Mit der anhaltenden COVID-19-Pandemie ist die Organisation von Veranstaltungen weiterhin stark beeinträchtigt. Etliche Menschen in der ganzen Welt befinden sich mittlerweile im zweiten Lockdown. An das Organisieren von Live-Events wie z. B. Messen, Workshops oder Konzerte vor Ort mit realen Teilnehmern ist vielerorts seit Monaten nichts zu denken. Das Event-Marketing verzeichnete im Jahr 2020 daher signifikante Umsatzeinbrüche. Social Distancing und Home Office bestimmen auch Monate nach dem Ausbruch der Pandemie, wie Unternehmen Events organisieren können. Ein Ende dieser einschneidenden Maßnahmen zeichnet sich auch mit den aktuellen Entwicklungen in Sachen Impfung noch nicht ab. In Anbetracht dieser neuen Normalität bleibt Unternehmen nicht viel anderes übrig, als sich voll und ganz auf virtuelle Events einzulassen. Dieser Sortlist-Artikel geht daher den Fragen nach, wie Sie Ihre lange geplante Veranstaltung in ein erfolgreiches virtuelles Event verwandeln können? Wie organisieren und bewerben Sie ein Online-Event? Wie funktioniert ein Live-Stream, und welches Wissen in Sachen Technologie brauchen Sie für die erfolgreiche Durchführung des virtuellen Events noch? Wie kreieren Sie ein Event, dass auch auf Social Media-Plattformen auf Resonanz stößt?

Um Ihnen die besten Antworten auf diese Fragen liefern zu können, entstand dieser Artikel in Zusammenarbeit mit OFCORES, einer belgischen Agentur, die auf Veranstaltungsplanung und Event-Marketing spezialisiert ist.

Inhaltsverzeichnis

Welchen Vorteil haben Online-Events?

Wie bereits erwähnt, mit Reisebeschränkungen, diversen Schutzmaßnahmen und dem weitverbreiteten Home Office führt vermutlich auch für Ihr Unternehmen kein Weg an virtuellen Events vorbei. Event-Agenturen wie OFCORES können bieten Ihnen Unterstützung bei der virtuellen Eventplanung, wie beispielsweise die Bereitstellung virtueller Engagement-Plattformen, um den Teilnehmern online weiterhin hochwertige Event-Erlebnisse zu bieten.

Sie müssen bedenken, dass jede Veranstaltung andere Ziele hat. Deshalb arbeiten Event-Agenturen wie OFCORES für jeden Kunden ein Konzept aus, das perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnittene ist.

Unabhängig davon, ob gerade die einzig mögliche Lösung oder nicht, virtuelle Events haben unserer Meinung nach einige Vorteile gegenüber der Organisation von „echten“ Veranstaltungen:

  • Leichter zugänglich
  • Erhöhte Teilnahme
  • Bessere Retention-Rate
  • Sie öffnen Türen für endlose virtuelle Möglichkeiten und Erfahrungen
  • Finanzielle und ökologische Vorteile gegenüber traditionelleren Event-Formate

Und hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Veranstaltung in einem digitalen Format neu aufbereiten können und dem virtuellen Event auch gleich einen Mehrwert geben können:

  • „Breakout“ zu virtuellen Tischgesprächen
  • Live-Networking während virtueller 1:1-Treffen
  • Keynotes als Live-Streams
  • Virtuelle Kaffeepausen
  • Digitale Ausstellungen und 3D-Virtual-Reality-Touren
  • Podiumsdiskussionen und Panels, die in einem Format durchgeführt werden können, die Formaten ähneln, die man aus TV-Studios kennt

Professionelle Event-Agenturen setzen verschiedene Technologien in Verbindung mit Social Media, um Ihre Marke und Ihr Event effektvoll zum Leben zu erwecken und Besucher perfekt in das Event eingebunden werden.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Formate und Lösungen, die Ihnen als Veranstalter eines virtuellen Events zur Verfügung stehen.

Warum lohnen sich virtuelle Events?

Ein virtuelles Event ist eine Veranstaltung, bei dem die Teilnehmer den Inhalt vollständig online erleben, anstatt sich persönlich vor Ort zu treffen.

Beispielsweise finden virtuelle Messen und Konferenzen live statt, bei denen es eine detaillierte Tagesordnung gibt. Bei diesen virtuellen Events gibt es dann auch Keynote-Präsentationen wie bei realen Events, aber auch „Breakout-Sessions“, die Teilnehmer zum Networking nutzen können.

Aus der Sicht der Teilnehmer bietet ein Online-Event maximale Flexibilität und daher auch Vorteile sowie einen gewissen Mehrwert. Die Besucher Ihres virtuellen Events haben auf der Event-Webseite oder der Event-App Ihres Online-Events Zugriff auf alle wichtigen Informationen, einschließlich des Programms, Sitzungsdetails, Namensverzeichnisse inklusive Kurzbiografien und vieles mehr.

Die Besucher Ihrer virtuellen Veranstaltung haben die Möglichkeit, den Event-Plan und alles, was wichtig ist, immer einsehen zu können und individuell anpassen zu können.

Virtuelle Events und deren Veranstalter haben eine Reihe an Tools zur Verfügung, die das Engagement der Besucher steigern und Interaktionen mit der Technologie und zwischen den Teilnehmern fördern. Dazu gehören digitale Bibliotheken, zusätzliche Audio- und Video-Inhalte, Live-Fragen und Antworten des Publikums, Live-Abstimmungen, Chat-Funktionen, interaktive Networking-Treffen, begleitende Apps und vieles mehr.

Die Inhalte für virtuelle Veranstaltungen sind flexibel und können entweder live, on-demand oder als Kombination aus beidem produziert werden. Ihren Ideen und Ihrer Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Digitale Plattformen für virtuelle Events lassen sich nahtlos in Registrierungssysteme für Ihr Teilnehmermanagement integrieren, wobei wichtige Daten bezüglich Ihres Events automatisch erfasst werden. Diese Daten können verwendet werden, um die Performance Ihres Online-Events in Echtzeit zu messen und gegebenenfalls zu verbessern, um ein positives Return on Investment sicher zu stellen.

Die Besucherzahlen, deren Interaktion, wie oft Inhalte heruntergeladen werden oder Fragebögen ausgefüllt werden und darüber hinaus noch vieles mehr eignen sich als Indikatoren, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen.

Hybride Events – eine Mischung aus online und offline

Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus Live-Erlebnis vor Ort und einer virtuellen Veranstaltung mit digitalen Teilnahmekomponenten.

Zum Beispiel dafür sind Konferenzen, die an einem realen Ort mit begrenzter Besucherzahl stattfinden und Keynotes und Podiumsdiskussionen per Live-Streams an ein weltweites virtuelles Publikum gesendet wird.

Hybride Veranstaltungen bringen nach wie vor die positive Energie, die viele mit einem Live-Erlebnis verbinden, und sorgen oftmals für einen nahtloseren Ablauf bei der Durchführung von Podiumsdiskussionen für die Redner. Gleichzeitig erreichen virtuelle Events ein viel breiteres Publikum als reine Präsenz-Veranstaltungen.

Wie alle virtuellen Veranstaltungen erfassen auch Hybrid-Events nützliche Veranstaltungsdaten, ermöglichen ein flexibles Veranstaltungserlebnis für Online-Teilnehmer und reduzieren Reisekosten, Kosten und Zugangsbarrieren für die Teilnahme.

Die Investitionsrendite für Hybrid-Events erhöht sich noch weiter, wenn für semi-virtuelle Veranstaltungen virtuelle Eintrittskarten zu einem niedrigeren Preis an diejenigen verkauft werden, die nicht persönlich teilnehmen können. Zusätzlichen können Aufzeichnungen des Events für künftige Marketingaktivitäten wiederverwendet werden.

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Virtuelle Realität trifft virtuelle Events

Virtual Reality (VR) ist eine vollständig computergenerierte Umgebung. Veranstalter müssen beim Einsatz dieser Technologie einen computergestützten Raum schaffen, um eine virtuelle Veranstaltung mit VR-Elementen auszurichten.

Die Teilnehmer tragen VR-Brillen bzw. Headsets, die mit der Software der Event-Plattform gekoppelt sind, sobald sie in die Welt des virtuellen Events eintauschen. Dadurch können die Teilnehmer bei diesem Eventformat den Veranstaltungsraum so erleben, als ob sie wirklich dort wären.

Jeder Teilnehmer wird normalerweise durch einen Avatar repräsentiert, der es ihm ermöglicht, mit anderen Teilnehmern zu interagieren und sich realistisch durch das 360°-Erlebnis zu bewegen.

Eine andere interessante Idee für Veranstalter sind 3D-Events. Diese Art virtueller Events ist zwar weniger immersiv, erfordert aber kein VR-Headset und ist somit leichter zugänglich. Für die Organisation virtueller Events mit 3D-Elementen sind zwar auch die Entwicklung eines computergestützten Raums und die Erzeugung von Avataren für die Teilnehmer notwendig, aber das 3D-Ereignis an sich findet auf dem Computerbildschirm statt.

3D-Events sind daher einnehmender als virtuelle Events, die „nur“ als Live-Streams existieren. Sie gehen aber nicht so weit, dass die Zuschauer das Gefühl haben, sich physisch im Raum zu befinden, wie bei einem VR-Headset. Auch in Sachen Kosten und Budget sind sie für Veranstalter oft zugänglicher.

VR- und 3D-Events erhöhen den Erlebnis-Faktor für die Teilnehmer eines Remote-Events, da die Teilnehmer als Avatare durch einen realen Veranstaltungsraum navigieren und realistischer mit anderen interagieren können. In einer solchen Umgebung sind die Teilnehmer können sich Besucher voll und ganz auf das virtuelle Event einlassen.

Schlussfolgerung

Virtuelle Events entweder komplett digital, beispielsweise als virtuelle Messe, als Hybrid aus online und offline oder komplett in einem virtuellen Raum mittels VR-Technik stattfinden zu lassen, sind nur Ideen, wie Sie ihre virtuellen Events einzigartig gestalten können.

Eventagenturen beraten Sie als Unternehmen gerne dabei, virtuelle Events so zu gestalten, dass sich nicht den Charme der mittlerweile ewig gleichen Videokonferenzen und Webinare haben, sondern in Sachen Erlebnis „echten“ Festivals nicht nachstehen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Publikum mit wirkungsvollen Events zu erreichen – wo auch immer Ihre Teilnehmer sind.