Kanban-Board: Warum Sie es nutzen sollten
Letzte Aktualisierung am 2 Januar 2023 um 11:25 am
3,00/5In der heutigen Zeit gibt es zahlreiche Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern können. Ein sehr beliebtes Hilfsmittel ist das Kanban-Board.
Das Visualisieren von anstehenden Aufgaben oder Arbeitsprozessen erleichtert die Kommunikation im Team und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf. Bei Kanban-Boards handelt es sich um ein simples Optimierungs-Tool.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was genau Kanban-Boards sind, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie mit sich bringen.
Kanban-Board – Was ist das?
Kanban-Boards dienen dem Zweck des Arbeitsmanagements. Es geht darum, Arbeitsprozesse visuell darzustellen. Traditionell ist dies auf physischen Tafeln erfolgt, heute greifen Unternehmen immer öfter auf digitale Versionen zurück.
Auf das Wesentliche reduziert gleichen Kanban Boards einer simplen To-do-Liste. Je nach Ausführung gibt es verschiedene Sparten. So könnte ein klassisches Kanban Board in die drei Abschnitte „Zu erledigende Aufgaben“, „im Prozess befindlich“ und „erledigte Aufgaben“ unterteilt sein.
Was bedeutet Kanban-Board?
Der Begriff Kanban setzt sich aus den japanischen Wörtern „kan“ und „ban“ zusammen und bedeutet übersetzt so viel wie Signalkarte. Werfen Sie einmal einen Blick auf ein typisches Kanban Board wird Ihnen die Namensgebung sofort einleuchten, denn die Boards bestehen überwiegend aus übersichtlich angeordneten Klebezetteln in unterschiedlichen Farben.
Wie funktioniert das Kanban-System?
Die Nutzung den Kanban-Systems ist keine Wissenschaft, stellt jedoch eine große Unterstützung dar, um Ordnung und Struktur in die Arbeitsprozesse im Team zu bringen. Ein Kanban-Board besteht aus mehreren Spalten. Wie viele eingerichtet werden, sollte je nach Komplexität individuell entschieden werden.
Die einzelnen Kanban-Karten durchlaufen auf den Boards die verschiedenen Phasen, die durch die Spalten abgebildet werden. Auf diese Weise ist schnell deutlich, welche Aufgaben noch nicht bearbeitet sind bzw. welche im Prozess sind. Für eine bessere Übersicht können für die Signalkarten je nach Art unterschiedliche Farben gewählt werden.
Wie erstellt man ein Kanban-Board?
Es gibt zahlreiche Online-Tools zur Erstellung von Kanban-Boards. Projektmanagement-Tools wie Monday, MeisterTask oder Stackfield haben neben Online Kanban Boards noch einige weitere Features zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Die Tools variieren hinsichtlich der Preislage, Komplexität und zusätzlicher Funktionen. Wir stellen Ihnen einige beliebte Tools weiter unten vor. Welches sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, ist individuell zu prüfen.
Selbstverständlich können Sie auch zunächst auf die klassische Methode zurückgreifen und sich ein Whiteboard, Notizzettel und Stift besorgen. Wie genau Sie das Kanban-Board erstellen, erklären wir Ihnen in drei Schritten:
1. Arbeitsprozess auf der Kanban-Tafel visualisieren
Wie sehen die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aus? Welche Schritte werden von Anfang bis Ende durchlaufen? Benennen Sie die einzelnen Phasen und erstellen Sie für jeden Schritt eine Spalte auf dem Whiteboard. Es ist denkbar, dass bei größeren Unternehmen mehrere Kanban Boards erforderlich sind, um verschiedene Arbeitsprozesse je nach Bereich abzubilden.
2. Klassifizierung der durchgeführten Arbeiten
Beschreiben Sie, welche Arbeiten konkret durchgeführt werden müssen. Das kann zum Beispiel das Annehmen von Kundenaufträgen sein, die Prüfung von Zahlungseingängen oder Wartungsaufgaben. Klassifizieren Sie die einzelnen Aufgaben. Notieren Sie anschließend alle Aufgaben auf Notizzetteln. Geben Sie dabei jedem Arbeitsbereich eine andere Farbe.
3. Anordnung auf den Kanban-Boards
Platzieren Sie nun die beschrifteten Notizzettel auf den Kanban-Boards. Um Priorisierungen zu verdeutlichen, sollten sich wichtige Aufgaben an oberster Stelle befinden.
Wie arbeite ich mit einem Kanban-Board?
Egal ob Online-Kanban-Board oder klassische Variante: Jede:r Mitarbeiter:in im Team kann das Kanban-Board einsehen und sich einen Überblick über die aktuelle Situation verschaffen. Bei den meisten Online-Tools ist die Angabe von zusätzlichen Informationen möglich. So können beispielsweise Fristen vermerkt werden oder Sonderwünsche vom Kunden, die bei der Bearbeitung der einzelnen Aufgabe Beachtung finden müssen.
Auf diese Weise können Mitarbeiter:innen mit Kapazität einsehen, welche Aufgabe als Erstes erledigt werden sollte und die entsprechende Kanban Karte in die Spalte „in Bearbeitung“ verschieben. Alle anderen Mitarbeiter:innen sowie Vorgesetzte können dann über das Kanban-Board einsehen, an welchen Aufgaben gearbeitet wird bzw. in welcher Phase sie sich befinden.
Ziele der Kanban-Board-Nutzung
Das oberste Ziel von Kanban-Boards ist es, Workflows visuell darzustellen, um jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin eine gute Übersicht zu geben. Auf diese Weise können Notlagen und Deadlines rechtzeitig erkannt werden. Selbst bei parallel ablaufenden Arbeitsprozessen sorgen Kanban-Boards dafür, dass sowohl Mitarbeiter:innen als auch Teamleiter:innen nicht den Überblick verlieren. Automatisierte Erinnerungen bei Online-Tools unterstützen dies zusätzlich. Mehr noch: Jeder ist darüber informiert, womit der andere gerade beschäftigt ist, welche Deadline fast abläuft und wobei möglicherweise Unterstützung benötigt wird.
Das Ziel ist es, die Kommunikationsprozesse innerhalb des Teams zu optimieren, was zu einer Verbesserung der Effizienz bei Arbeitsprozessen führt.
Vorteile von Kanban-Boards
Wir haben bereits einige der wichtigsten Vorteile, die die Verwendung von Kanban-Boards mit sich bringen, präsentiert. Sie ermöglichen einen geschmeidigen Workflow, erleichtern die Kommunikation im Team, sie geben Struktur und Übersichtlichkeit. Darüber hinaus handelt es sich bei der Kanban-Methode um ein simples Tool, das schnell und einfach eingesetzt werden kann und sofortige Erfolge verspricht. Wir haben die wichtigsten Vorteile von Kanban-Boards zusammengefasst:
- Übersicht über den Arbeitsablauf durch Visualisierung
- Dringlichkeit bei anstehenden Arbeitsprozessen wird auf einen Blick erkennbar
- Erhöhung der Produktivität und Effizienz im Team
- Erleichterung der Kommunikation innerhalb des Teams
- Effektivere Zusammenarbeit
- Zeitersparnis; persönliche Absprachen und Teammeetings können durch die Kanban Boards verkürzt werden
- Kanban-Boards motivieren zum eigenständigen Arbeiten
- Die Kanban-Methode kann eine hilfreiche Ergänzung zu bestehenden Projektmanagement-Tools sein
Kanban-Board verwenden: Online versus physische Boards
Ob Sie sich für ein Online-Kanba- Tool entscheiden oder für ein klassisches physisches Kanban-Board sollten Sie von den Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens abhängig machen. Gerade für Organisationen, in denen die Mitarbeiter räumlich weit verteilt sind, zum Beispiel teilweise von zu Hause arbeiten oder von verschiedenen Standorten, bietet sich ein online Projektmanagement-Tool an. Durch diese Technologien können umständliche Absprachen via Telefonate oder Video-Meetings vermieden werden.
Jede:r Mitarbeiter:innen ist stets darüber im Bilde, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.
Bei eher kleineren Organisationen, bei denen die Mitarbeiter:innen räumlich nicht getrennt sind, können offline Kanban-Boards von Vorteil sein. Ist das Whiteboard im Büro aufgestellt, kann dadurch der Austausch untereinander angeregt werden.
Kanban-Tool – die besten Projektmanagement-Tools
Falls Sie sich für die Online-Variante von Kanban-Boards entschieden haben, möchten wir Ihnen vier beliebte Tools vorstellen, die sich bei der Umsetzung bewährt haben.
Monday
Monday gehört zu den komplexeren Projektmanagement-Tools, bei dem neben Kalenderfunktionen, Arbeitszeiterfassung und Dateiablage das Feature Kanban-Boards inkludiert ist. Die Erstellung erfolgt über das Haupt-Dashboard. Eingefügte Karten können einfach per Drag and Drop in die entsprechende Spalte geschoben werden. Bei Monday können außerdem automatisierte Funktionen hinzugefügt werden. So kann beispielsweise eingerichtet werden, dass alle Mitarbeiter:innen über neue Aufträge oder ablaufende Fristen informiert werden.
Eine kostenfreie Version gibt es von Monday nicht. Die günstigste Variante startet bei 25€ pro Monat für bis zu fünf Nutzer (bei jährlicher Zahlung).
MeisterTask
Bei MeisterTask stehen Individualität und Kreativität an oberster Stelle. Mit diesem Tool können Sie Kanban Boards erstellen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Sie können nach Belieben Spalten erstellen und diese mit der entsprechenden Bezeichnung versehen oder in unterschiedlichen Farben gestalten. Des Weiteren können Sie Voraussetzungen für das Abarbeiten von Aufgaben (z. B. eine bestimmte Reihenfolge) festlegen sowie Priorisierungen visuell hervorheben.
MeisterTask ist sowohl als Desktop-Variante als auch als App verfügbar. Eine Basisversion mit eingeschränkten Features ist kostenfrei verfügbar. Die Pro-Variante ist für 8,25€ pro Monat/Nutzer erhältlich, die Business-Variante für 20,75€ pro Monat/ Nutzer).
Stackfield
Das Collaboration-Tool Stackfield ist vielseitig einsetzbar. Es verfügt unter anderem über ein individualisierbares Kanban-Board. Sie können die Workflows so anpassen, dass sie genau auf Ihre Ansprüche zugeschnitten sind. Genau wie bei MasterTask können Spalten manuell kreiert werden. Aufgaben können speziellen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden und per Drag und Drop verschoben werden.
Eine Besonderheit bei Stackfield liegt in der gelungenen Verknüpfung von Kanban-Board und Kommunikationsmöglichkeiten. Auf dem Board befindliche Aufgaben können von allen Beteiligten kommentiert werden, sodass ein direkter Austausch möglich ist.
Die Software von Stackfield kostet 4€ pro Person und Nutzer, wobei die Funktionen in vollem Umfang verfügbar sind. Tiefer in den Geldbeutel muss man nur greifen, wenn mehr Speicherkapazitäten oder eine höhere Personenanzahl erwünscht ist.
Trello
Bei Trello liegt der Fokus auf dem Kanban-Board selbst. Die Plattform ist übersichtlich gestaltet, leicht zu handhaben und ermöglicht so einen schnellen Einstieg für alle Mitarbeiter:innen. Die Kanban Karten können zwischen den einzelnen Spalten via Drag and Drop hin und her geschoben werden. Jede Karte kann mit wertvollen Informationen und Details wie Fristen, Zuständigkeiten oder angehängten Dateien ausgestattet werden. Eine Kommentarfunktion für alle Beteiligten ist ebenfalls integriert.
Die Basisfunktionen können bei Trello kostenlos genutzt werden. Zusätzliche Features sind ab 9,99 US-Dollar pro Monat und Nutzer erhältlich.
Fazit
Bei Kanban-Boards handelt es sich um ein einfaches Tool, mit dem Arbeitsprozesse visualisiert werden und dadurch Prozessabläufe optimiert werden können. Ob ein physisches Whiteboard oder eine der vorgestellten Online-Softwares die bessere Wahl für Sie ist, hängt von den Strukturen Ihrer Organisation ab. Fest steht, dass Sie mit wenig Mühe und Kosten einen großen Fortschritt erwirken können.
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