Marketing-Projektmanagement-Tools 2026 im Vergleich: Notion, monday.com oder Asana?

Notion, monday.com und Asana können Kampagnen, Content und Deadlines organisieren – ihre Stärken liegen jedoch an unterschiedlichen Stellen. Dieser Vergleich zeigt, welches Marketing-Projektmanagement-Tool 2026 zu Ihrem Team, Ihren Prozessen und Ihren Datenschutzanforderungen passt. Veröffentlicht am 11. Oktober 2026 von Nicolas Finet, CEO von Sortlist.

Notion, monday.com oder Asana: die schnelle Entscheidung

Wenn Ihr Marketingteam vor allem …	Passendstes Tool	Warum?
Briefings, Wissen und Content-Pläne zentralisieren möchte	Notion	Dokumente, Wikis und flexible Datenbanken liegen im selben Workspace.
individuelle, visuelle Prozesse abbilden möchte	monday.com	Boards, Spalten, Dashboards und Automatisierungen lassen sich stark anpassen.
viele Kampagnen und Abhängigkeiten zuverlässig steuern muss	Asana	Aufgaben, Portfolios, Ziele, Genehmigungen und Workload greifen eng ineinander.
mit wenigen Personen und schlanken Abläufen startet	Notion	Der Einstieg ist flexibel; ein Redaktionsplan lässt sich ohne komplexes Setup aufbauen.
regelmäßig an Geschäftsführung oder Kunden berichtet	monday.com oder Asana	Beide bieten strukturiertere Dashboards als Notion; Asana ist bei Portfolios besonders stark.

Unsere Gesamtbewertung für Marketingteams: Asana 4,6 von 5 Punkten, monday.com 4,5 von 5 Punkten und Notion 4,2 von 5 Punkten. Die Wertung gewichtet Kampagnensteuerung mit 25 %, Bedienbarkeit mit 20 %, Reporting und Ressourcenplanung mit 20 %, Zusammenarbeit und Dokumentation mit 15 %, Automatisierungen und Integrationen mit 10 % sowie Governance und Datenschutzoptionen mit 10 %.

Welche Funktionen braucht Marketing-Projektmanagement-Software?

Ein Marketingtool sollte nicht lediglich Aufgaben sammeln. Es muss den Weg vom Briefing über Produktion und Freigabe bis zur Veröffentlichung und Auswertung abbilden. Die Anforderungen sollten zu Ihrem Marketingplan und zu den tatsächlich verwendeten Kanälen passen.

Der im Juli 2026 veröffentlichte Asana-Leitfaden zu Marketing-Projektmanagement-Software nennt Aufgabenverwaltung, Projektplanung, Kalender, Zeitleisten, Kanban-Boards, Automatisierungen, Dashboards, Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Integrationen als zentrale Funktionen. Für größere Teams kommen Freigabeprozesse, differenzierte Rechte und belastbares Reporting hinzu.

Kriterium	Notion	monday.com	Asana
Aufgaben und Verantwortlichkeiten	Flexibel über Datenbanken	Sehr visuell über Boards	Sehr strukturiert mit Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten
Kalender und Zeitleiste	Kalender und Timeline mit Abhängigkeiten	Kalender, Timeline und Gantt je nach Tarif	Kalender, Timeline und Gantt ab Starter
Briefings und Wissensmanagement	Sehr stark	Gut über Workdocs	Solide, aber stärker auf Arbeitssteuerung ausgerichtet
Automatisierungen	Gut für Datenbank-Workflows	Sehr flexibel	Sehr stark mit Regeln und Vorlagen
Freigaben und Korrekturhinweise	Über Status, Kommentare und eigene Workflows	Über Status, Updates und Automatisierungen	Native Genehmigungen und Korrekturhinweise im Advanced-Tarif
Dashboards und Reporting	Diagramme, aber begrenzteres Portfolioreporting	Starke anpassbare Dashboards	Starke Projekt- und Portfolioberichte
Ressourcenplanung	Individuell konfigurierbar, viel Eigenaufwand	Workload in Pro und Enterprise	Workload und Portfolios im Advanced-Tarif
Typischer Einrichtungsaufwand	Niedrig bis hoch, abhängig vom Eigenbau	Mittel	Mittel, bei standardisierten Vorlagen geringer

Notion: ideal für Content, Briefings und Marketing-Wissen

Notion verbindet Dokumente, Wikis, Datenbanken und Aufgaben in einer Oberfläche. Ein Kampagnen-Datensatz kann dadurch gleichzeitig Status, Verantwortliche, Budget, Assets, Briefing und Meetingnotizen enthalten. Die Timeline-Ansicht stellt Projekte chronologisch dar; Unteraufgaben und Abhängigkeiten helfen bei mehrstufigen Produktionen.

Key Features von Notion

• verknüpfte Datenbanken für Kampagnen, Kanäle, Assets und Aufgaben;
• Wiki, Briefings, Notizen und Projektseiten im selben System;
• Kalender-, Board-, Tabellen- und Timeline-Ansichten;
• Formulare, Diagramme, Vorlagen und Datenbank-Automatisierungen;
• flexible Relationen zwischen Marketingzielen, Projekten und Inhalten.

Bewertung: 4,2/5. Notion erhält die höchste Teilwertung für Dokumentation und Anpassbarkeit. Abzüge gibt es, weil belastbare Kapazitätsplanung, formale Freigaben und projektübergreifendes Reporting mehr Eigenkonfiguration verlangen als bei Asana oder monday.com.

Geeignet für: Content-Teams, Start-ups und kleinere Marketingabteilungen, die ein gemeinsames Zuhause für Wissen und operative Planung suchen.

Weniger geeignet für: Teams, die ohne Eigenbau detaillierte Ressourcenauslastung, formale Freigabeschritte oder ein PMO-ähnliches Portfolioreporting benötigen.

monday.com: visuelle Workflows und anpassbare Dashboards

monday.com organisiert Arbeit in Boards mit frei konfigurierbaren Spalten, Statuswerten und Ansichten. Das ist nützlich, wenn Social Media, Events, Paid Media und Content zwar denselben Grundprozess verwenden, aber unterschiedliche Felder und Freigabeschritte benötigen.

Key Features von monday.com

• visuelle Boards mit anpassbaren Status- und Datenspalten;
• Kalender-, Kanban-, Zeitleisten- und Gantt-Ansichten je nach Paket;
• Automatisierungen für Übergaben, Erinnerungen und Statusänderungen;
• Dashboards für Kampagnenstatus, Budgets und Leistungskennzahlen;
• Workload-Ansicht für Ressourcenzuweisung im Pro- und Enterprise-Paket;
• Gastzugänge und differenzierte Board-, Spalten- und Dashboard-Berechtigungen.

Bewertung: 4,5/5. monday.com überzeugt durch visuelle Bedienung, flexible Dashboards und konfigurierbare Workflows. Die Flexibilität kann jedoch zu uneinheitlichen Boards führen, wenn niemand Namenskonventionen, Statuswerte und Berechtigungen zentral verwaltet.

Geeignet für: Marketingteams und Agenturen mit mehreren wiederkehrenden Arbeitsabläufen, die Status und Kennzahlen visuell präsentieren möchten.

Weniger geeignet für: Organisationen, die möglichst wenig konfigurieren möchten oder komplexes Wissensmanagement direkt mit dem Projektplan verbinden wollen.

Asana: strukturierte Kampagnen- und Portfoliosteuerung

Asana verbindet Marketingpläne, Kampagnen, Inhalte, Deadlines, Verantwortlichkeiten und KPIs mit konkreten Aufgaben. Starter umfasst unter anderem Timeline, Gantt, Formulare, benutzerdefinierte Felder, Berichte und Automatisierungen; Advanced ergänzt Portfolios, Ziele, Workload, Zeiterfassung sowie Genehmigungen und Korrekturhinweise.

Key Features von Asana

• Aufgaben, Unteraufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten;
• Listen-, Board-, Kalender-, Timeline- und Gantt-Ansichten;
• Formulare für Marketinganfragen und standardisierte Briefings;
• Regeln, Vorlagen und benutzerdefinierte Felder;
• Portfolios, Ziele und projektübergreifende Dashboards;
• Workload, Genehmigungen und Korrekturhinweise im Advanced-Tarif.

Bewertung: 4,6/5. Asana erreicht die höchste Gesamtwertung, weil Kampagnenplanung, Übergaben, Freigaben und Portfolios vergleichsweise geschlossen zusammenspielen. Für kleine Teams kann der Funktionsumfang umfangreicher sein als nötig; fortgeschrittene Ressourcen- und Freigabefunktionen setzen zudem einen höheren Tarif voraus.

Geeignet für: wachsende und abteilungsübergreifende Marketingteams, die mehrere Kampagnen, Stakeholder und Freigabestufen koordinieren.

Weniger geeignet für: Teams, deren Schwerpunkt auf einem frei gestaltbaren Unternehmenswiki oder vollständig individuellen Tabellenstrukturen liegt.

Preise 2026 im Vergleich

Die folgenden Listenpreise wurden am 11. Oktober 2026 auf den offiziellen Preisseiten geprüft. Sie gelten pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, sofern nicht anders angegeben, und verstehen sich vor Steuern; Abrechnungsland, Teamgröße, Währung und gebuchte Zusatzleistungen können den Endpreis verändern.

Tarifstufe	Notion	monday.com	Asana
Kostenlos	0 US-Dollar; für Teams teilweise begrenzte Blöcke	0 US-Dollar; bis zu 2 Nutzer und 3 Boards	0 US-Dollar; für 1 bis 2 Personen
Sinnvoller Einstieg für Marketingteams	Plus: 10 US-Dollar	Standard: 12 US-Dollar	Starter: 10,99 US-Dollar
Erweiterter Tarif	Business: 20 US-Dollar	Pro: 19 US-Dollar	Advanced: 24,99 US-Dollar
Enterprise	Individuelles Angebot	Individuelles Angebot	Individuelles Angebot
Wichtige Kostenschwelle	Governance und EU-Datenresidenz erfordern Enterprise	Workload erfordert Pro oder Enterprise	Portfolios, Workload und native Freigaben erfordern Advanced

Prüfen Sie nicht nur den Preis pro Lizenz. Ein günstiger Tarif wird teuer, wenn Marketingmitarbeitende Berichte manuell erstellen, Freigaben per E-Mail nachverfolgen oder Projektinformationen doppelt pflegen. Beziehen Sie Lizenzkosten deshalb in die gesamte Marketingbudget-Planung ein.

Datenschutz und Datenresidenz im DACH-Markt

DSGVO-Konformität lässt sich nicht allein am Produktnamen festmachen. Unternehmen müssen unter anderem Vertrag, Auftragsverarbeitung, Unterauftragsverarbeiter, Rollen, Löschkonzept, Integrationen und die tatsächlich gewählte Datenregion prüfen.

• Notion: EU-Datenresidenz ist laut Notion-Dokumentation für Enterprise-Workspaces verfügbar. Als Produktionsregion kann Frankfurt mit einer Backup-Region in Irland gewählt werden. Ohne bestätigte Migration verbleiben bestehende Workspace-Daten standardmäßig in den USA; bestimmte Konto-, Nutzungs- und Auftragsverarbeiterdaten können auch außerhalb der gewählten Region verarbeitet werden.
• monday.com: Die EU-Datenregion steht Enterprise sowie Standard- und Pro-Konten zur Verfügung, die seit dem 23. Januar 2023 erstellt wurden. Nur bei Enterprise-Kunden in der EU-Datenregion werden Kundendaten einschließlich der betreffenden Unterverarbeitung ausschließlich innerhalb dieser Region gehalten.
• Asana: Asana nennt auf seiner Trust-Seite Datenresidenzoptionen in Europa, Australien und Japan. Welche Region und Sicherheitsfunktionen für Ihren Vertrag verfügbar sind, sollte vor der Beschaffung schriftlich bestätigt werden.

Für sensible Branchen sollte der Datenschutzbeauftragte bereits vor dem Pilotprojekt eingebunden werden. Das gilt auch für KI-Funktionen: Prüfen Sie separat, welche Inhalte verarbeitet, gespeichert oder an Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden.

Kennzahlen, die den Markt 2026 einordnen

• 21 Projektmanagement-Tools wurden im August 2026 von Alltena anhand von 10 gewichteten Kriterien bewertet. monday.com erreichte dort 8,05 Punkte, Asana 7,55 Punkte; der Vergleich bewertet allgemeines Projektmanagement und verwendet daher eine andere Methodik als unsere Marketing-Scorecard. Quelle: Alltena, aktualisiert am 29. August 2026.
• 7 Lösungen umfasst der Celoxis-Vergleich für Marketingagenturen vom Juni 2026: Celoxis, Asana, monday.com, Trello, ClickUp, Wrike und Jira. Quelle: Celoxis.
• Fast 6.000 Aufgaben, 92.000 Aktivitäten und 1.600 automatisierte Aktionen verzeichnete Mammut laut einer veröffentlichten Asana-Fallstudie in einem Quartal bei rund 100 Nutzenden. Quelle: Asana-Fallstudie Mammut.
• 2.936 eingesparte Stunden pro Jahr und 90 % schnellere Kampagnenproduktion meldet COS für einen mit Asana AI vereinheitlichten Kreativ-Workflow. Es handelt sich um eine vom Anbieter veröffentlichte Kundenfallstudie, nicht um eine unabhängige Messung. Quelle: Asana-Fallstudie COS.

Stimmen aus der Praxis

„Bisher wurde kein anderes Tool so schnell eingeführt und angenommen wie Asana.“

Felix Witte, Unternehmensentwicklung und Strategie bei Awin, in einer Asana-Kundenfallstudie

Die Fallstudie nennt einen unternehmensweiten Rollout bei Awin ab Mitte 2020, nachdem mehrere Werkzeuge evaluiert worden waren. Die Marketingabteilung war der Ausgangspunkt. Das Beispiel zeigt einen wichtigen Auswahlfaktor: Die beste Funktionsliste nützt wenig, wenn das Team das System nicht konsequent verwendet.

Lyka bündelte zuvor getrennte Systeme für Operations, Marketing und Produkt in Notion und beziffert die Einsparung auf mehr als 75.000 US-Dollar pro Jahr.

Zusammenfassung einer Notion-Kundenfallstudie; vom Anbieter veröffentlicht

Lyka führte zusätzlich gemeinsame „Ways of Working“ ein. Genau dieser organisatorische Schritt ist übertragbar: Das Tool allein beseitigt keine widersprüchlichen Statuswerte, unklare Verantwortlichkeiten oder parallele Schattenlisten.

Welches Tool passt zu welcher Teamgröße?

Ausgangslage	Empfehlung	Zu prüfender Tarif	Entscheidendes Risiko
1–5 Personen, Schwerpunkt Content	Notion	Free oder Plus	Zu viel Eigenbau bei wachsender Prozesskomplexität
5–20 Personen, mehrere Kanäle	monday.com oder Asana	Standard/Pro beziehungsweise Starter	Reporting- oder Workload-Funktionen fehlen im Einstiegstarif
20–100 Personen, viele Stakeholder	Asana Advanced	Advanced	Lizenzkosten und Governance müssen zentral gesteuert werden
Agentur mit kundenspezifischen Abläufen	monday.com Pro	Pro	Uneinheitliche Boards erschweren das Gesamt-Reporting
Enterprise mit strengen Residenzanforderungen	Alle drei prüfen	Meist Enterprise	Produktdaten, Metadaten und Unterauftragsverarbeitung unterscheiden sich

So testen Sie die Tools mit einem realen Marketingprojekt

1. Wählen Sie eine echte Kampagne. Nutzen Sie beispielsweise einen Produktlaunch mit mindestens zwei Kanälen, mehreren Assets und einer verbindlichen Freigabe.
2. Definieren Sie denselben Sollprozess. Briefing, Produktion, Review, Freigabe, Veröffentlichung und Reporting müssen in allen drei Testsystemen identisch sein.
3. Importieren Sie keine Altlasten. Bauen Sie zunächst nur einen Workflow, eine Vorlage und ein Dashboard.
4. Messen Sie vier Werte. Erfassen Sie Einrichtungszeit, Pflegezeit pro Woche, übersehene Übergaben und Zeit bis zur Freigabe.
5. Testen Sie Rollen. Binden Sie mindestens eine Marketingfachkraft, eine Führungskraft und einen externen Beteiligten ein.
6. Bewerten Sie die Akzeptanz. Lassen Sie alle Testpersonen Bedienbarkeit, Transparenz und Benachrichtigungsqualität jeweils von 1 bis 5 bewerten.

Führen Sie vor dem Rollout außerdem einen Marketing-Audit durch. So erkennen Sie, welche Probleme tatsächlich aus dem Werkzeug stammen und welche durch unklare Prozesse oder Verantwortlichkeiten verursacht werden.

Ein einfaches Bewertungsmodell für Ihre Auswahl

Vergeben Sie pro Kriterium 1 bis 5 Punkte und multiplizieren Sie die Punktzahl mit dem Gewicht. Die Summe aller gewichteten Werte ergibt maximal 5 Punkte.

Kriterium	Empfohlenes Gewicht	Prüffrage
Kampagnensteuerung	25 %	Lassen sich Abhängigkeiten, Deadlines und Freigaben ohne Nebenlisten abbilden?
Bedienbarkeit	20 %	Können neue Mitarbeitende eine Aufgabe ohne Schulung finden und aktualisieren?
Reporting und Ressourcen	20 %	Sind Status, Engpässe und Kapazitäten projektübergreifend sichtbar?
Zusammenarbeit und Wissen	15 %	Bleiben Briefings, Entscheidungen und Assets nachvollziehbar?
Automatisierungen und Integrationen	10 %	Lassen sich bestehende Systeme ohne manuelle Doppelerfassung anbinden?
Governance und Datenschutz	10 %	Erfüllen Rechte, Exporte, Datenregion und Vertrag Ihre Vorgaben?

Gewichten Sie Governance höher, wenn Sie Gesundheits-, Finanz- oder andere sensible Daten verarbeiten. Für ein kleines Content-Team kann dagegen Wissensmanagement wichtiger sein als Portfoliosteuerung.

Welche Alternativen gibt es 2026?

Notion, monday.com und Asana decken viele Marketinganwendungen ab, sind aber nicht für jede Organisation die beste Wahl:

• ClickUp: breiter Funktionsumfang für Teams, die Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeiterfassung in einem Werkzeug bündeln möchten.
• Wrike: interessant für große Kreativteams mit anspruchsvollen Freigabe- und Proofing-Prozessen.
• Celoxis: stärker auf Portfolios, Ressourcen und Projektfinanzen ausgerichtet.
• Allegra: deutsche Option mit Self-Hosting und Verbindung klassischer und agiler Projektmethoden.
• OpenProject: Open-Source-Alternative für Organisationen, die mehr Kontrolle über Betrieb und Hosting benötigen.

Prüfen Sie vor einem Wechsel auch, ob fehlende Kapazität statt fehlender Software das eigentliche Problem ist. In diesem Fall kann gezieltes Marketing-Outsourcing sinnvoller sein als ein weiteres Werkzeug.

Fazit: Asana gewinnt den Gesamtvergleich, aber nicht jeden Anwendungsfall

Asana ist 2026 die ausgewogenste Wahl für Marketingteams, die Kampagnen, Freigaben, Portfolios und Auslastung strukturiert steuern müssen. monday.com liegt vorne, wenn visuelle Anpassbarkeit und individuelle Dashboards entscheidend sind; Notion ist besonders überzeugend, wenn Projekte eng mit Briefings, Wissen und Content verbunden werden sollen.

Treffen Sie die Entscheidung nicht anhand der längsten Funktionsliste. Testen Sie einen realen Workflow, kalkulieren Sie den erforderlichen Tarif und prüfen Sie Datenschutz sowie Nutzerakzeptanz, bevor Sie das gesamte Marketingteam migrieren.

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Häufige Fragen zu Marketing-Projektmanagement-Tools

Welches Projektmanagement-Tool ist für Marketing am besten?

Für abteilungsübergreifende Kampagnen ist Asana in unserem Vergleich die ausgewogenste Lösung. monday.com eignet sich besonders für visuelle, individuell konfigurierte Workflows; Notion ist stark bei Content, Briefings und Wissensmanagement. Entscheidend sind Teamgröße, Freigabeprozess, Reporting und Datenschutzanforderungen.

Kann Notion Asana als Projektmanagement-Tool ersetzen?

Bei kleinen bis mittleren Content- und Marketingteams häufig ja. Wenn Sie jedoch native Genehmigungen, projektübergreifende Workloads, Portfolios und standardisierte Kampagnenberichte benötigen, bietet Asana mehr fertige Funktionen und verlangt weniger Eigenkonfiguration.

Ist monday.com besser als Asana?

monday.com ist flexibler bei visuellen Boards und individuell aufgebauten Dashboards. Asana ist stärker, wenn Aufgabenabhängigkeiten, Kampagnenportfolios, Ziele, Workload und formale Freigaben in einem konsistenten Modell zusammenarbeiten sollen. „Besser“ hängt daher vom Prozess ab.

Wie viel kostet ein Marketing-Projektmanagement-Tool?

Am 11. Oktober 2026 lagen geeignete Einstiegstarife bei jährlicher Abrechnung bei 10 US-Dollar pro Mitglied und Monat für Notion Plus, 12 US-Dollar für monday.com Standard und 10,99 US-Dollar für Asana Starter. Fortgeschrittene Funktionen können einen Pro-, Advanced- oder Enterprise-Tarif erfordern.

Sind Notion, monday.com und Asana DSGVO-konform?

Alle drei Anbieter stellen Datenschutz- und Vertragsinformationen bereit, doch die konkrete Konformität hängt von Tarif, Konfiguration, Datenregion, Integrationen, Unterauftragsverarbeitern und Ihrem Nutzungsszenario ab. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und lassen Sie sensible Einsätze individuell prüfen.

Wie lange sollte ein Tool-Pilot dauern?

Als Richtwert reichen zwei bis vier Wochen für eine echte, überschaubare Kampagne. Der Pilot sollte mindestens ein Briefing, mehrere Übergaben, eine Freigabe, einen externen Beteiligten und einen Statusbericht umfassen.

Welche Daten sollten nicht in einem Projektmanagement-Tool gespeichert werden?

Speichern Sie nur Daten, die für den Arbeitsprozess erforderlich und durch Vertrag, Berechtigungen und Löschkonzept abgedeckt sind. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, Zugangsdaten oder vertrauliche Kundendaten sollten ohne dokumentierte Freigabe und geeignete Schutzmaßnahmen nicht abgelegt werden.