Internationale Expansion

Viele Konzerne, die eine internationale Verbreitung anstreben, greifen bei dem Schritt in einen neuen Markt auf die Leistung eines externen Dienstleisters zurück. In diesem Fall spricht man von einem Offshore-Outsourcing, da die Bereiche des Unternehmens nicht nur an einen anderen Anbieter abgegeben werden, sondern sogar an einen Dienstleister, der in einem anderen Markt ansässig ist.

Entlastung Ihrer Teams

Wenn manche Ihrer Firmenbereiche am Limit sind und die Teams mit ihrer Arbeit nicht mehr hinterherkommen, kann sich das Outsourcing ebenfalls für Sie lohnen. Das kann auch nur einzelne Arbeitsschritte betreffen, wie zum Beispiel das Erstellen eines Mail-Verteilers für die PR-Abteilung, IT-Unterstützung oder das Sortieren von Waren nach bestimmten Kategorien im Lager.

Welche Formen von Outsourcing gibt es?

Outsourcing kann in verschiedenen Formen erfolgen, abhängig von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens. Jede Form hat ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Hier sind die gängigsten Formen des Outsourcings:

• Business Process Outsourcing (BPO): Übertragung von Geschäftsprozessen wie Kundenservice, Buchhaltung oder HR an externe Dienstleister. BPO hilft, Kosten zu senken und sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren.
• IT-Outsourcing: Auslagerung von IT-Dienstleistungen wie Softwareentwicklung, Netzwerkmanagement oder technischen Support an spezialisierte Anbieter. Dies ermöglicht den Zugang zu aktuellem Fachwissen und Technologien.
• Knowledge Process Outsourcing (KPO): Übertragung von wissensintensiven Aufgaben wie Marktforschung, Datenanalyse oder juristische Dienstleistungen an Experten. KPO bietet tiefgehendes Fachwissen und qualitativ hochwertige Ergebnisse.
• Offshoring: Verlagerung von Geschäftsprozessen oder IT-Dienstleistungen in ein anderes Land, oft um Kosten zu senken. Offshoring nutzt niedrigere Lohnkosten und kann rund um die Uhr Betrieb ermöglichen.
• Nearshoring: Auslagerung von Dienstleistungen in ein nahegelegenes Land, um die Vorteile von Offshoring zu nutzen und gleichzeitig kulturelle und geografische Nähe zu bewahren. Nearshoring erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Onshoring: Übertragung von Dienstleistungen innerhalb des eigenen Landes, um Kosten zu senken und gleichzeitig lokale Arbeitskräfte zu nutzen. Onshoring bietet die Vorteile von Outsourcing ohne die Komplexität internationaler Kooperationen.
• Multisourcing: Nutzung mehrerer Dienstleister für verschiedene Aufgaben oder Projekte, um Risiken zu minimieren und Fachwissen zu diversifizieren. Multisourcing erhöht die Flexibilität und die Innovationskraft.
• Managed Services: Langfristige Auslagerung bestimmter IT-Dienstleistungen an einen externen Anbieter, der die volle Verantwortung für Betrieb und Wartung übernimmt. Managed Services bieten eine kontinuierliche Optimierung und Support.
• Crowdsourcing: Auslagerung von Aufgaben an eine große Gruppe von Menschen über das Internet, oft über Plattformen, die Freiberufler oder Experten verbinden. Crowdsourcing ermöglicht Zugang zu einer Vielzahl von Fähigkeiten und Ideen.
• Insourcing: Entgegen dem eigentlichen Outsourcing, hierbei werden ausgelagerte Aufgaben wieder ins Unternehmen zurückgeholt, oft um die Kontrolle zu erhöhen und spezifische Unternehmenskenntnisse zu nutzen.

An wen soll ich outsourcen?

Wenn es darum geht, ein Projekt oder gar einen gesamten Bereich auszulagern, so haben Sie zumeist die Wahl zwischen einem Freelancer oder einer Agentur. Gerade wenn es um größere Projekte oder einer ganzen Abteilung geht, ist es sinnvoller, eine spezialisierte Agentur zu beauftragen.

Nehmen wir als Beispiel das Marketing. Natürlich können Sie einen freiberuflichen Copywriter beauftragen, der Ihre Werbe- und Websitetexte formuliert. Geht es aber um das finden und Umsetzen einer Strategie, die Planung einer Kampagne und die Analyse der Wirkung der Maßnahmen, so kann dies von einer einzelnen Person kaum geleistet werden. An dieser Stelle kommt dann eine Marketingagentur ins Spiel, die mit Ihnen gemeinsam eine Strategie ausarbeitet und die richtigen Maßnahmen ergreift.

Ein weiteres Beispiel wäre die Entwicklung eines Online-Shops. Das Outsourcing an eine Shopify-Agentur bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Durch die Zusammenarbeit mit Experten, die sich auf die Entwicklung und Optimierung von Shopify-Shops spezialisiert haben, können Sie Zeit und Ressourcen sparen, die an anderer Stelle besser investiert werden können.

Eine große Stütze bei der Auswahl kann Sortlist darstellen. Auf unserer Plattform sind zahlreiche Agenturen mit diversen Spezialgebieten gelistet. Im guten Überblick finden Sie dort die verschiedenen Anbieter, zusammen mit wesentlichen Features wie dem preislichen Rahmen, der Teamgröße und den Kernkompetenzen. Um die Suche noch zu vereinfachen, können Sie außerdem einfach Ihre Anforderungen und Vorstellungen angeben und Sortlist wird Ihnen darauf zugeschnittene Ergebnisse liefern. Eine ideale Möglichkeit also, Ihren Partner für zukünftige Projekte zu finden.

Den richtigen Anbieter finden

Konkrete Betriebe zu finden, denen Sie vertrauen und an die Sie guten Gewissens Ihre Aufgaben abtreten können, ist oftmals gar nicht so leicht. Zum einen benötigen Sie einen Outsourcing-Partner, der die Bereiche Ihres Unternehmens mit seinen Leistungen unterstützen kann, die es am meisten brauchen. Zum anderen spielen die individuellen Voraussetzungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle bei Ihrer Entscheidung.

Eine große Stütze bei der Auswahl kann Sortlist darstellen. Auf unserer Plattform sind zahlreiche Agenturen gelistet, die von uns überprüft und von anderen Kunden bewertet wurden. Diese Erfahrungsberichte sind für Sie jederzeit sichtbar und schaffen echtes Vertrauen in die Fähigkeiten Ihres zukünftigen Partners. So können Sie guten Gewissens in den Aufbau Ihres externen Netzwerks investieren.

Im guten Überblick finden Sie bei uns die verschiedenen Anbieter, zusammen mit wesentlichen Features wie dem preislichen Rahmen, der Teamgröße und den Kernkompetenzen. Um die Suche noch zu vereinfachen, können Sie außerdem einfach Ihre Anforderungen und Vorstellungen angeben und Sortlist wird Ihnen darauf zugeschnittene Ergebnisse liefern. Eine ideale Möglichkeit also, Ihren Partner für zukünftige Projekte zu finden.

Fazit: Outsourcing bringt zahlreiche Vorteile

Die Auslagerung bestimmter Aufgaben kann für jegliche Unternehmen einen deutlichen Mehrgewinn darstellen. Wenn Arbeitsprozesse, die ein gewisses Know-how benötigen, von Experten durchgeführt werden, kann dies nicht nur zu qualitativeren Ergebnissen führen, sondern auch mehr Flexibilität geben und Kosten einsparen. Wählen Sie Ihren Partner mit Bedacht aus, damit Sie auch die Ergebnisse geliefert bekommen, die Sie sich vorstellen.

Sortlist ist Ihre ideale Lösung für Outsourcing, weil wir Unternehmen dabei unterstützen, die besten und zuverlässigsten Dienstleister für ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden. Mit unserem umfangreichen Netzwerk an geprüften und hochqualifizierten Agenturen in verschiedenen Bereichen wie IT, Marketing, BPO und mehr, bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen und partnerschaftliche Unterstützung. Unsere Expertise und unser tiefes Verständnis der Marktanforderungen stellen sicher, dass Sie den richtigen Partner finden, der Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und Ihre Geschäftsziele zu erreichen.