Viele Informationen und Daten werden mittlerweile rein digital erstellt. Diese Datenvolumen steigen stetig an. Ein Verlust von Daten kann da schon die Existenz von kleinen Unternehmen in Bedrängnis bringen. Datensicherung wird für viele Firmen, Agenturen und Unternehmen immer wichtiger.

Wie soll die Datensicherung ablaufen, welche Software oder Hardware wird benötigt und wie wird der komplette Prozess organisiert. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Aspekte, die für eine optimale Datensicherung von Belang sind.

Inhaltsverzeichnis

Warum können Daten verloren gehen?

Die Datensicherung sollte für viele Unternehmen eine Priorität haben. Gerät doch bei dem Verlust essenzieller Daten womöglich die Existenz des Unternehmens ins Wanken. Dabei können Daten auf verschiedenen Wegen verloren gehen. Es ist bestimmt jedem von Ihnen schon einmal passiert, dass Sie aus Versehen Daten gelöscht oder überschrieben haben. In einigen Fällen können die Daten wieder hergestellt werden, doch ist damit viel Zeit und Aufwand verbunden. Das ist insbesondere für kleine Unternehmen schmerzhaft, da gerade in diesem Sektor Zeit eine wichtige Ressource darstellt.

Menschliches Versagen ist eine der möglichen Gefahren. Viel größeren Schaden können jedoch Viren und Malware verursachen, die mitunter einen kompletten Datenverlust hervorrufen. Dies gilt auch für Hardware-Elemente. Festplatten oder andere Hardware-Module besitzen zwar ein ausgezeichnetes Gedächtnis. Bei einer Beschädigung ist jedoch mit einem hohen Verlust für Ihr Unternehmen zu rechnen.

Womit meist keiner rechnet, sind Naturkatastrophen wie Erdbeben, Feuer oder Überschwemmungen, die ganze Regionen verwüsten können. Sind Ihre Daten nur im Büro gesichert und gerade hier schlägt eine Katastrophe zu, dann ist es für das berufliche Überleben entscheidend, eine sinnvolle Backup-Strategie zu besitzen. Datenverlust werden so kompensiert und der Betrieb kann so schnell wie möglich starten.

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Die 3-2-1-Regel als Backup-Basis

Ein langjähriges Grundprinzip für eine zuverlässige IT Sicherheit ist das 3-2-1- Prinzip. Branchenübergreifend hat sich diese Backup Strategie etabliert. Sie basiert auf folgendem:

  • Erstellen Sie drei Kopien Ihrer Daten.
  • Sichern Sie diese auf zwei unterschiedlichen Speichermedien.
  • Nutzen Sie ein externes Backup Tool.

Mehrere Kopien Ihrer Daten verringern die Wahrscheinlichkeit, dass sie komplett verloren gehen. Die Datensicherung sollte auf zwei unterschiedlichen Medien stattfinden. Falls eine Variante ausfällt, so besitzen Sie immer noch den zweiten Datensatz. Um auf ganz sicherzugehen wird ein Datensatz auf einem externen Speichermedium verwahrt. Selbstständige oder kleine Unternehmen verfügen oft nicht über einen externen Speicher. Hier empfiehlt sich zum Beispiel das Cloud Backup, das wir weiter unten im Artikel behandeln.

Es gibt natürlich verschiedene Backup-Strategien für eine erfolgreiche Datensicherung. Es werden grob zwei Arten von Backup unterschieden, die klassischen Datensicherung und die moderne Backup-Lösung.

Klassische Lösungen für die Datensicherung

Die klassische Backup-Strategie vertraut auf lokale Speichermedien, mit denen das 3-2-1-Prinzip realisiert wird. Die am häufigsten verwendeten Speichermedien sind die folgenden.

Magnetband

Das Magnetband klingt zwar nach einem veralteten Backup-Tool, doch erfreut es sich immer noch großer Beliebtheit. Magnetbänder werden nur kurzfristig mit dem System verbunden, bieten daher eine optimale Datensicherung gegen Viren und Malware. Für Dateien, die sich regelmäßig ändern und in ständigem Gebrauch sind, ist diese Variante jedoch nicht zu empfehlen. Der Aufwand ist größer als der Nutzen.

USB-Festplatte

Selbstständige und Privatpersonen nutzen bevorzugt dieses Medium für Backups und Datensicherung. Für große Unternehmen ist allein durch das oft riesige Datenvolumen diese Form der Datensicherung ausgeschlossen. Ansonsten ist die USB-Festplatte eine sichere und günstige Option. Jedoch sind die Festplatten nicht so langlebig wie Magnetbänder und können leicht beschädigt werden.

NAS-System

NAS-Geräte oder NAS-Systeme sind Network-Attached-Storage-Geräte. Sie funktionieren wie ein zentraler Server für alle Daten eines Rechnernetzes. Dieses Backup-System wird zum Beispiel von Western Digital und Synology angeboten. In regelmäßigen Abständen wird gesichert.

Die Backup-Lösung besteht meist aus einem Hardware-System, welches über eine eigene CPU und eigenen Arbeitsspeicher verfügt. Außerdem bieten die NAS-Systeme Platz für mehrere Festplatten. Hinzu kommt ein eigenes Software-Modul. Das System wird einfach via Router mit dem vorhandenen Netzwerk verbunden und liefert den gewünschten zusätzlichen Speicherplatz.

NAS-Geräte sind direkt mit Ihrem System verbunden, das heißt, dass diese Backup-Tools genauso anfällig gegenüber Viren und Malware sind wie alle anderen Teilnehmer des Netzwerkes. Um Datenverluste zu verhindern, sollte auf jeden Fall eine zusätzliche externe Datensicherung stattfinden. Für mittlere Unternehmen mit bis zu 40 Mitarbeitern sind zum Beispiel Backup-Pakete im Angebot, die 20 Terabyte Gesamtspeicher bieten.

Die Cloud, eine moderne Backup-Lösung

Gerade in den letzten Jahren hat sich die Datensicherung ohne Hardware-Elemente stark verbreitet. Viele Agenturen nehmen die Sicherheits- und Backup-Belange in Ihre Expertise auf und helfen, den richtigen Schutz für ihre Kunden zu finden.

Wesentliche Pluspunkte der Cloud-Backup-Software sind Komfort, Kosten und die einfache Benutzeroberfläche. Der Begriff BaaS, Backup as a Service, ist in aller Munde. Weitere Vorteile dieser Tools sind:

  • Sie können immer und überall auf alle Daten zugreifen.
  • Die Datenträger können nicht gestohlen oder beschädigt werden.
  • Viele Cloud Lösungen werden direkt auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten.

Trotz aller Vorteile bringt ein Backup in der Cloud auch einige Nachteile für die Unternehmen mit sich.

  • Der Cloud-Anbieter wird möglicherweise von Hackern angegriffen, was zu Datenverlusten führen kann.
  • Datenmissbrauch ist möglich.
  • Gerade bei Anbietern von außerhalb der EU sind Datenschutzrichtlinien mitunter kompliziert und undurchsichtig.

Dropbox

Für alle, die sich nicht groß mit der Datensicherung auseinandersetzen wollen und vergleichsweise wenige Daten zu sichern haben, können den File-Sharing-Dienst Dropbox ausprobieren. Eine optimale Lösung, um wichtige Informationen nicht nur auf lokalen Backup-Medien zu hinterlegen, sondern auch in der Cloud.

Spezielle Funktionen und Features zu Content-Management und Benutzeroberfläche verbessern immer wieder die Qualität des Dienstes. Neben Dropbox gibt es mittlerweile auch Box und Sugarsync, die mit einem ähnlichen System arbeiten.

Tresorit

Während bei den Backup Lösungen wie Box und Dropbox der Anbieter auf die Daten zugreifen kann, sieht das bei Backup-Tools wie Tresorit ganz anders aus. Datenschutz wird hier besonders wichtig genommen, das sehen Sie an der Verwendung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Den Schlüssel dazu hält nur der Kunde in seinen Händen.

Mit Drag & Drop verschieben Sie alle Ihre Daten in den Tresor. Sollen auch Ihre Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können, so lassen sich individuelle Zugangsdaten erstellen. Jedem Mitarbeiter wird zugewiesen, ob er die Daten bearbeiten, löschen, teilen oder auch nur ansehen darf. Möchten Sie die Dateien an eine außenstehende Person verschicken, so ist auch dies möglich. Diese Person muss keinen einen Tresorit-Account besitzen.

Mozy

Dieser Anbieter verspricht eine hochsichere Verschlüsselung. Alle zu übermittelnden Daten werden zuerst lokal verschlüsselt und anschließend mit einer SSL-Verbindung gesendet. In den Einstellungen wählen Kunden zwischen Standard- oder individueller Verschlüsselung. Bei Letzterer ist der Schlüssel auch den Mitarbeitern des Anbieters nicht bekannt. Diese können somit die Kundendaten nicht einsehen.

Wann Daten gesichert werden, wird durch den Kunden selbst eingestellt. Die Datensicherungen können täglich, wöchentlich oder auch monatlich stattfinden. Es werden nur die Daten aktualisiert, die im entsprechenden Zeitraum verändert wurden.

Cohesity

Der US-amerikanische Anbieter ist in San José beheimatet und liefert eine Backup-Lösung für Unternehmen mittlerer Größe bis hin zu Konzernen. Mit einem personalisierten Datensicherungskonzept können unterschiedliche Workloads gesteuert werden, ganz den Anforderungen des Kunden entsprechend.

Cohesity versucht viele Cloud-Backup-Lösungen und Hardware-Infrastrukturen zu unterstützen, um eine umfassende Backup-Lösung zu schaffen. So integrierte Cohesity im Jahre 2019 Oracle RAC und SAP HANA. Seit Neuestem gehört auch Imanis Data zum Unternehmen. Damit wird die Sicherung von Daten aus NoSQL-Datenbanken möglich.

Besonders interessant ist die Unterstützung der Hardware-Komponenten. Der Kunde kann so Serverknoten von Cisco, HPE oder Dell im eigenen Netzwerk zusammenfassen, den sogenannten Cohesity-Cluster. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Unternehmen, den Backup-Schutz wenn nötig aufzustocken oder zu reduzieren.

Google Drive

Google Drive ist ein Backup-Tool, welches vor allem im privaten Bereich zur Anwendung kommt. Sie können hier Dateien von Ihrem Computer und dem Smartphone sichern. Für die Nutzung auf dem Smartphone laden Sie einfach die App von Google Drive herunter und installieren diese. Fotos, Dokumente und auch Gesprächsverläufe bei Messenger-Diensten werden gesichert. Soll eine Datensicherung von Ihrem Computer gestartet werden, so wird zuerst das Programm Backup & Sync von Google installiert. Einmal aktiv bestimmen Sie selbst, welche Daten in den Cloud Speicher wandern.

Langmeier Backup Business

IT-Kenner vertrauen auf die Lösungen des Langmeier Backup Business. Hier wird ein bootfähiges Notfall-Medium verwendet, dass Informationen von Laptops, PCs und Windows Tablets wiederherstellen kann. Gerade für kleine Unternehmen ist dieses Backup-Tool konzipiert. So kann der Chef selbst in der übersichtlichen Benutzeroberfläche aktive Datenbanken bestimmen und Aktualisierungszeiträume für die Sicherung festlegen.

Sicherungsprotokolle erhalten Sie beim Langmeier Backup Business via E-Mail oder SMS. Vor allem Verschlüsselungstrojaner haben Ihre Probleme mit dieser Backup-Lösung.

Der Unterschied von Datensicherung und Archivierung

Datensicherung und Archivierung werden oft als ein und dasselbe wahrgenommen. Beide Methoden speichern Dateien und Wissen, doch sind die Anforderungen unterschiedlich. Die Datensicherung ist meist auf einen kurzen bis mittelfristigen Zeitraum begrenzt. Kopien werden erstellt, Daten überschrieben und modifiziert.

Bei einer Archivierung sieht die Sache etwas anders aus. Unternehmensdaten, die für die Archivierung vorgesehen sind, werden in der Regel nicht mehr verändert oder überschrieben. Diese Daten sollen auf lange Zeit in ihrem aktuellen Stand gesichert werden.

Langzeitarchivierung

Die Langzeitarchivierung von bestimmten Dateien wird bei einigen Branchen aus rechtlichen Gründen vorgeschrieben. In diesen Fällen kommen trotz modernster digitaler Technik und Software meist Backup-Systeme wie die Bandsicherung zum Einsatz. Die Magnetbänder sind immer noch ein optimales Backup für Informationen, die einige Jahre erhalten bleiben müssen.

Der LTO-Standard (Linear Tape Open) ermöglicht es, Magnetbänder bei unterschiedlichen Laufwerken zu verwenden. Der Kontakt zwischen dem aktiven Netzwerk und dem Backup ist nur für die Zeit der Überspielung notwendig. Die sogenannte Offline-Kopie wird danach vom IT-Netz getrennt. Hacker, Viren oder Malware haben keinen Zugriff mehr auf die Information. Sollten die Dateien doch noch einmal benötigt werden, ist eine Wiederherstellung der Information kein Problem. Die Dateien werden einfach auf die Ursprungssysteme zurück überspielt.

Fazit

Datensicherheit sollten alle Unternehmen als einen essenziellen Bestandteil des Firmenerfolges wahrnehmen. Datenverluste können zu einschneidenden finanziellen Einbußen führen und den Umsatz stark beeinträchtigen. Umso wichtiger ist es, auf eine gut funktionierende Backup Strategie zu bauen, die im Extremfall den Status quo wieder herstellen kann.

Welche Datenträger Sie verwenden und welche Sicherheitsstrategie Sie verfolgen, hängt viel mit der Größe des Unternehmens zusammen und der Art der Dateien. Brauchen Sie eine professionelle Beratung, stehen Ihnen ausgezeichnete Agenturen mit jahrelanger Erfahrung zur Verfügung. Diese stellen Ihnen eine personalisierte Backup-Strategie zusammen, die sowohl lokale als auch online Backup-Tools verwendet. Je mehr Kopien Ihrer Daten existieren, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, einen kompletten Datenverlust zu erleben.