Braucht Ihr Unternehmen ein Shared Service Center?
2,33/5Leiten Sie ein Unternehmen, das sich im Wachstum befindet, stehen Sie vermutlich vor einer ganzen Reihe an neuen Herausforderungen. Prozesse und Arbeitsabläufe verändern sich mit zunehmender Mitarbeiterzahl und Strukturen müssen dementsprechend angepasst werden.
So kann es beispielsweise sinnvoll sein, neue Abteilungen zu implementieren – oder ganz im Gegenteil: verschiedene Abteilungen zu verkleinern, indem bestimmte Arbeitsprozesse ausgelagert werden, die dann zentral über ein Shared Service Center geregelt werden.
Wir erläutern Ihnen in diesem Artikel, worum es sich dabei genau handelt, welche Vorteile es mit sich bringt und ob sich ein Shared Service Center auch für Ihr Unternehmen lohnt.
Worum handelt es sich bei einem Shared Service Center?
Eine kurze Erklärung
Bei einem Shared Service Center (SSC) werden interne Dienstleistungen verschiedener Unternehmensbereiche an einen Ort zusammengetragen. Diese zentrale Stelle übernimmt folglich die Aufgaben stellvertretend für die einzelnen Abteilungen.
Im Detail
Gerade Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, oder große Firmen mit zahlreichen Mitarbeitenden sind häufig von diesem Aspekt betroffen: In den unterschiedlichen Abteilungen werden die gleichen Aufgaben für den entsprechenden Bereich erledigt.
Zum Beispiel gibt es sowohl in Abteilung A als auch in Abteilung B eine Person, die sich um IT-Angelegenheiten kümmert. Wenn in jeder einzelnen Abteilung alle Dienstleistungen selbst geleistet werden, kann dies zu enormer Ressourcenverschwendung führen und genau hier kommt die Einführung eines Shared Service Centers ins Spiel.
Dabei handelt es sich praktisch um eine Organisationseinheit, in die interne Dienstleistungen outgesourct werden. Im Gegensatz zum gewöhnlichen Outsourcing werden die Aufgaben nicht von externen Unternehmen oder Freiberuflern erledigt, sondern von Mitarbeitern aus den eigenen Rängen.
Diese arbeiten an einer zentralen Stelle und bedienen alle Abteilungen des Unternehmens. Nur in wenigen Fällen greifen Unternehmen darauf zurück, das Shared Service Center vollständig auszulagern. Wichtig ist in jedem Fall, dass eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und dem SCC vorhanden ist.
Das Ziel eines Shared Service Centers liegt darin, durch die Zentralisierung Kosten einzusparen und die Qualität von internen Dienstleistungen zu optimieren.
Pro und Contra von Shared Service Centern
Die Hauptgründe, warum Unternehmen Shared Service Center einführen, liegt in der Erwartung der Effizienzsteigerung. Durch das gezielte Zuarbeiten von einer zentralen Stelle in die einzelnen Bereiche des Unternehmens werden Ressourcen und damit Kosten eingespart. Gleichzeitig zeichnet sich das Arbeiten über eine Organisationseinheit als effizienter aus.
Doch hiermit hören die Vorteile, die ein Shared Service Center mit sich bringt, noch nicht auf. Wir haben Ihnen die Vorzüge im Überblick zusammengetragen:
Vorteile von Shared Services
- Jede Abteilung kann sich voll und ganz auf ihre ursprünglicheKernfunktion konzentrieren
- Prozesse können einfacher standardisiert werden
- Fachkräfte werden dort eingesetzt, wo ihr Potenzial voll ausgenutzt wird.
- Jeder Mitarbeiter kann genau für das eingesetzt werden, was er ambesten kann.
- Kosten werden reduziert und die Effektivität gesteigert.
Nachteile von Shared Services
Wie bei so gut wie jeder Methode kann auch die Einrichtung eines Shared Service Centers einige Herausforderungen mit sich bringen, die wir Ihnen im Folgenden aufgelistet haben.
- SSC-Mitarbeiter sind isolierter (Von einer zentralen Stelle aus tätig, sind Sie weiter weg von Mitarbeitern der Abteilungen und der Kunden)
- Neue Strukturen und Prozesse müssen geschaffen werden, was mit vielBürokratie einhergehen kann. Dabei geht häufig ein gewisses Maß an Flexibilität verloren.
- Es entstehen Abhängigkeiten der verschiedenen Bereiche vom Service Center.
- Möglicherweise sind die Abteilungen mit der Arbeit des SSC unzufrieden und versuchen Lösungen wieder bereichsintern zu finden, wie es zuvor der Fall gewesen ist.
Beispiele von Shared Service Centern
Ein Shared Service Center kann in allen Bereichen zum Einsatz kommen, die eine Querschnittsfunktion aufweisen. Häufige Anwendungsbereiche sind die Folgenden:
IT Service
Im Zeitalter der Digitalisierung kann ein wachsendes Unternehmen kaum noch auf IT-Fachkräfte verzichten. Statt aber in jeder einzelnen Abteilung des Unternehmens eine Person zum IT-Experten auszuwählen, stellt ein interner IT-Service als SSC eine gute Lösung dar.
Kommt es folglich zu technischen Problemen oder muss beispielsweise neues Equipment wie PCs oder Diensthandys angeschafft werden, erfolgt dieses über das Shared Service Center. Die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen müssen sich folglich nicht mehr mit dieser „Nebentätigkeit“ befassen und können sich vollständig auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Produktbeschaffung
Bei der Beschaffung von Waren ist die Auslagerung in ein Shared Service Center sehr sinnvoll. Ist der Einkauf zentralisiert, können diese strategischer abgewickelt. Zeit und Kosten werden dabei gleichermaßen eingespart.
Personalverwaltung/ Human Resource Management
Hat ein Unternehmen eine bestimmte Mitarbeiterzahl überschritten, bedarf es einer Stelle, die für die Verwaltung des Personals als auch für die Einstellung neuer Mitarbeiter zuständig ist. Es ist kaum zweckdienlich, so eine Funktion in jeder Abteilung zu haben, sondern als übergeordnete Stelle.
Der sogenannte HR-Job umfasst die Rekrutierung, Weiterbildungen sowie die gesamte Verwaltung inklusive Lohnabrechnungen.
Marketing
Marketing und die damit verbundene Außenwirkung ist ein Aspekt, den jedes große erfolgreiche Unternehmen zentral regelt oder regeln lässt. Durch die Verlagerung des Marketings in ein Shared Service Center kann ein einheitliches Auftreten nach außen garantiert werden.
Auch hier können Strukturen geschaffen werden, die die Abläufe vereinfachen. In dieser Hinsicht lohnt es sich aber auch, auf eine Marketingagentur zu setzen.
Weitere Einsatzbereiche für Shared Service Center
Die Liste an Dienstleistungen, die sich für die Zentralisierung anbieten, ist hier noch lange nicht am Ende. Weitere Bereiche können die Folgenden sein:
- Buchhaltung
- Finanzen
- Vertrieb
- Öffentlichkeitsarbeit
Aufbau eines Shared Service Centers
Wenn Sie in Erwägung ziehen, ein Shared Service Center in Ihrem Unternehmen einzurichten, gilt es vorab einige Aspekte zu klären. Wie so oft ist eine gründlichePlanung die halbe Miete und ein schlecht organisiertes Shared Service Center wird mehr Schaden anrichten, als das es Gutes tut.
Klären Sie die folgenden Fragen also möglichst präzise:
- Welche Aufgaben/ Dienstleistungen sollen zentralisiert werden? Welche eignen sich dafür nicht?
- Soll das Shared Service Center als interne Einheit mit eigenen Mitarbeitern entstehen? Oder soll ein externesSSC mit eigener Gesellschaftsform genutzt werden?
- Welche Standards muss das Shared Service Center erfüllen? Welche Leistung muss erbracht werden? Dies wird in den sogenannten Service Level Agreements (SLA) definiert.
- Wie soll die Umstrukturierung konkret aussehen? Welche Prozesse werden wie verändert und welche neu geschaffen?
- Ist die Einstellung von neuen Mitarbeitern erforderlich oder können die neuen SSC-Stellen von aktuellen Mitarbeitern besetzt werden? Wie werden diese auf die neuePosition vorbereitet; wie erfolgt eine Einarbeitung?
- Inwieweit verändert sich das Arbeitsumfeld für SSC-Mitarbeiter? (Wo befindet sich das Shared Service Center? Ist ein Ortswechsel bezüglich des Arbeitsplatzes erforderlich?)
- Welche Kosten sind mir der Einführung eines SSC verbunden und welche Kostenersparnis wird erwartet? Schaffen Sie sich eine gute Übersicht, ob das Service Center für Ihren Fall wirklich gewinnbringend ist.
- Wie werden die Kosten auf die verschiedenen Abteilungen umgewälzt, die von den Dienstleistungen des SSC profitieren?
- Wie werden die neue Organisationseinheit und die damit verbundenen Prozesse konkret eingeführt? Wie wird dies kommuniziert und wie erfolgen Optimierungsprozesse?
Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass die Einrichtung und Organisation eines Shared Service Centers einschneidende Veränderungen mit sich bringt. Nicht nur für die Strukturen und Prozesse, sondern auch für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Wägen Sie Vor- und Nachteile gut gegeneinander ab und vergewissern Sie sich, dass Sie die Veränderungen ganzheitlich betrachten. Das primäre Ziel für die Einrichtung eines Shared Service Centers sollten die Kostensenkung und die Produktivitäts-/Qualitätssteigerung sein.
Fazit
Bei kleineren Unternehmen ist ein Shared Service Center eher kein Thema, über das es sich nachzudenken lohnt. Ein SSC ist hier eher nicht gewinnbringend. Ganz im Gegenteil kann es äußerst sinnfrei sein und Ressourcen werden verschwendet. Wenn ein Unternehmen schließlich nur aus zwei Abteilungen besteht, ist kaum genug Bedarf dar, eine übergeordnete Stelle einzurichten.
Ganz anders sieht dies bei großen oder wachsenden Einrichtungen aus, die über zahlreiche Abteilungen verfügen. Werden dort bestimmte Dienstleistungen ausgelagert und zentral bearbeitet, kann dies nicht nur die Kosten senken, sondern auch die Effektivitätsteigern.
Bedenken Sie jedoch, dass die Implementierung eines Shared Service Centers einiges an Umstrukturierung benötigt und möglicherweise zunächst auch erst mal mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Es muss stets im Einzelfall geprüft werden, ob die Organisation Shared Services einen Mehrgewinn für das Unternehmen darstellen wird.
