Cloud-Buchhaltung: Mehr Funktionen, weniger Aufwand
5,00/5Buchhaltung klingt auf den ersten Blick nach einer sehr langwierigen und langweiligen Tätigkeit. Viele möchten diese am besten umgehen, doch um auf dem Markt erfolgreich zu sein, sollte jedes Unternehmen unbedingt die Zahlen im Auge behalten. Egal ob Start-ups, Mittelständler oder große Unternehmen, jeder behält nur dann den Überblick, wenn die Buchhaltung nicht hinten runterfällt.
Dass es auch in diesem Bereich einige Neuerungen gibt, zeigt der Einsatz von digitalen Lösungen. Cloud-Buchhaltung ist das neue Zauberwort. Je nach Anforderungen und den Bedürfnissen des Kunden können die unterschiedlichsten Tools integriert werden. Wie genau das funktioniert und welche Buchhaltungsprogramme besonders empfehlenswert sind, zeigen wir in unserem heutigen Beitrag.
Wie funktioniert Buchhaltung in der Cloud?
Es gibt bereits seit Jahren viele verschiedene Programme, mit denen die Buchführung erledigt werden kann. Mit der Zunahme der Beliebtheit von Cloud-Lösungen werden nun auch in diesem Bereich Versionen angeboten.
Viel Speicherplatz auf dem heimischen Computer ist bei einem solchen Software-Paket nicht mehr notwendig, denn die Speicheraktivität und das eigentliche Programm sind extern auf einem Server gespeichert. Das erlaubt einen schnellen Zugang, da die Rechenleistung zum großen Teil vom Remote-Server gestellt wird. Über PC, Laptop oder einfach über das Handy kann die eigene Cloud-Software angewählt werden und die Buchhaltung kann von überall aus erledigt werden.
Jeder, der über die entsprechenden Zugangsdaten verfügt, kann auf die Online-Buchhaltungssoftware zugreifen. Alle wichtigen Informationen werden so zentral verwaltet und jeder, der befugt ist, kann Einblick in die Software und deren Daten erhalten. Einige Punkte sollten bei der Plattform, die Sie als Buchhaltungssoftware wählen, jedoch beachtet werden, damit die Finanzberichterstattung ein Kinderspiel wird.
Wichtige Punkte bei der Online-Buchhaltung
Am Markt gibt es mittlerweile einige Anbieter, die für die Buchhaltung Online-Lösungen anbieten. Möchten Sie ebenfalls auf die Cloud-Buchhaltung umsteigen, sollten einige Funktionen unbedingt bei der Software dabei sein.
Hierarchisierte Rechnungsfreigabe
Die Zeit, die bei der Erstellung von Rechnungen verbraucht wird, kann mit dem passenden Buchhaltungsprogramm wesentlich verringert werden. Kommunikationswege, Prozesse und die Definition von Kompetenzen gestalten den kompletten Prozess wesentlich effizienter.
In der transparenten Dokumentation kann mit einem Klick die Korrektheit von Rechnungen erfragt und die Freigabe erteilt werden.
Digitale Belegerfassung
Um alle Rechnungen, Belege und Ausgaben richtig dokumentieren zu können, müssen diese bei der Cloud-Buchhaltung digitalisiert werden. Damit Sie als Nutzer nicht immer umständlich einen Scanner nutzen müssen, sollte ein Beleg auch mit einem Foto registriert werden können.
Dieses kann direkt aufgenommen werden oder über E-Mail oder einen anderen digitalen Dienst empfangen werden.
Automatisierter Kontenabgleich
Was bei einer manuellen Buchhaltung besonders lang dauert, ist natürlich der Abgleich von verschiedenen Listen. Einkauf oder Reisekosten müssen abgeglichen werden. Einer der Vorteile der Online-Lösung, sie gleicht Eingänge und Ausgänge automatisch ab und ermittelt die entsprechenden Differenzen. Auf diese Weise sind Einnahme-Überschuss-Rechnungen oder Gewinn-Verlust-Rechnungen in kürzester Zeit erledigt. Der Jahresabschluss wird ebenfalls automatisch erstellt.
Integration von Online-Banking
Optional gibt es bei den Buchhaltungsprogrammen die Möglichkeit, direkt auf das Online-Banking zuzugreifen. Dadurch ersparen Sie sich das Springen zwischen verschiedenen Programmen. Offene Rechnungen sowohl bei den Ausgaben als auch bei den Einnahmen sind sofort erkennbar.
Verbindung zum Steuerberater
Ein weiteres Merkmal einer intelligenten und besonders effizienten Online-Buchhaltungslösung ist die Konnektivität mit dem Steuerberater. Damit dies grenzenlos funktioniert, müssen die Programme Dateiformate wie DATEV, BMD oder dvo unterstützen. Auf diese Weise werden die wichtigen steuerlichen Daten einfach via E-Mail verschickt. Erkundigen Sie sich am besten vor der Anschaffung einer Cloud-Lösung, welche Formate Ihr Steuerberater nutzt.
Warum Cloud-Buchhaltung?
Die Cloud-Buchhaltung überzeugt gegenüber traditionellen Buchhaltungssoftwares mit einigen Vorteilen. Diese wirken sich auf die Kosten, Zugänglichkeit, die Aktualisierungen und Updates aus.
Kostenfaktor
Die Cloud-Buchhaltung setzt im Regelfall auf einen monatlichen oder jährlichen Beitrag, der ebenfalls regelmäßige Updates beinhaltet. Sie sollten lediglich auf die Kündigungsfrist achten. Auf Angebote mit sehr langen Fristen von mehreren Monaten sollten Sie vielleicht verzichten.
Bei der klassischen Buchhaltung muss man bei den Anschaffungskosten meist tiefer in die Tasche greifen. Der Vorteil dieser Buchhaltungssoftware liegt darin, dass im Nachhinein nicht mehr viele Kosten anfallen, höchstens für Updates oder Wartungsarbeiten.
Zugang
Der große Vorteil bei der Cloud-basierten Buchhaltungssoftware ist die Zugänglichkeit. Egal ob im Büro, vom heimischen Wohnzimmer aus oder von unterwegs auf einer Geschäftsreise, die Cloud ist überall dort, wo Internet verfügbar ist.
Die herkömmliche Buchhaltungssoftware wird auf einem Endgerät installiert und ist auch nur auf diesem verfügbar. Die Flexibilität ist somit sehr gering. Sie müssen immer ins Büro und denselben Rechner nutzen.
Updates & Aktualisierungen
Die Online-Buchhaltungssoftware kann in diesem Punkt besonders hoch punkten, denn der Aufwand für Updates liegt beim Kunden praktisch bei null. Der Anbieter des Produktes übernimmt die regelmäßigen Aktualisierungen und erforderlichen Veränderungen.
Das auf dem Rechner installierte Programm muss meist in bestimmten Intervallen aktualisiert werden. Dabei fallen für die Kunden wieder Kosten an. Sparen Sie als Unternehmen oder Freiberufler an diesem Punkt, leidet die Funktionalität des Programms.
Sicherheit der Daten
Die Technologie des Internets entwickelt sich kontinuierlich weiter. Das bedeutet im gleichen Sinne, dass die Sicherheitsbestimmungen ebenfalls weiterentwickelt werden müssen. Aus diesem Grund werden Online-Lösungen immer wieder aktualisiert. Der gesetzliche Rahmen schreibt sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen vor, die jeder Anbieter in sein Angebot integrieren muss. Ein weiterer Vorteil, die Sicherheit und alle Funktionen werden von Profis immer wieder überprüft.
Ein Vorteil der traditionellen digitalen Buchhaltungssoftware, die offline arbeitet, ist, dass alle Daten sicher im Unternehmen sind. Das kann ein Vorteil sein, wenn keine unbefugten Dritten erst mal Zugriff auf die Information haben. Ohne den richtigen und kontinuierlichen Backup kann es aber auch zu einem kompletten Datenverlust kommen, wenn Viren eindringen oder anderweitig die IT im Unternehmen beschädigt wird.
Umfang der Funktionen
Die Cloud-Buchhaltung kann von vielen modernen Funktionen profitieren. Moderne KI erkennt Belege automatisch. Umsatzsteuernummern werden selbstständig vom Programm gesucht und eingepasst, dazu kommt die Möglichkeit, Online-Banking zu nutzen und Daten automatisch dem Steuerberater zukommen zu lassen.
Die Buchhaltungsprogramme im Offline-Bereich werden im Regelfall in festgelegten Rhythmen aktualisiert. Schnell neue Funktionen zu integrieren ist in diesem Fall nicht möglich. Hinzu kommt, dass für neue Funktionen meist Extrakosten anfallen.
Wo liegt der Unterschied zwischen traditionellen Methoden und Cloud-Lösungen?
Wie gerade gesehen gibt es einige Unterschiede zwischen der traditionellen Offline-Buchhaltungssoftware und der modernen Cloud-Buchhaltung. Besonders hinsichtlich Flexibilität und Umfang der Funktionen hat das Cloud-Produkt die Nase vorn. Datensicherung ist mitunter bei der Offline-Lösung sehr hoch, doch bei einem Ausfall der IT können auch im Offline-Bereich alle Daten verloren gehen. Moderne Backups und regelmäßige Updates garantieren bei der Cloud eine sichere Nutzung.
Welche Software-Lösungen gibt es?
Es gibt natürlich eine riesige Auswahl an Software für die Buchhaltung samt Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Finanzen. Wir stellen vier interessante Produkte vor, die Sie sich näher ansehen sollten.
sevDesk
SevDesk ist eine beliebte Option mit sehr guten Funktionen. Dabei kann das Programm auf sehr gut individualisiert werden, denn Rechnungen können individuell designt werden, doch auch Vorlagen sind zur Genüge vorhanden. Lediglich bei der Erkennung von Belegen und deren Zuordnung kann die Software noch etwas nacharbeiten.
Buchhaltungsbutler
Eine sehr gute Belegerfassung bringt die Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler mit. Im Vergleich zu anderen Anbietern funktioniert die automatische Zuweisung optimal. Die Anbindung von Finanzinstituten ist ebenfalls sehr gut gelöst.
Es gibt jedoch auch einige Nachteile. So können bei der Plattform keine Kontakte angelegt werden und die Benutzerfreundlichkeit könnte verbessert werden.
Billomat
Das Rechnungswesen besitzt bei Billomat besonders viele Ressourcen. Mit vielen Einstellungsmöglichkeiten kann die Software auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Kleinunternehmen und Mittelständler nutzen die Plattform gleichermaßen für Rechnungserstellung, Lohnabrechnung, Mahnungen und vieles mehr. Besonders gut ist die Funktion der Rechteverwaltung. Mit wenigen Klicks wird Zugriff erteilt, auch für die mobile App.
Leider gibt es keine Kassenbuch-Funktion.
Collmex
Collmex ist eine umfangreiche Plattform, die viele Aufgaben erfüllt. Verschiedene Geschäftsjahre können integriert und einer Überprüfung unterzogen werden. Zeiterfassung, regelmäßige Rechnungen, Buchungsvorschläge und mehrere Projekte können gleichzeitig verwaltet werden. Mit wenigen Klicks sind alle Daten verfügbar.
Etwas Verbesserung ist jedoch bei der Benutzerfreundlichkeit anzudenken. Ein leichter Überblick über alle Daten ist nicht immer möglich, mitunter ist das Design etwas umständlich.
Fazit
Online Buchhaltungs-Systeme sind die perfekte Unterstützung für das moderne Unternehmen. Rechnungsstellung, Kunden-Verwaltung, Ein- und Ausgabenkontrolle sind Funktionen, die von überall auf PC, Laptop oder via App auf dem Handy verfügbar sind.
Die Vorteile der Cloud-Buchhaltung liegen vor allem bei der hohen Flexibilität und dem Leistungsumfang, der ganz individuell angepasst werden kann. Arbeitsabläufe werden optimiert und der Zeitaufwand wird reduziert. Cloud-Buchhaltung ist eine sehr gute Option, um die Arbeit zu erleichtern und auch das meist langweilige Rechnungswesen zu modernisieren.
