Versetzen Sie sich einen Moment lang in die Situation Ihrer neuen Mitarbeiter: Sie haben einen neuen Job in der Firma Ihrer Träume gefunden, Ihr Vertrag ist unterzeichnet, Sie freuen sich auf die neuen Aufgaben und Kollegen, und dann …

… wird Ihnen bewusst, dass Sie Ihre Teamkollegen erstmals nur über Videokonferenzen kennenlernen werden und Ihr neuer (alter) Arbeitsplatz eher der Küchentisch sein wird.

Während der ersten Phase der Corona-Krise haben viele Unternehmen auf Homeoffice umgestellt. Und auch jetzt, Monate nach dem Ausbruch der Coronavirus-Pandemie setzen einige Firmen weiterhin zu Hundert Prozent auf Homeoffice, während andere ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt zurück ins Büro holen. Schwankende Infektionszahlen verlangen Personalabteilungen auch viel Flexibilität ab.

Wo der erste Arbeitstag stattfindet und wie sich die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern aktuell gestaltet, kann also sehr unterschiedlich sein.

Als Arbeitgeber, PR-Manager oder Teamleiter haben Sie großen Einfluss darauf, wie reibungslos das Onboarding aus dem Homeoffice abläuft. Sortlist hat hier fünf Tipps für Sie zusammen gefasst, wie „remote onboarding“ ein Erfolg werden kann.

1. Digitale Begrüßungsrituale

Auch wenn es banal und logisch klingen mag, so viele Willkommens- und Einstiegsaktivitäten wie möglich zu digitalisieren.

Statt von Schreibtisch zu Schreibtisch zu gehen, um den neuen Mitarbeiter vorzustellen, organisieren Sie ein Remote-Onboarding-Meet-and-Greet mit dem Neuankömmling über einen Videolink. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter erklären, wer sie sind, was sie im Unternehmen tun und was sie in ihrer Freizeit tun. Das hilft, dass sich neue Mitarbeiter im Homeoffice nicht isoliert fühlen.

Falls Sie vor Corona mit neuen Mitarbeitern Mittagessen gegangen sind, um sich besser kennenzulernen, dann können Sie auch im Homeoffice ein virtuelles Video-Lunch vorschlagen. Vor allem in einem weniger formellen Umfeld kann das schnell eine Bindung zwischen neuen Kollegen und dem Unternehmen erzeugen und den Teamgeist erhöhen.

2. Schicken Sie ein Begrüßungspaket per Post

Normalerweise erhalten neue Mitarbeiter bei Ihnen ein Willkommenspaket mit Merchandise-Artikeln des Unternehmens, wie T-Shirts, Kugelschreiber und Aufkleber? Dann sollte das beim Onboarding aus dem Homeoffice genauso sein.

Fast jeder freut sich über ein unerwartetes Geschenk und die neuen Kollegen werden sich schneller als Teil des Teams fühlen. Auch wenn das bedeutet, dass jeder sein Firmen-T-Shirt aus einiger Entfernung hinter seinem Computer trägt.

3. Erstellen Sie ein digitales Onboarding-Programm

In der Regel besteht das „Onboarding“ zum Teil aus einem Selbststudium, zum Teil aus einer Schulung vor Ort. Da Schulungen vor Ort in Zeiten von Homeoffice nur begrenzt oder gar nicht möglich sind, ist es wichtig, diese digital zu ermöglichen. Erstellen Sie Online-Dokumente für den Onboarding-Prozess (oder bringen Sie diese auf den neuesten Stand), die alle notwendigen Informationen für den Einstieg im Unternehmen enthält.

Vergewissern Sie sich, dass es die wichtigsten Informationen über den Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter enthält, wie Informationen zu den Werten und der Arbeitsweise des Unternehmens, sowie eine Liste aller relevanten Ansprechpartner.

4. Nehmen Sie den Smalltalk in die Hand

Wie Sie vielleicht selbst schon einmal erlebt haben, gibt es nichts Schlimmeres, als in einen Videoanruf geworfen zu werden, bei dem man niemanden kennt. Moderierte Smalltalk-Runden können hier rasch helfen und dazu führen; dass neue Mitarbeiter sich besser aufgehoben fühlen.

Smalltalk – von den einen gehasst, von den anderen geliebt – läuft im „wirklichen Leben“ meist intuitiv ab. Online kann es rasch unangenehm werden, vor allem wenn man sein Gegenüber noch nicht kennt. Beim Onboarding aus dem Homeoffice kann es helfen, zu Beginn Videocalls mit einer kurzen Fragerunde zu beginnen. Stellen Sie eine typische Smalltalk-Frage à la „Wie war Ihr Wochenende?“ und jeder Teilnehmer kann die Frage beantworten, bevor der eigentliche Call beginnt. Das bricht das Eis.

5. Regelmäßige Vieraugengespräche

In einem Umfeld, in dem jeder im Home-Office arbeitet, ist es nicht so einfach, Antworten auf seine Fragen zu erhalten. Und Neuankömmling haben wahrscheinlich eine Menge Fragen. Da der Weg zum Schreibtisch Ihres Kollegen, der die Antwort auf Ihre brennende Frage hat, keine Option ist und Sie nicht die ganze Zeit Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen anrufen können, kann es leicht passieren, dass sie neue ein neuer Mitarbeiter verloren fühlt.

Eine gute Lösung ist es, regelmäßige 1:1-Videokonferenzen Teil des Onboarding-Prozesses werden zu lassen. Dadurch hat ein neuer Mitarbeiter im Home-Office die Möglichkeit, all seine Fragen gebündelt loszuwerden und Sie müssen nicht ständig mit Slack-Nachrichten rechnen.

Wie läuft das Onboarding bei Ihnen ab?

Home-Office ist nicht immer einfach, aber aktuell oft notwendig. Den ersten Arbeitstag nicht vor Ort sondern zu Hause verbringen zu müssen, ist nicht „the real deal“. Das sollte Unternehmen aber nicht davon abhalten, das Onboarding neuer Kollegen so motivierend und integrierend wie möglich zu gestalten. Wenn die Werte und der Teamgeist Ihres Unternehmens stark sind, werden Sie als Unternehmen in der Lage sein, diese auch auf virtuelle Weise zu teilen.

Worauf warten Sie also noch? Organisieren Sie ein virtuelles Lunch. Moderieren Sie den Smalltalk. Versuchen Sie, das Beste aus dem ersten Arbeitstag und dem Onboarding-Prozess zu machen.

Was unternimmt Ihr Unternehmen, um das Online-Onboarding zu erleichtern oder zu ermöglichen?