Zeit ist Geld! Das alte Sprichwort beschreibt genau den Tenor der modernen Wirtschaft. Aber auch im persönlichen Bereich ist die Priorisierung von Aufgaben häufig unerlässlich, um keine Zeit mit unwichtigen Dingen zu vergeuden. Die ABC-Analyse fokussiert sich auf die Projekte und Aufgaben, die großen Erfolg versprechen.

Ziel ist, nicht einfach drauflos zu arbeiten, sondern die Konzentration auf das Wesentliche. Diese Priorisierung ist für Unternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor, lässt sich aber auch wunderbar auf den persönlichen Bereich übertragen. Welches sind die wichtigsten Aufgaben, welche die wichtigsten Kund:innen, die gefragtesten Produkte oder die umsatzstärksten Projekte? 

Im Folgenden schauen wir, wie man die ABC-Analyse anwendet und umsetzt.

Inhaltsverzeichnis

Die ABC-Analyse einfach erklärt

Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode, welche Objekte in drei Klassen oder Kategorien einteilt: A, B oder C. Die ABC-Analyse bietet die Möglichkeit, Aufgaben, Probleme, Produkte oder Aktivitäten zu priorisieren. Durch diese Analyse, welche zu Beginn der 1950er Jahre von H. Ford Dickie, einem Manager bei GE General Electric, entwickelt wurde, können Unternehmen herausfinden, wofür ihre Ressourcen am effizientesten eingesetzt werden und inwiefern sich der Aufwand lohnt.

Ressourcen sind hierbei Produktionsmaterial, Zeit, Arbeitskraft, Geld oder weitere Faktoren. Sowohl zur Optimierung des Zeitmanagements, als auch für die richtige Fokussierung des Kundenservice lässt sich die ABC-Analyse anwenden. Sie unterstützt auch die Steigerung der Effizienz bei Social Media-Marketing.

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Wie funktioniert die ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse unterstützt das Setzen von Prioritäten. Kund:innen, Lieferanten, Produkte, Waren oder Leistungen werden nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen anhand einer ausgewählten Kennzahl in 3 Klassen (A, B und C) eingeordnet. Hierbei gilt:

  • Klasse A: sehr wichtig
  • Klasse B: wichtig
  • Klasse C: weniger wichtig

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Hersteller von T-Shirts möchte seine Kund:innen anhand der Umsätze analysieren, um den besten Kund:innen besondere Aktionen anzubieten. Er folgt den folgenden Steps:

1. Sammeln und Analysieren von Daten

Alle Kund:innen und deren zugehörige Umsätze werden für einen festgelegten Zeitraum ausgewertet. Dabei fällt folgendes auf:

Es gibt sechs Käufer:innen. Kunde Müller kaufte 20 Shirts a 10 Euro, er gab also 200 Euro aus. Kundin Meyer kaufte 12 Shirts, generierte also einen Umsatz von 120 Euro. Kunde Schulze kaufte 10 Stück zu 100 Euro, Kundin Schuster kaufte 5 Shirts und Kunde Feuerstein kaufte nur drei Shirts.

2. Festlegen von Klassengrenzen

Für eine sinnvolle Anwendung müssen nun Klassengrenzen festgelegt werden. Eine Möglichkeit ist die Orientierung am Pareto-Prinzip, welches besagt, dass 80% des Umsatzes durch 20% des Aufwandes entstehen. Diese 80-20-Regel ist in der Wirtschaft zwar eine gängige Größenordnung, muss aber nicht zwingend für die ABC-Analyse angewendet werden.  Da es keine eindeutige Vorgabe für die Einteilung der Klassen A, B und C gibt, muss jedes Unternehmen für sich selbst bestimmen, welche Einteilung Sinn macht. So können auch 50, 60 oder 70 Prozent für Kategorie A in Frage kommen. Im Beispiel orientieren wir uns an 60% des Umsatzes für Klasse A, weitere 25% Umsatz ordnen wir Klasse B zu.

Wichtig ist jedoch, dass sich die Kennzahlen überhaupt in den entsprechenden Klassen wesentlich voneinander unterscheiden lassen. Tun sie dies nicht, ist die Anwendung der ABC-Analyse von vornherein nicht sinnvoll.

3. Kategorisieren

Kunde Müller macht 200 von 500 Euro Umsatz, also 40% des Umsatzes aus (200 Euro/500 Euro = 40%). Die Berechnung für Kundin Meyer ergibt 120 Euro/ 500 Euro = 24%. Kunde Schulze bringt 100 Euro/500 Euro = 20%, usw.

Die Klassen lassen sich nun kumuliert in der Lorenz-Kurve gut darstellen. Die festgelegten Kategoriegrenzen sind durch die roten Linien dargestellt.

Man kann nun gut ablesen, dass lediglich Kunde Müller in die Kategorie A fällt, Meyer und Schulze ordnen sich in Kategorie B ein und alle anderen sind Kategorie C-Kund:innen.

Die Kund:innen können nun je nach Kategorie unterschiedlich behandelt werden. Die ABC-Analyse unterstützt dabei, Maßnahmen und Ressourcen genau dort einzusetzen, wo sie den größten Effekt versprechen. So könnte Kunde Müller in der A-Klasse eine individuelle Betreuung, vergünstigte Lieferbedingungen oder Rabatte erhalten, da dort ein höherer Umsatz erzielt wird.

Was ist die Zielsetzung der ABC-Analyse?

Klären Sie zunächst, für welche Bereiche Ihres Unternehmens eine ABC-Analyse sinnvoll durchführbar ist. Dabei ist zu beachten, dass sich die einzelnen Objekte oder zu analysierenden Kund:innen oder Produkte erheblich unterscheiden müssen.

Folgende Fragestellungen sollten ebenfalls erörtert werden:

  • Warum soll im ausgewählten Bereich differenziert vorgegangen werden?
  • Anhand welcher Kennzahl oder -größe möchte ich Unterschiede in der Wichtigkeit erkennen?
  • Welche Daten sind nötig, welche bereits vorhanden?
  • Sind die Daten aktuell und korrekt?
  • Welche Klassifizierung wird welchem Klassenwert zugeordnet? Wo werden die Grenzen definiert?
  • Was drücken die Ergebnisse aus?
  • Welche Maßnahmen und Schlussfolgerungen kann man aus der ABC-Analyse ableiten?

Anwendungsbereiche der ABC-Analyse

Anwendung der ABC-Analyse im Marketing

Das Hauptanliegen im Marketing besteht in der Frage, über welche Kanäle die meisten potenziellen Kund:innen erreicht werden. Analysiert werden hier zum Beispiel

  • verschiedene Absatzkanäle
  • generierte Leads pro Absatzkanal
  • Clicks oder Likes pro Anzeige
  • investierter Aufwand pro Absatzkanal
  • Umsatz pro Absatzkanal
  • Interaktion pro Absatzkanal
  • Reichweite des Kanals

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Anwendung der ABC Analyse in der Logistik

Anhand des prozentualen Anteils am Wert des gesamten Lagerbestands werden Lagergüter  in A-Güter, B-Güter und C-Güter eingeteilt. Ein ziemlich kleiner Teil der Produkte macht dabei oft den Hauptanteil des gesamten Wertes des Lagerbestands aus (sog. A-Güter).  So können hochwertige Komponenten bereits in geringer Menge von enormer Bedeutung sein. Dementsprechend sollten sie auch priorisiert werden.

Im Klartext: Wenige A-Artikel vereinigen einen hohen Wertanteil auf sich, deshalb sind sie besonders sorgfältig zu betrachten und zu behandeln. Sie sollten möglichst just-in-time angeliefert oder in der optimalen Menge geordert werden. Lohnenswert sind hier Verhandlungen mit den Lieferanten und deren Wettbewerbern, als auch die Analyse von Werten, Beständen und Verweildauer. Die Disposition von A-Materialien darf aufwendig sein und sollte programmgesteuert erfolgen.

Bei B-Materialien genügen einfachere Verfahren der Disposition. Die Lagerhaltung und Lagermenge darf durchaus umfangreicher sein.

Für C-Materialien sind einfacheren Dispositionsverfahren angebracht. Die Lagerhaltung kann relativ hoch sein, da wegen des geringen Lagerwertes kaum Sicherheitsrisiken bestehen.

Anwendung der ABC-Analyse im Controlling

Im Controlling können durch die ABC-Analyse die wichtigsten Geschäftszweige identifiziert werden. So kann jedes Unternehmen zum Beispiel

  • die Strategie ausbauen, welche am lukrativsten erscheint
  • sich auf die wichtigsten Geschäftsfelder und Kund:innen konzentrieren
  • unrentable Geschäftszweige aufgeben oder umstrukturieren.

Anwendung der ABC-Analyse im Personalmanagement

Die ABC-Analyse kann Mitarbeitende nach ihrer Produktivität einordnen. Basierend darauf können Boni oder Gehaltserhöhungen festgelegt werden.

Anwendung der ABC-Analyse im Projektmanagement

Die ABC-Analyse unterstützt das Projektmanagement, damit bei vielen komplexen Aufgaben der Überblick gewahrt wird. Beispielhafte Fragestellungen sind:

  • Welche Teilaufgaben sind von oberster Priorität, um das Ziel zu erreichen und das Projekt erfolgreich abzuschließen?
  • Welche Schritte bringen große Projekte wirklich voran und sollten priorisiert werden?
  • Welche Bereiche des Projekts sind maßgeblich für den späteren Umsatz verantwortlich?

Anwendung der ABC-Analyse für das Zeitmanagement

Durch die Einordnung von Terminen und Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit können selbige priorisiert und somit effizient bearbeitet werden.

Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse

Die Ergebnisse der ABC-Analyse führen erst dann zum Ziel oder sind aussagekräftig, wenn auch die  Fragestellung und Situation richtig angewendet werden.

Nicht sinnvoll ist die Anwendung der ABC-Analyse, wenn es nur geringe Unterschiede zwischen den zu beurteilenden Indikatoren gibt. Haben also alle Kund:innen in etwa den gleichen Umsatzanteil, bringt eine ABC-Analyse nach diesem Kriterium keine sinnvollen Ergebnisse.

Vorteile der ABC-Analyse

  • schnell und und einfach anzuwendendes Instrument
  • vielfältig einsetzbare Analyse
  • gibt Erkenntnisse über die wichtigste Kenngröße des analysierten Bereiches
  • Darstellung der stärksten Bereiche

Nachteile der ABC-Analyse

  • Die ABC-Analyse stellt lediglich eine Analyse von Vergangenheits- oder Ist-Werten dar, zukünftige Potenziale lassen sich nicht ablesen.
  • Die Analyse gibt nur eine grobe Einteilung, Feinabstufungen sind kaum erkennbar.
  • Die Analyse stützt sich auf Quantität, lässt aber die Betrachtung der Qualität außen vor.
  • Lediglich ein einzelnerFaktor kann betrachtet werden.
  • Die Analyse mehrerer Aspekte gleichzeitig ist nicht möglich, eine Kombination mit anderen Modellen wird notwendig.
  • Qualitative und unternehmenspolitische Faktoren werden nicht berücksichtigt.

Was tun mit den Ergebnissen der ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse unterscheidet und kategorisiert Kund:innen, Produkte oder andere Objekte nach ihrer Bedeutung. Daraus können zielgerichtete Maßnahmen, Projekte und Aktionen entwickelt werden. Folglich werden dann etwa A-Kund:innen bevorzugter behandelt als  C-Kund:innen.

Ergebnisse der ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse haben Sie die zu analysierenden Prozesse, Objekte oder Produkte in drei Klassen eingeteilt:

  • A-Teile/ A-Güter/ A-Kunden: sind sehr wichtig, möglicherweise kostenintensiv, aber werthaltig und umsatzstark.
  • B-Teile/ B-Güter/ B-Kunden:  sind von mittlerer Umsatzstärke, haben durchschnittlichen Wert und sind demzufolge mittlere Priorität.
  • C-Teile/ C-Güter/ C-Kunden: sind weniger wichtig und bringen weniger Umsatz, wenngleich sie jedoch den Großteil des Portfolios stellen.

Die Ergebnisse und Erkenntnisse der ABC-Analyse sind wichtige Standpfeiler der Maßnahmenplanung in Bezug auf das ausgewählte Analyseobjekt (zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Produkte, Einkaufsteile).

Abzuleitende Maßnahmen

Für die A-Objekte lohnt es sich, besondere Maßnahmen zu planen. Der vermehrte Einsatz von Ressourcen ist abhängig vom Einzelfall, steht jedoch sehr wahrscheinlich in Verbindung  mit einem gesteigerten Umsatz (Kund:innen, Produkte) oder einer größeren Kosteneinsparung (Einkaufsteile, Lieferanten).

Zu beachten ist aber , dass die ABC-Analyse mit Werten der Vergangenheit arbeitet. Ob sich daraus zukünftige Maßnahmen ableiten lassen, muss individuell betrachtet werden.

Es ist wichtig, bei der Analyse mehrere Kenngrößen zu betrachten. Lediglich die Auslegung auf den Umsatz kann gefährlich sein, falls das Produkt zwar einen hohen Umsatz, jedoch keinen Gewinn oder sogar Verlust bringt. Durch die Betrachtung weiterer Kenngrößen, wie zum Beispiel Gewinn oder Rendite, wird die Aussage vervollständigt.

Fazit

Durch die ABC-Analyse lässt sich auf relativ einfache und schnelle Weise Wesentliches übersichtlich erkennen. Die Erstellung ist einfach und nachvollziehbar und in vielen Bereichen einsetzbar. Ergebnisse können logisch visualisiert werden.

Zu beachten ist aber, dass sich die Kennzahlen ausreichend unterscheiden müssen, um wirklich Erkenntnisse daraus gewinnen zu können. Da die ABC-Analyse auf Werten der Vergangenheit basiert, kann sie keinen Ausblick auf die Zukunft und keine Handlungsempfehlung geben. Auch qualitative und unternehmenspolitische Faktoren werden nicht berücksichtigt. Eine Agentur für Daten-Consulting kann hierbei Abhilfe verschaffen.