Meilensteintrendanalyse: Behalten Sie Ihre Projekte im Blick!
Letzte Aktualisierung am 15 September 2023 um 10:20 am
5,00/5Der Berliner Flughafen ist ein Paradebeispiel dafür, dass ein Projekt manchmal länger dauert als zuvor geplant. Doch auch das Gegenteil kann der Fall sein, dass Vorhaben frühzeitiger als gedacht zu einem Ende kommen.
Für Unternehmen und einen erfolgreichen Projektabschluss ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt zu wissen, wie es läuft: Befinden wir uns mit dem Projekt im Zeitplan? Werden wir innerhalb der gesetzten Frist damit fertig? Um solche und ähnliche Fragen klar beantworten zu können und entsprechende Maßnahmen treffen zu können, kommt die Meilensteintrendanalyse zum Einsatz.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, worum es sich dabei genau handelt und warum sie eine gute Stütze bei der Verwaltung Ihrer Projekte ist.
Was ist die Meilensteintrendanalyse (MTA)?
Bei der Meilensteintrendanalyse (MTA) handelt es sich um eine Methode aus dem Projektmanagement. Sie dient zur Einschätzung des Projektfortschritts. Sie wird in einem Diagramm aus zwei Achsen dargestellt, was zu einer besonders wirkungsvollen Visualisierung beiträgt. Durch die gewonnenen Informationen können Sie Verzögerungen rechtzeitig erkennen und gegensteuern.
Die Analyse findet regelmäßig während eines laufenden Projektes statt. Wann genau die Berichterstattungstermine erfolgen, wird im Vorfeld durch die Anzahl an Meilensteinen festgelegt.
Was ist ein Meilenstein im Projekt?
Wichtige Punkte zur Kontrolle oder zur Fällung neuer Entscheidungen innerhalb eines laufenden Projektes werden als Meilenstein bezeichnet. Dabei ist hervorzuheben, dass diese nicht über einen Zeitraum verlaufen, sondern ein genau definierter Zeitpunkt sind. In einem Projekt können Meilensteine beispielsweise der Beginn einer neuen Aktion sein, ein Knotenpunkt, an dem eine Entscheidung gefällt werden muss oder ein abgeschlossenes Ereignis sein.
Mithilfe von Meilensteinen können Sie Ihrem Projekt eine gute Struktur verleihen. Sie zeichnen den Weg vom Startzeitpunkt über auftretende Ereignisse hin zur Fertigstellung ab.
An jedem der gesetzten Meilensteintermine sollte eine Analyse des Fortschrittes durchgeführt werden. Folgende Fragen sind zu beantworten:
- Befinden wir uns im Zeitplan?
- Können wir wie geplant fortfahren oder ist eine Umplanung erforderlich?
- Bei geplanten Alternativen: Welche Richtung schlagen wir ein?
Die regelmäßige Überprüfung der zuvor gesetzten Meilensteine sorgt für eine Qualitätssicherung, da schnell deutlich wird, ob die geleistete Arbeit den gewünschten Erfolg bringt. Ein weiterer Vorteil liegt in der Motivation. Werden die Zwischenziele erreicht, gibt dies zusätzlichen Ansporn.
Wann wird die Meilensteintrendanalyse angewandt?
Die Meilensteintrendanalyse ist eine simple Methode für die Überwachung von Projekten. Sie benötigt nicht viel Vorbereitungszeit und Aufwand und ist daher unter Projektleiter:innen eine beliebte Strategie, geplante Projekte visuell darzustellen.
Da sie mit wenig Arbeit verbunden ist, eignet sie sich sowohl für kleinere als auch größere Projekte. Bei Letzterem ist der Nutzen meist größer, da es bei langfristigen oder umfangreichen Vorhaben eher wahrscheinlich ist, den Überblick zu verlieren und Entwicklungen nicht zeitnah zu erfassen.
Warum ein Meilensteinplan? – Vorteile der MTA
Die Meilensteintrendanalyse eignet sich ideal als Methode für Projektleiter:innen, um den Prozessablauf zu optimieren. Durch regelmäßige Bestandsaufnahmen erkennen Sie rechtzeitig, ob sich eine Phase anders entwickelt als geplant.
Die Analyse dient praktisch als Frühwarnsystem, sodass Sie unmittelbar umplanen und gegensteuern können. Doch damit noch nicht genug: Wir haben Ihnen die Vorteile, die die Meilensteinanalyse mit sich bringt, zusammengefasst:
Projektfortschritt
Durch die gesetzten Meilensteine werden dem Projektleiter:innen immer wieder Momentaufnahmen der verschiedenen Projektphasen angezeigt. Zudem lässt sich die Entwicklung vergangener Meilensteine auf einen Blick erkennen. Dies gibt eine gute Übersicht über die Entwicklung und den Fortschritt des Projektes.
Gegensteuerung
Da sich die Trends der einzelnen Meilensteine sofort erkennen lassen, können Projektleiter:innen rechtzeitig eingreifen, gegensteuern und falls nötig den Projektverlauf umplanen.
Verbesserung des Teamworks
Manchmal sieht man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Jeder arbeitet vor sich hin und hat das große Ganze nicht mehr vor Augen. Ist die grafische Darstellung der Meilenstein-Chart für alle Beteiligten einsehbar, ist jede:r schnell über das Geschehen informiert. Jede:r weiß, welche Termine nicht eingehalten wurden und wo härter angepackt werden muss.
Verknüpfungen werden sichtbar
Verschiebt sich eine Projektphase, ist es nicht selten der Fall, dass dies Auswirkungen auf weitere Prozesse hat. Dank des MTA-Diagramms können Abhängigkeiten von Terminen gut erkannt werden. Werden Folgephasen durch Terminverspätungen beeinflusst, wird dies visuell sichtbar und Projektleiter:innen können entsprechend agieren.
Motivation für alle Beteiligten
Insbesondere bei langfristigen Projekten kann die Motivation der Beteiligten auf Dauer sinken. Ein Meilenstein als Zwischenziel kann dem entgegenwirken. Denn schließlich arbeiten wir alle zielorientiert. Erkennen wir, dass wir auf dem richtigen Kurs sind, treibt uns dies an.
Höhere Chance auf Projekterfolg
Durch das rechtzeitige Erkennen von Kursabweichungen, Maßnahmen zur Gegensteuerung sowie Aufrechterhaltung der Motivation aller Beteiligten erhöht die Analyse die Chance auf einen positiven Projektausgang.
Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?
Auch wenn Ihnen das Wort Meilensteintrendanalyse fremd sein mag, müssen Sie keine Scheu davor haben, denn die Durchführung der Methode ist recht simpel. Zuallererst sollten Sie verstehen, wie das Diagramm funktioniert, das für die grafische Darstellung des Meilensteintrends fungiert.
Das Diagramm
Das Diagramm der MTA besteht aus einer horizontalen (x-Achse) und einer vertikalen Achse (y-Achse). Auf der y-Achse wird der Projektzeitraum mit allen Meilensteinen eingetragen. Dabei steht der erste Meilenstein ganz unten und der letzte ganz oben. Auf der x-Achse sind die geplanten Termine der Berichtszeitpunkte vermerkt. Also ein regelmäßiger Abstand oder feste Termine, an denen die Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll.
Während des Projektverlaufes werden zu jedem Berichtzeitpunkt die Entwicklungen eingetragen. Dabei wird eine horizontale Linie verwendet, wenn der Meilenstein wie geplant eingehalten wurde. Ist es zu einer zeitlichen Verzögerung gekommen, steigt die Linie an. Eine abfallende Linie symbolisiert hingegen eine verfrühte Fertigstellung. Ein vereinfachtes Modell eines fertigen Projekts könnte dann so aussehen:
Nehmen wir den dritten Meilenstein (grün) exemplarisch als Erklärung: Es wird schnell deutlich, dass beim ersten Berichtzeitraum zwar noch alles im grünen Bereich lag, bei den folgenden zwei Bestandsaufnahmen jedoch zeitliche Verzögerungen zu beobachten waren. Vermutlich wurden Gegenmaßnahmen ergriffen, da es danach wieder zu einem Abfall der grünen Linie kommt, was eine verfrühte Fertigstellung bedeutet.
Wie also gehen Sie ein solches Diagramm an? Wir zeigen Ihnen die Vorgehensweise Schritt für Schritt:
1. Meilensteine ermitteln
Im ersten Schritt geht es darum, herauszuarbeiten, welche Meilensteine Ihr Projekt mit sich bringt. Es gibt keine feste Regel, wie viele Meilensteine in einem Projekt verankert werden sollten. Als feste Meilensteine sollten Sie auf jeden Fall den Startpunkt des Projektes wählen sowie jeweilige Endpunkte verschiedener Projektphasen. Darüber hinaus sollten Sie überlegen, welche Prüfpunkte Ihnen sinnvoll und wichtig erscheinen.
2. Meilensteintermine: Wann wird überprüft?
Als Nächstes geht es darum, festzulegen, wann die Meilensteine überprüft werden sollen. Dies kann ein wöchentlicher Rhythmus sein oder konkrete Termine. Wichtig ist, dass im Vorfeld deutlich ist, wann die Bestandsaufnahme durchgeführt wird.
3. Bestandsaufnahme bei Berichtszeitpunkten
Ist ein Berichtszeitpunkt erreicht, gilt es eine Bestandsaufnahme zu machen. Wurden die geplanten Termine eingehalten? Kam es zu Terminverzögerungen oder wurden ein Meilenstein sogar früher als geplant erreicht? Die Entwicklungen werden bei jedem Berichtszeitpunkt entsprechend in das Diagramm eingetragen.
4. Analysieren, Interpretieren und Entscheiden
Mit dem Diagramm vor Augen können Sie nun den Projektablauf analysieren und interpretieren. Durch die entstandenen Linien in der Grafik können Sie schnell erkennen, welche Trends die einzelnen Meilensteine verzeichnen und ob Maßnahmen zur Gegensteuerung erforderlich sind.
Tipps zur Umsetzung
Um das Beste aus der Meilensteintrendanalyse herauszuholen, haben wir Ihnen einige Tipps zur Umsetzung zusammengetragen:
- Achten Sie darauf, nicht zu wenig Termine zur Bestandsprüfung zu setzen. Sie sind der Anker, der Ihnen Orientierung gibt. Haben Sie bei einem langfristigen Projekt zu große Abstände zwischen den Überprüfungen, können Terminversäumnisse drastische Ausmaße angenommen haben, bevor diese aufgedeckt werden.
- Nutzen Sie die Informationen, die Ihnen die Meilensteintermine geben. Lassen Sie beispielsweise Kund:innen wissen, ob sich Liefertermine verspäten werden.
- Sie haben die Meilensteine vor Projektbeginn definiert. Ihre Gültigkeit kann sich jedoch während des Prozesses verändern. Überprüfen Sie also regelmäßig, ob diese noch aktuell sind.
- Wie agieren Sie, wenn Sie sehen, dass Termine nicht eingehalten werden und die Linien eine steigende Tendenz aufweisen? Analysieren Sie die Ursachen für den Verzug. Waren Planungsfehler schuld oder welche Hindernisse gab es zu überwinden? Überprüfen Sie Rahmenbedingungen und Abhängigkeiten zwischen den Projektphasen.
- Zögern Sie nicht, wenn sich eine ungünstige Entwicklung abbildet. Je schneller Sie handeln, desto eher können Sie das Projekt zurück auf Kurs bringen. Überlegen Sie sich daher schon frühzeitig, wie Gegenmaßnahmen aussehen können und was nötig ist, um zum ursprünglichen Plan zurückzugelangen.
- Es ist hilfreich, ein Risikomanagement zu erarbeiten, an dem Sie sich bei negativen Entwicklungen orientieren können. Das spart im Notfall Zeit und lässt Sie einen kühlen Kopf bewahren.
Darüber hinaus ist es hilfreich, die Analyse und den Ablauf der Bestandsaufnahmen anzugleichen. Stellen Sie sich bei jeder Prüfung Fragen wie:
- Welche Aufgaben wurden seit der letzten Überprüfung fristgerecht bearbeitet?
- Welche Phasen stehen noch offen? Wo hinken wir hinterher?
- Welche Hindernisse sind bei der Umsetzung aufgetreten?
- Welche Schwierigkeiten wurden erfolgreich bewältigt und wie?
- Wie sieht es mit kommenden Meilensteinen aus? Sind diese weiter realistisch oder müssen sie angepasst werden?
Fazit
Die Meilensteintrendanalyse bedarf keiner langen Vorbereitungszeit. Sie ist einfach umgesetzt und sorgt dank der visuellen Darstellung dafür, einen guten Überblick über den Projektablauf zu haben. Ungünstige Entwicklungen können zeitnah erkannt werden, sodass entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können.
Alles in allem eine simple Methode, die erheblich zum Projekterfolg beiträgt. Sie können Ihre Projekte aber auch auslagern und in die Hände einer spezialisierten Agentur geben.
