Warum sich IT-Outsourcing lohnen kann
Letzte Aktualisierung am 13 September 2022 um 12:03 pm
5,00/5IT-Systeme werden immer komplexer und mit steigender Nachfrage nach Online-Anwendungen im Online-Marketing wie beispielsweise der App-Entwicklung sind viele Unternehmen allein schon rein personell nicht mehr in der Lage, selbst ihre Software zu verwalten – und entscheiden sich daher für das Auslagern ihrer IT-Leistungen.
Welche Vorteile – und auch welche Nachteile – das IT-Outsourcing mit sich bringt und welche Modelle Ihnen für die Auslagerung Ihrer IT-Prozesse zur Verfügung stehen, erklären wir auf dieser Seite.
Was bedeutet IT-Outsourcing?
Unter IT-Outsourcing versteht man die vollständige oder teilweise Auslagerung des IT-Betriebs eines Unternehmens an einen IT-Spezialisten. Dieser Vorgang des Outsourcings ermöglicht es Unternehmen, sich vollends auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und andere Nicht-Kernfunktionen auszulagern, wie eben das Verwalten der internen IT-Anforderungen.
Die Idee dahinter ist, dass sich ein Unternehmen mehr auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann, wenn die Nicht-Kernfunktionen ausgelagert werden. Über das Auslagern wird nämlich Zugang zu den Fachkenntnissen und Ressourcen einer anderen Organisation gesichert, was die eigenen Kosten senkt sowie die Effizienz des Unternehmens verbessert.
Das Unternehmen, das die Dienstleistungen erbringt, wird als IT-Dienstleister bezeichnet, wohingegen das Unternehmen, das den Outsourcing-Dienstleister beauftragt, in der Regel als Kundenunternehmen oder Auftraggeber betitelt wird.
Was genau wird dabei ausgelagert?
Der Vorgang des IT-Outsourcings kann ganz viele verschiedene Dienstleistungen beinhalten und unterschiedliche Serviceangebote umfassen.
Was genau in den IT-Services des externen Dienstleister enthalten ist, wird dabei normalerweise vorab in sogenannten Service Level Agreements festgehalten.
Zu den am häufigsten ausgelagerten Managed-Services-Aufgaben gehört dabei:
- Die Hardware-Wartung
- Die Entwicklung von Software und anderen IT-Funktionen (Application Outsourcing)
- Das Verwalten von Servern und Rechenzentren (Technology Outsourcing)
- Das Aufsetzen einer IT-Strategie
- Die Verwaltung der IT-Infrastruktur (Infrastructure Outsourcing)
- Der Support von Mitarbeitern
- und vieles mehr
Die verschiedenen Outsourcing-Modelle
Für das IT-Outsourcing gibt es verschiedene Herangehensweisen, die sich allgemein gehalten in drei unterschiedliche Modelle einteilen lassen:
- Das On-Shore-Outsourcing
- Das Near-Shore-Outsourcing
- Das Off-Shore-Outsourcing
Darüber hinaus können Sie sich überlegen, ob Sie Ihre IT-Services über ein Single-Vendor-Outsourcing abwickeln möchten, oder statt nur mit einem IT-Experten lieber direkt mit mehreren IT-Firmen zusammenarbeiten wollen.
Für Letztes empfiehlt sich dann das Multi-Vendor-Outsourcing, bei dem Sie Ihre IT-Services nicht nur an einen Dienstleister, sondern die Aufgaben gleich an mehrere Entwickler und IT-Unternehmer auslagern.
Das On-Shore-Outsourcing
Das On-Shore-Outsourcing ist eine der beliebtesten Formen des IT-Outsourcings, denn bei dieser Variante ist der IT-Dienstleister im selben Land wie der Kunde ansässig. Im Gegensatz zum Offshoring senkt das Onshoring dementsprechend die Kosten für die Kommunikation mit dem IT-Outsourcing-Anbieter und erleichtert es den Kunden gleichzeitig, die Arbeitsprozesse ihrer Dienstleister genauer zu überwachen.
On-Shore-IT-Outsourcing spart außerdem auch Reisekosten, für den Fall, dass Sie den IT-Outsourcing-Anbieter besuchen oder einfliegen müssen, und beseitigt gleichzeitig Probleme bei der Arbeit mit unterschiedlichen Zeitzonen, die durch die Arbeit an verschiedenen geografischen Standorten entstehen können.
Das Modell ist daher aufgrund der Nähe zu den Büros oder Geschäften der Kunden oftmals kostengünstiger als die anderen beiden Modelle.
Das Near-Shore-Outsourcing
Near-Shore-Outsourcing ist eine Option des Outsourcing, die zwischen einem Unternehmen und einem IT-Anbieter in derselben Region stattfindet. Es wird häufig zur Kostensenkung eingesetzt, kann aber auch zur Verbesserung der Servicequalität genutzt werden.
Near-Shore-Outsourcing kommt dabei oft als Ergänzung zum On-Shore-Outsourcing zum Einsatz. Wenn ein Unternehmen beispielsweise mehr Fachkenntnisse benötigt, als sein lokaler Talentpool bietet, kann es sich für eine Auslagerung von IT entscheiden.
In diesem Fall wird ein IT-Unternehmen beauftragt mit den Outsourcing-Aktivitäten beauftragt, das zwar vielleicht seinen Hauptsitz außerhalb des Landes hat, aber ebenfalls ein Büro vor Ort betreibt, so dass der Auftraggeber direkt mit den Near-Shore-Teammitgliedern zusammenarbeiten kann.
Dies ermöglicht nicht nur den Zugang zu kostengünstigeren Arbeitskräften, sondern auch die Kommunikation in Echtzeit mit den Mitarbeitern im Ausland, so dass sie über Änderungen oder Probleme informiert sind, sobald sie auftreten – und bevor diese Änderungen zu Problemen für die Kunden zu Hause werden.
Das Off-Shore-Outsourcing
Off-Shore-Outsourcing ist schließlich eine Form des IT-Outsourcings, bei der die Geschäftsprozesse an ein Unternehmen übertragen werden, das an einem anderen geografischen Standort, oftmals im Ausland, tätig ist. Dies kann entweder durch Software oder durch tatsächliche Mitarbeiter geschehen.
Der Prozess beinhaltet die Übertragung von Eigentum, Risiko und Haftung an eine unabhängige Organisation, die im Auftrag Ihres Unternehmens in einem anderen Land arbeitet, während Sie für die Bezahlung und die Einhaltung der Verträge verantwortlich bleiben.
Das Off-Shore-Outsourcing ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, insbesondere bei IT-Organisationen, die nach Möglichkeiten suchen, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität und das Serviceniveau beizubehalten.
Es ist auch für Firmen üblich, die eine Alternative zur Einstellung von Personal (und möglicherweise zur Zahlung von Leistungen wie Gesundheitsfürsorge) suchen, die stattdessen spezialisierte Dienstleistungen nach Bedarf über Off-Shore-Mitarbeiter aus Ländern erbringen können, in denen die Arbeitskosten niedriger sind als in entwickelten Märkten wie Nordamerika oder Europa. Personnel Transfer ist hier das Stichwort.
Die Vorteile von IT-Outsourcing
Wenn Sie nur über ein begrenztes Budget oder Personal verfügen oder wenn Ihr Team zu sehr mit anderen Projekten beschäftigt ist, um ein IT-Projekt zu übernehmen, kann Outsourcing eine gute Lösung sein. Das sind die Vorteile des Outsourcings von IT-Prozessen.
Zeit (und Kosten) sparen
Durch die Auslagerung können Unternehmen auf hochqualifizierte Fachkräfte wie etwa Entwickler oder Programmierer zugreifen, ohne als direkter Arbeitgeber hohe Löhne oder Sozialleistungen zahlen zu müssen. Diese Kostenersparnis kann im Vergleich zu internen Personalkosten oft bis zu 50% oder mehr betragen.
Zugang zu Talenten
Ein Unternehmen mit begrenzten Ressourcen verfügt möglicherweise nicht über die richtigen Fähigkeiten, die es für sein nächstes großes Projekt benötigt. Ein ausgelagerter Partner bringt talentierte Personen aus verschiedenen Branchen zusammen, die nahtlos als Team zusammenarbeiten können – und ein besseres Ergebnis liefern, als wenn dieselben Personen unabhängig voneinander in verschiedenen Unternehmen arbeiten würden.
Flexibel bleiben
Ein guter IT-Outsourcing-Anbieter bietet Flexibilität in Bezug auf Kosten, Zeitrahmen und Qualitätsanforderungen. Das ermöglicht es wiederum Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Budgets und Projektergebnisse benötigen, mehr Freiheit bei der Auswahl von Anbietern zu haben.
Darüber hinaus bleiben Sie bei der Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter flexibel, da Sie unterschiedliche Prozesse, Online-Anwendungen sowie Hard- und Software nach Belieben dazu buchen oder abbestellen können. Die Leistungsebenen liegen ganz in Ihrer Verantwortung und Sie können selbst bestimmen, welche Ressourcen Sie von Ihrem Anbieter in Anspruch nehmen.
Die Nachteile von IT-Outsourcing
Ein IT-Outsourcing-Vertrag kann eine gute Strategie für Unternehmen sein, die nicht über die Ressourcen verfügen, um in eine eigene IT-Abteilung zu investieren. Allerdings hat es auch seine Nachteile.
Möglicher Kontrollverlust
Bei einem Asset Transfer an einen externen Service-Provider haben Sie nicht die volle Kontrolle über Ihre Daten und Ihre IT-Abläufe. Ihr ausgelagerter Partner muss möglicherweise auf Teile Ihrer oder sogar alle Dateien und Datensätze zugreifen, die für Ihre Geschäftsprozesse verwendet werden.
Dies kann zu Komplikationen führen, wenn ein Problem mit dem System auftritt oder wenn Sie Änderungen daran vornehmen müssen – ganz zu schweigen von dem potenziellen Sicherheitsrisiko, wenn Sie keinen entsprechenden Vertrag über die Managed Services vor der Zusammenarbeit abgeschlossen haben.
Fehlendes internes Know-How
Wenn Sie Ihre gesamte Infrastruktur an einen externen Anbieter outsourcen, dann laufen Sie Gefahr, dass Ihre eigenen Arbeitnehmer kein Verständnis von den Arbeitsschritten haben, die in der Dienstleistung des Outsourcing Unternehmens enthalten sind.
Somit ist Ihr Team komplett von der Arbeit des Outsourcing-Anbieters abhängig. Das kann spätestens dann ein Thema werden, wenn Sie einmal außerhalb der Geschäftszeiten Unterstützung benötigen oder Ihnen bei einer Frage nicht direkt geholfen werden kann.
Mangel an Transparenz
Wenn Dienstleister die Verantwortung für die Verwaltung Ihres Rechenzentrums oder die Erbringung anderer Dienstleistungen übernehmen, haben sie Zugang zu sensiblen Daten über Ihre Geschäftsabläufe – aber Sie wissen nicht unbedingt, welche Sicherheitsmaßnahmen die externe Firma implementiert hat.
Natürlich können Sie den Outsourcing-Anbieter vor dem Beginn Ihrer Zusammenarbeit entsprechend zu diesen Themen befragen und sich eine Strategie für den Umgang mit sensiblen Daten präsentieren lassen, aber interne Abläufe bleiben für Sie als Auftraggeber wahrscheinlich trotzdem unzugänglich.
Fazit: Outsourcing kann sich lohnen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass IT-Outsourcing eine gute Möglichkeit ist, Geld zu sparen, Flexibilität zu gewinnen und Projekte voranzutreiben. Außerdem können sich Unternehmen so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig hochwertige IT-Dienstleistungen anbieten.
Allerdings sollten Sie dabei bestimmte Sicherheitsvorkehrungen treffen, um sich bei einer Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter abzusichern und sich nicht völlig abhängig zu machen.
