Virtuelle Events: So gelingt die digitale Veranstaltung!

Aktualisiert am 8. Oktober 2026 von Nicolas Finet, CEO von Sortlist. Neu sind ein Formatvergleich, ein belastbarer Ablaufplan, aktuelle Praxisempfehlungen für 2026 und konkrete Kriterien für Interaktion, Technik und Erfolgsmessung.

Virtuelle Events funktionieren nicht allein durch eine stabile Übertragung: Entscheidend sind eine verständliche Teilnehmerführung, bewusst geplante Interaktionen und ein Programm, das auch zwischen den Sessions trägt.

Welches virtuelle Eventformat passt zu Ihrem Ziel?

Ein Webinar eignet sich für Wissensvermittlung, ersetzt aber keine virtuelle Konferenz mit mehreren Themenpfaden. Ordnen Sie daher zuerst Ziel, Gruppengröße, Interaktionsform und organisatorischen Aufwand ein – ähnlich wie bei der Planung von Eventmarketing, einer übergeordneten Marketingstrategie und dem dazugehörigen Marketingbudget.

Format	Geeignet für	Sinnvolle Interaktion	Technischer Schwerpunkt	Organisatorischer Aufwand
Webinar	Produktwissen, Schulungen und Leadgenerierung	Live-Fragen, Abstimmungen und moderierter Chat	Stabile Übertragung, Präsentation und Aufzeichnung	Vergleichsweise gering bei einem linearen Programm
Virtuelle Konferenz	Mehrere Themen, Referenten und Zielgruppen	Parallele Sessions, Fragen und digitale Bibliothek	Session-Navigation, Agenda und unterschiedliche Räume	Hoch durch Programmregie und Referentenkoordination
Interaktiver Workshop	Training, Co-Creation und konkrete Arbeitsergebnisse	Kleingruppen, gemeinsames Whiteboard und Feedback	Teilnehmerrechte, Arbeitsflächen und Ergebnissicherung	Hoch in der Moderation, besonders bei mehreren Gruppen
Virtuelles Networking	Beziehungsaufbau und fachlicher Austausch	Moderierte Kleingruppen und thematische Treffen	Matching, Raumwechsel und leicht verständliches Onboarding	Mittel bis hoch, abhängig von Matching und Moderation
Digitales Rahmenprogramm	Pausen, Abschluss und informeller Austausch	Kochkurs, Bartender-Kurs oder kurzes Konzert	Zusätzlicher Stream, Materialhinweise und Tonqualität	Mittel; Timing und Übergänge müssen zur Hauptagenda passen

Was sich bei virtuellen Events bis 2026 verändert hat

Der Schwerpunkt liegt nicht mehr nur auf der Übertragung einzelner Vorträge. Veranstalter können digitale Bibliotheken, ergänzende Audio- und Videoinhalte, Live-Fragen, Abstimmungen, Chats, interaktive Networking-Treffen und begleitende Apps kombinieren. Das erweitert die Möglichkeiten, verlangt aber eine klare Nutzerführung: Jede Funktion sollte einen erkennbaren Zweck im Programm haben.

Der am 9. Januar 2026 aktualisierte Cvent-Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen empfiehlt einen Teilnahmeleitfaden sowie direkte Links zur Live-Übertragung oder Aufzeichnung in der Agenda. Er ordnet virtuelle Veranstaltungen außerdem als festen Bestandteil eines jährlichen Eventprogramms ein, nicht bloß als kurzfristigen Ersatz für Präsenztermine.

Praxisstimme: Orientierung beginnt vor dem Login

„Geben Sie den Teilnehmern einen Leitfaden an die Hand, wie sie virtuell an der Veranstaltung teilnehmen können.“

Cvent, Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen, aktualisiert am 9. Januar 2026

In der Umsetzung sollte dieser Leitfaden mindestens Zugang, unterstützte Geräte, Ton- und Kameraeinstellungen, Kontakt zum Support sowie den Ablauf bei technischen Problemen erklären. In der Agenda führen eindeutige Session-Links schneller ans Ziel als eine allgemeine Startseite, auf der Teilnehmer den passenden Raum selbst suchen müssen.

Vier präzise Kennzahlen und Zeitangaben zur Einordnung

• 22. Dezember 2022: Der ursprüngliche Sortlist-Beitrag dokumentierte bereits digitale Bibliotheken, Zusatzinhalte, Live-Fragen, Abstimmungen, Chat, Networking und Apps als mögliche Interaktionsbausteine.
• 9. Januar 2026: An diesem Datum veröffentlichte beziehungsweise aktualisierte Cvent den genannten Leitfaden mit Empfehlungen zu Teilnahmehinweisen, Agenda-Links und Aufzeichnungen.
• 51 Tipps: So umfangreich ist die Ideensammlung von Movingimage für virtuelle Unternehmensevents, veröffentlicht am 10. Juni 2026.
• 3 konkrete Pausen- und Abschlussformate: Movingimage nennt einen virtuellen Kochkurs, einen Bartender-Kurs und ein kurzes virtuelles Konzert.

Ablaufplan für eine digitale Veranstaltung

Vor dem Event

• Definieren Sie ein Hauptziel, etwa Wissensvermittlung, Leadgenerierung, Schulung oder Networking.
• Prüfen Sie Registrierung, Einwahllink, Browser, Ton, Kamera, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung in einer Generalprobe.
• Versenden Sie Teilnahmeleitfaden, technische Mindestanforderungen, Supportkontakt und Agenda gemeinsam.
• Legen Sie fest, wer moderiert, Fragen auswählt, den Chat betreut und technische Störungen übernimmt.

Während des Events

• Erklären Sie zu Beginn knapp, wo Fragen, Abstimmungen, Unterlagen und Support erreichbar sind.
• Verknüpfen Sie Interaktionen mit konkreten Programmpunkten, statt Chat und Umfragen lediglich freizuschalten.
• Nutzen Sie moderierte Networking-Treffen oder Arbeitsgruppen, wenn Austausch ein erklärtes Veranstaltungsziel ist.
• Überbrücken Sie längere Pausen bewusst; für ein Unterhaltungsformat kommen beispielsweise Kochkurs, Bartender-Kurs oder Konzert infrage.

Nach dem Event

• Stellen Sie Aufzeichnungen und freigegebene Unterlagen über dieselbe Agenda oder einen klar benannten Ressourcenbereich bereit.
• Trennen Sie bei der Auswertung Registrierung, tatsächliche Teilnahme und Interaktionen, damit Reichweite nicht mit Engagement verwechselt wird.
• Dokumentieren Sie wiederkehrende Supportfragen und ergänzen Sie damit den Leitfaden für das nächste Event.

So bewerten Sie Plattformen und Dienstleister

Prüfen Sie nicht nur die Länge einer Funktionsliste. Entscheidend ist, ob Registrierung, Live-Übertragung, Aufzeichnung, Moderation und Auswertung für Ihr konkretes Format zuverlässig zusammenspielen.

• Teilnehmerführung: Sind Agenda, Session-Wechsel, Unterlagen und Support ohne zusätzliche Erklärung auffindbar?
• Interaktion: Lassen sich Fragen, Abstimmungen, Chat und Networking gezielt moderieren und bei Bedarf deaktivieren?
• Inhalte: Können Live- und aufgezeichnete Beiträge sowie ergänzende Audio-, Video- und Bibliotheksinhalte sauber gebündelt werden?
• Betrieb: Sind Rollen für Regie, Moderation, Referenten und Support klar trennbar?
• Auswertung: Können Sie Teilnahme und Interaktionen nachvollziehen, ohne daraus unbelegte Aussagen über Aufmerksamkeit oder Kaufabsicht abzuleiten?

Wenn Konzeption, technische Umsetzung und Regie extern unterstützt werden sollen, können Sie Ihr virtuelles Event bei Sortlist beschreiben.

Häufige Fragen zu virtuellen Events

Was ist ein virtuelles Event?

Ein virtuelles Event ist eine digital durchgeführte Veranstaltung, an der das Publikum über Internet und Endgerät teilnimmt. Je nach Ziel kann es Live-Übertragungen, Aufzeichnungen, Fragen, Abstimmungen, Chat, Arbeitsgruppen, Networking oder eine digitale Mediathek verbinden.

Welches Format eignet sich für viele Inhalte?

Für mehrere Themen und Referenten eignet sich in der Regel eine virtuelle Konferenz mit klaren Themenpfaden. Wenn nur ein Thema vermittelt und anschließend diskutiert werden soll, ist ein Webinar meist einfacher zu organisieren.

Wie fördern Sie die Beteiligung der Teilnehmer?

Planen Sie Interaktionen an konkreten Stellen im Ablauf: eine Einstiegsabstimmung, moderierte Fragen nach einem Vortrag oder thematische Networking-Räume. Zu viele gleichzeitig sichtbare Funktionen können dagegen die Orientierung erschweren.

Was gehört in einen Teilnahmeleitfaden?

Der Leitfaden sollte Zugang, unterstützte Geräte und Browser, Ton- und Kameraeinstellungen, Beginn und Ablauf, Supportkontakt sowie den Umgang mit Aufzeichnungen erklären. Ergänzen Sie die Agenda um direkte Links zu den jeweiligen Sessions.

Sollte eine virtuelle Veranstaltung aufgezeichnet werden?

Eine Aufzeichnung ist sinnvoll, wenn Inhalte später verfügbar sein sollen und die nötigen Rechte sowie Einwilligungen geklärt sind. Informieren Sie Referenten und Teilnehmer vorab transparent darüber, welche Bestandteile aufgezeichnet und wie lange sie bereitgestellt werden.

Wie lässt sich der Erfolg messen?

Bewerten Sie Kennzahlen passend zum Ziel: tatsächliche Teilnahme für Reichweite, Fragen und Abstimmungen für aktive Beteiligung, besuchte Sessions für Programminteresse sowie freigegebene Downloads oder Folgeanfragen für die Nachbereitung. Legen Sie die Definitionen vor dem Event fest, damit die Auswertung vergleichbar bleibt.

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Mit der anhaltenden COVID-19-Pandemie ist die Organisation von Veranstaltungen weiterhin stark beeinträchtigt. Etliche Menschen in der ganzen Welt befinden sich mittlerweile im zweiten Lockdown. An das Organisieren von Live-Events wie z. B. Messen, Workshops oder Konzerte vor Ort mit realen Teilnehmern ist vielerorts seit Monaten nichts zu denken.

Das Event-Marketing verzeichnete im Jahr 2020 daher signifikante Umsatzeinbrüche. Social Distancing und Home Office bestimmen auch Monate nach dem Ausbruch der Pandemie, wie Unternehmen Events organisieren können.

Ein Ende dieser einschneidenden Maßnahmen zeichnet sich auch mit den aktuellen Entwicklungen in Sachen Impfung noch nicht ab. In Anbetracht dieser neuen Normalität bleibt Unternehmen nicht viel anderes übrig, als sich voll und ganz auf virtuelle Events einzulassen.

Dieser Sortlist-Artikel geht daher den Fragen nach, wie Sie Ihre lange geplante Veranstaltung in ein erfolgreiches virtuelles Event verwandeln können? Wie organisieren und bewerben Sie ein Online-Event? Wie funktioniert ein Live-Stream, und welches Wissen in Sachen Technologie brauchen Sie für die erfolgreiche Durchführung des virtuellen Events noch? Wie kreieren Sie ein Event, dass auch auf Social Media-Plattformen auf Resonanz stößt?

Um Ihnen die besten Antworten auf diese Fragen liefern zu können, entstand dieser Artikel in Zusammenarbeit mit OFCORES, einer belgischen Agentur, die auf Veranstaltungsplanung und Event-Marketing spezialisiert ist.

Welchen Vorteil haben Online-Events?

Wie bereits erwähnt, mit Reisebeschränkungen, diversen Schutzmaßnahmen und dem weitverbreiteten Home Office führt vermutlich auch für Ihr Unternehmen kein Weg an virtuellen Events vorbei. Event-Agenturen wie OFCORES können bieten Ihnen Unterstützung bei der virtuellen Eventplanung, wie beispielsweise die Bereitstellung virtueller Engagement-Plattformen, um den Teilnehmern online weiterhin hochwertige Event-Erlebnisse zu bieten.

Sie müssen bedenken, dass jede Veranstaltung andere Ziele hat. Deshalb arbeiten Event-Agenturen wie OFCORES für jeden Kunden ein Konzept aus, das perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnittene ist.

Unabhängig davon, ob gerade die einzig mögliche Lösung oder nicht, virtuelle Events haben unserer Meinung nach einige Vorteile gegenüber der Organisation von „echten“ Veranstaltungen:

• Leichter zugänglich
• Erhöhte Teilnahme
• Bessere Retention-Rate
• Sie öffnen Türen für endlose virtuelle Möglichkeiten und Erfahrungen
• Finanzielle und ökologische Vorteile gegenüber traditionelleren Event-Formate

Und hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie Ihre Veranstaltung in einem digitalen Format neu aufbereiten können und dem virtuellen Event auch gleich einen Mehrwert geben können:

• „Breakout“ zu virtuellen Tischgesprächen
• Live-Networking während virtueller 1:1-Treffen
• Keynotes als Live-Streams
• Virtuelle Kaffeepausen
• Digitale Ausstellungen und 3D-Virtual-Reality-Touren
• Podiumsdiskussionen und Panels, die in einem Format durchgeführt werden können, die Formaten ähneln, die man aus TV-Studios kennt

Professionelle Event-Agenturen setzen verschiedene Technologien in Verbindung mit Social Media, um Ihre Marke und Ihr Event effektvoll zum Leben zu erwecken und Besucher perfekt in das Event eingebunden werden.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Formate und Lösungen, die Ihnen als Veranstalter eines virtuellen Events zur Verfügung stehen.

Warum lohnen sich virtuelle Events?

Ein virtuelles Event ist eine Veranstaltung, bei dem die Teilnehmer den Inhalt vollständig online erleben, anstatt sich persönlich vor Ort zu treffen.

Beispielsweise finden virtuelle Messen und Konferenzen live statt, bei denen es eine detaillierte Tagesordnung gibt. Bei diesen virtuellen Events gibt es dann auch Keynote-Präsentationen wie bei realen Events, aber auch „Breakout-Sessions“, die Teilnehmer zum Networking nutzen können.

Aus der Sicht der Teilnehmer bietet ein Online-Event maximale Flexibilität und daher auch Vorteile sowie einen gewissen Mehrwert. Die Besucher Ihres virtuellen Events haben auf der Event-Webseite oder der Event-App Ihres Online-Events Zugriff auf alle wichtigen Informationen, einschließlich des Programms, Sitzungsdetails, Namensverzeichnisse inklusive Kurzbiografien und vieles mehr.

Die Besucher Ihrer virtuellen Veranstaltung haben die Möglichkeit, den Event-Plan und alles, was wichtig ist, immer einsehen zu können und individuell anpassen zu können.

Virtuelle Events und deren Veranstalter haben eine Reihe an Tools zur Verfügung, die das Engagement der Besucher steigern und Interaktionen mit der Technologie und zwischen den Teilnehmern fördern. Dazu gehören digitale Bibliotheken, zusätzliche Audio- und Video-Inhalte, Live-Fragen und Antworten des Publikums, Live-Abstimmungen, Chat-Funktionen, interaktive Networking-Treffen, begleitende Apps und vieles mehr.

Die Inhalte für virtuelle Veranstaltungen sind flexibel und können entweder live, on-demand oder als Kombination aus beidem produziert werden. Ihren Ideen und Ihrer Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Digitale Plattformen für virtuelle Events lassen sich nahtlos in Registrierungssysteme für Ihr Teilnehmermanagement integrieren, wobei wichtige Daten bezüglich Ihres Events automatisch erfasst werden. Diese Daten können verwendet werden, um die Performance Ihres Online-Events in Echtzeit zu messen und gegebenenfalls zu verbessern, um ein positives Return on Investment sicher zu stellen.

Die Besucherzahlen, deren Interaktion, wie oft Inhalte heruntergeladen werden oder Fragebögen ausgefüllt werden und darüber hinaus noch vieles mehr eignen sich als Indikatoren, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen.

Hybride Events – eine Mischung aus online und offline

Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus Live-Erlebnis vor Ort und einer virtuellen Veranstaltung mit digitalen Teilnahmekomponenten.

Zum Beispiel dafür sind Konferenzen, die an einem realen Ort mit begrenzter Besucherzahl stattfinden und Keynotes und Podiumsdiskussionen per Live-Streams an ein weltweites virtuelles Publikum gesendet wird.

Hybride Veranstaltungen bringen nach wie vor die positive Energie, die viele mit einem Live-Erlebnis verbinden, und sorgen oftmals für einen nahtloseren Ablauf bei der Durchführung von Podiumsdiskussionen für die Redner. Gleichzeitig erreichen virtuelle Events ein viel breiteres Publikum als reine Präsenz-Veranstaltungen.

Wie alle virtuellen Veranstaltungen erfassen auch Hybrid-Events nützliche Veranstaltungsdaten, ermöglichen ein flexibles Veranstaltungserlebnis für Online-Teilnehmer und reduzieren Reisekosten, Kosten und Zugangsbarrieren für die Teilnahme.

Die Investitionsrendite für Hybrid-Events erhöht sich noch weiter, wenn für semi-virtuelle Veranstaltungen virtuelle Eintrittskarten zu einem niedrigeren Preis an diejenigen verkauft werden, die nicht persönlich teilnehmen können. Zusätzlichen können Aufzeichnungen des Events für künftige Marketingaktivitäten wiederverwendet werden.

Virtuelle Realität trifft virtuelle Events

Virtual Reality (VR) ist eine vollständig computergenerierte Umgebung. Veranstalter müssen beim Einsatz dieser Technologie einen computergestützten Raum schaffen, um eine virtuelle Veranstaltung mit VR-Elementen auszurichten.

Die Teilnehmer tragen VR-Brillen bzw. Headsets, die mit der Software der Event-Plattform gekoppelt sind, sobald sie in die Welt des virtuellen Events eintauschen. Dadurch können die Teilnehmer bei diesem Eventformat den Veranstaltungsraum so erleben, als ob sie wirklich dort wären.

Jeder Teilnehmer wird normalerweise durch einen Avatar repräsentiert, der es ihm ermöglicht, mit anderen Teilnehmern zu interagieren und sich realistisch durch das 360°-Erlebnis zu bewegen.

Eine andere interessante Idee für Veranstalter sind 3D-Events. Diese Art virtueller Events ist zwar weniger immersiv, erfordert aber kein VR-Headset und ist somit leichter zugänglich. Für die Organisation virtueller Events mit 3D-Elementen sind zwar auch die Entwicklung eines computergestützten Raums und die Erzeugung von Avataren für die Teilnehmer notwendig, aber das 3D-Ereignis an sich findet auf dem Computerbildschirm statt.

3D-Events sind daher einnehmender als virtuelle Events, die „nur“ als Live-Streams existieren. Sie gehen aber nicht so weit, dass die Zuschauer das Gefühl haben, sich physisch im Raum zu befinden, wie bei einem VR-Headset. Auch in Sachen Kosten und Budget sind sie für Veranstalter oft zugänglicher.

VR- und 3D-Events erhöhen den Erlebnis-Faktor für die Teilnehmer eines Remote-Events, da die Teilnehmer als Avatare durch einen realen Veranstaltungsraum navigieren und realistischer mit anderen interagieren können. In einer solchen Umgebung sind die Teilnehmer können sich Besucher voll und ganz auf das virtuelle Event einlassen.

Schlussfolgerung

Virtuelle Events entweder komplett digital, beispielsweise als virtuelle Messe, als Hybrid aus online und offline oder komplett in einem virtuellen Raum mittels VR-Technik stattfinden zu lassen, sind nur Ideen, wie Sie ihre virtuellen Events einzigartig gestalten können.

Eventagenturen beraten Sie als Unternehmen gerne dabei, virtuelle Events so zu gestalten, dass sich nicht den Charme der mittlerweile ewig gleichen Videokonferenzen und Webinare haben, sondern in Sachen Erlebnis „echten“ Festivals nicht nachstehen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Publikum mit wirkungsvollen Events zu erreichen – wo auch immer Ihre Teilnehmer sind.