Welche Methode zum Datentransfer ist die Richtige?
3,67/5In diesem Artikel geht es um Möglichkeiten der Datenübertragung, insbesondere um diejenigen Methoden zum Datentransfer, die sich des Internets bedienen.
Zunächst gehen wir kurz darauf ein, ob heutzutage wirklich die meisten Übertragungen von Daten über das Netz geschehen. Im Folgenden befassen wir uns mit den Online-Übertragungswegen und überlegen, welche Faktoren für die Wahl der Methode eine Rolle spielen. Darauffolgend stellen wir die verschiedenen Online-Möglichkeiten zum Verschicken von digitalen Informationen vor. Am Schluss des Artikels geht es darum, welche Übertragungsart die Beste ist.
Datentransfer: Online oder Offline?
Manche Artikel im Netz suggerieren, dass Datentransfer heutzutage ausschließlich online stattfindet. Darüber hinaus entsteht im Internet der Eindruck, dass eine allgemeine Kenntnis über Cloud-Dienste, Transfer-Dienstleister oder gar FTP-Server besteht. In großen Firmen mit entsprechenden IT-Abteilungen und festgelegten Abläufen mag das stimmen.
Trotz Internet sterben die Dinosaurier nicht so leicht aus: CD, Stick und Co
Im Privatbereich und auch in kleineren Firmen sieht es meist anders aus. Dort spielt die Übertragung von Daten mittels eines physischen Mediums (Stick, CD, etc.) durchaus noch eine Rolle, insbesondere wenn ein persönlicher Kontakt zwischen Sender und Empfänger besteht.
Zum Beweis sei genannt, dass Computer-Magazinen immer noch Software-CDs beiliegen. Oder werfen Sie einmal einen Blick in Ihre Schublade mit den USB-Sticks, vermutlich werden Sie feststellen, dass sie noch vor nicht allzu langer Zeit einen USB-Stick mit Daten erhalten haben. Das gleiche gilt für gebrannte CDs oder DVDs, die wir heutzutage meist nicht zum eigenen Gebrauch, sondern zum Datentransfer brennen.
Es kann eine ganze Reihe von Gründen geben, warum Sie sich für die Online- oder Offline-Variante der Datenübertragung entscheiden, im Folgenden nennen wir einige Beispiele.
Beispiele für die Nutzung eines physischen Mediums
Wenn Sie Ihrer Oma ein Musikalbum schenken möchten, können Sie auch gleich eine CD kaufen, denn ein Datentransfer im MP3-Format hilft vermutlich nicht wirklich weiter. Wenn Sie am Wochenende auf dem Google Drive an Ihrer Masterarbeit schreiben wollen und wissen, dass Sie nicht dauerhaft im Internet sein werden, können Sie gleich einen Stick benutzen. Insofern gibt es durchaus Gründe, unterschiedliche physische Medien zu benutzen. Dies gilt vor allem aus Sicherheitserwägungen oder wenn nicht durchgehend Internetanschluss besteht.
Beispiele für die Nutzung unterschiedlicher Datenübertragungen via Internet
Genauso gibt es Gründe, unterschiedliche Online-Transfermethoden zu wählen. Wenn Ihr Empfänger nur rudimentäre Computer-Kenntnisse hat, werden Sie ihm keinen FTP-Transfer vorschlagen. Sind Ihre Dateien riesengroß, können Sie eine Übertragung per E-Mail getrost vergessen. Bei sensiblen Kundendaten stellt das Hochladen in die Cloud durchaus ein Problem dar.
Es gibt also eine Reihe von Faktoren, die für die eine oder andere Art der Datenübertragung sprechen. Wir interessieren uns vor allem für den professionellen Bereich, indem Datentransfer überwiegend online geschieht. Im Folgenden schauen wir uns die Faktoren genauer an, die beim Transfer über das Netz eine Rolle spielen.
Faktoren bei der Online-Übertragung von Dateien
Zusammenfassend lassen sich die folgenden Faktoren als besonders wichtig beim Online-Dateitransfer ausmachen:
- Sicherheit
- Schnelligkeit
- Größe der Datei
- Leichte Anwendbarkeit (Usability)
Sicherheit
Bezüglich der Sicherheit ist ein Wort in aller Munde: Die Datenschutzgrundverordnung. An anderer Stelle wurde schon zur Genüge darüber geschrieben, wir fassen uns also kurz: Gemäß der DSGVO müssen Sie mit personenbezogenen Daten sorgsam umgehen. Das Gleiche gilt für alle Dienste, die Sie zur Datenverarbeitung benutzen. Sie dürfen solche Daten nur so sparsam wie möglich speichern und übertragen und benötigen die Einwilligung der betroffenen Personen. Außerdem brauchen Sie einen Vertrag mit jedem Dienst, den Sie nutzen, denn auch Ihre Dienstleister müssen den sorgsamen Umgang mit den Daten garantieren.
Das ist die eine Seite des Themas Sicherheit. Die andere lautet, vereinfacht gesagt: Cybercrime. Beim Dateitransfer ist es wichtig, Hackern keine Angriffsfläche zu bieten. Sie sollten also bei der Datenübertragung auf Anbieter setzen, die eine hohe Sicherheit garantieren bzw. bei eigenen Lösungen entsprechende Vorsicht walten lassen. Darüber hinaus sollten Sie in Bezug auf Rechteverwaltung und Passwortgenerierung umsichtig sein.
Schnelligkeit und Größe der Datei
Die Größe der Datei und die Schnelligkeit der Übertragung hängen zusammen. Klar, je mehr Daten, desto langsamer ist der Upload und Download. Darüber hinaus kommt es auf die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung an. Falls mobile Daten zum Einsatz kommen, kann es darüber hinaus sein, dass große Dateien Mehrkosten verursachen.
Früher war es so, dass man unter Umständen einen Computer für mehrere Stunden nicht benutzen konnte, weil er mit einem Datentransfer beschäftigt war. Heute wäre das unvorstellbar, zum Glück ist es heute selbstverständlich, dass Prozesse zum Upload und Download größerer Datenpakete im Hintergrund laufen.
Leichte Anwendbarkeit (Usability)
Am Ende des Tages hängt der Erfolg oder Nichterfolg einer Methode davon ab, wie leicht sie anzuwenden ist. Das gilt allgemein im Leben und auch bei der Datenübertragung. Zu beachten ist hierbei, dass möglicherweise am einen Ende Laien sitzen und am anderen Ende Experten.
Wenn ein Krankenkassenmitglied seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Smartphone an die Krankenkasse übertragen soll, muss das Design der App der Kasse entsprechend „usable“ für den Laien gestaltet sein. Das gleiche gilt, wenn Behörden das digitale Bearbeiten von Formularen fordern oder einen personalisierten Müllabfuhrkalender zum Download bereit stellen.
Als Betrieb können Sie dem Punkt Usability gar nicht genug Aufmerksamkeit schenken, vor allem, wenn Datenübertragungen stattfinden sollen und Smartphones ins Spiel kommen. Meist ist hier der Rat einer professionellen Agentur für Web-Usability nötig.
Datentransfer per E-Mail, Cloud-Service und Co
E-Mails
Der Klassiker bei den Datentransfers online ist das Versenden per E-Mail. Der Vorteil ist, dass die meisten Menschen mit der elektronischen Post einigermaßen gut umgehen können und sie auch auf ihrem Smartphone abrufen. Der Nachteil ist, dass die meisten Mails unverschlüsselt versendet werden und dass Dateigrößen eingeschränkt sind.
Es nützt Ihnen wenig, wenn zwar Ihr eigener Provider relativ große Dateien erlaubt, der Adressat aber limitiert ist. Leider können Sie das vorher nicht wissen und Sie möchten auch nicht mit Ihrem wichtigen E-Mail-Anhang im Spam-Filter des Kunden landen.
Für ein einzelnes PDF-Dokument mit Textinhalt kommt die Nutzung von E-Mails durchaus in Frage. Für den Versand von großen Dateien, die womöglich Fotos und Videos beinhalten, muss eine andere Lösung gefunden werden.
Cloud-Dienste
Große Dateien lassen sich mit einem Cloud-Service, wie Google Drive oder Dropbox teilen und insofern transferieren. Der Vorteil bei diesen ist, dass Sie unterschiedliche Rechte für Dateien vergeben können. Außerdem gibt es einen Vorschlagmodus, der das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument ermöglicht. Weitere Features und Bedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter.
Ein Nachteil ist, dass viele der gängigen Cloud-Anbieter nicht in der EU ansässig sind, was eine Vielzahl von Fragen aufwirft, die wir an anderer Stelle behandeln. Dazu kommt, dass das kostenlose Datenvolumen bei einem Cloud-Dienst meist nicht sehr groß bemessen ist.
Transfer-Dienste
Wer Fotos und Videos übertragen möchte, kommt um Dienste wie „WeTransfer“ nicht herum. Die Daten werden auf die Seite des Transfer-Dienstes hochgeladen und bleibt dort für eine gewisse Zeit gespeichert. Der Adressat bekommt einen Freigabe-Link und kann die Datei downloaden. Der Download muss innhalb eines vorgegebenen Zeitraumes erfolgen (beispielsweise eine Woche), danach werden die Daten auf dem Server wieder gelöscht.
Der Vorteil ist, dass die Verfügbarkeit der Dateien zeitlich beschränkt ist, dadurch gibt es weniger Angriffsfläche für Datendiebstahl. Außerdem verlangen die Transfer-Dienste in der Regel keine Anmeldung auf ihrer Website, was die Usability deutlich erhöht. Nachteil ist, dass auch hier das Datenvolumen in der kostenlosen Version begrenzt ist, allerdings ist bei einer professionellen Nutzung gegen eine Gebühr ja auch nichts einzuwenden.
Downloads
Sehr verbreitet ist die Datenübertragung mittels Download. Auf einer Website sind die gewünschten Fotos, Videos, Formulare, Handbücher, Audiodateien, Karten usw. bereitgestellt. Der Nutzer braucht sie nur mit einem Klick herunterzuladen. Downloads funktionieren üblicherweise unabhängig vom genutzten Betriebssystem und stellen für viele Anwendungsfälle die einfachste Methode dar.
Die Sicherheit wird erhöht, wenn die Nutzung der Website eine Registrierung erfordert und der Download passwortgeschützt ist.
FTP-Server
Hier sind wir nun in der fortgeschrittenen Sektion, in der Expertenwissen erforderlich ist. FTP bedeutet „File Transfer Protocol“, also auf Deutsch „Datenübertragungsprotokoll“. Um auf den Server zugreifen zu können, wird im Normalfall eine spezielle Software benötigt, zum Beispiel FileZilla. Daten werden auf dem Server in einen Ordner hochgeladen und sind nicht im Frontend einer Website sichtbar. Dort kann der Adressat die Daten herunterladen, falls er die entsprechenden Zugangsdaten hat.
Diese Methode ist besonders interessant, wenn innerhalb einer Firma Daten ausgetauscht werden sollen. In diesem Fall wird kein externer Anbieter eingebunden, die Daten liegen in einem Ordner auf dem eigenen Server und sind nur angreifbar im Moment des Downloads.
Messenger-Dienste
Eine im Kontext von Datentransfer oft nicht mit bedachte Methode sind die Messenger-Dienste. Wir alle haben sie auf dem Smartphone und nutzen sie ständig, um beispielsweise Fotos zu verschicken. Hier lassen sich auch PDF-Dokumente leicht übertragen, sogar mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Die Möglichkeit der Datenübertragung via Messenger-Dienst wird nicht nur im Privatbereich genutzt, sondern durchaus von Firmen wie kleineren Dienstleistern: Friseursalons verschicken ICS-Daten an das Smartphone des Kunden, der sich den Termin direkt im Kalender speichern kann. Dienstpläne werden in Messenger-Gruppen verschickt. Informationen an Dienstleister werden per Sprachnachricht und Chat gegeben.
Ein Nachteil ist beispielsweise der Qualitätsverlust beim Versenden von Bildern, da diese in geringerer Auflösung übertragen werden.
Welche Methode soll zum Datentransfer genutzt werden?
Eine informierte Entscheidung treffen
An dieser Stelle eine einzige richtige Antwort zu geben, erscheint uns etwas zu kurz gegriffen. Schließlich spielen viele Faktoren eine Rolle und Sie müssen die Vorteile und Nachteile abwägen. Es ist notwendig, dass Sie für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung genaue Daten haben, auf deren Grundlage sie die Entscheidung treffen. Eine Agentur für Web Analytics hilft Ihnen, solche Daten zu erheben, auszuwerten und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.
Individuelle Situation berücksichtigen
Nicht zuletzt hängt die Wahl Ihrer Lösung davon ab, wem Sie die Daten schicken wollen. Weiß Ihr Empfänger nur wenig über Computer und hat keinen schnellen Zugang zum Internet, sind Sie in Ihren Möglichkeiten beschränkt. Ist Ihr Adressat eine große Firma, stehen Ihnen alle Wege zum Datentransfer offen. Nicht zuletzt gilt wie in allen Bereichen „Never change a running system“, allerdings mit der Einschränkung, dass die Sicherheit gewährleistet sein muss.
