Pressemappe erstellen: So schaffen Sie es in die Medien

Für Unternehmen, die für ihre Marke und ihre Produkte werben und die Aufmerksamkeit der Medien gewinnen wollen, kann die Erstellung einer Pressemappe eine erfolgreiche Strategie sein.

Allerdings ist es notwendig, genügend Zeit in die Erstellung einer solchen Mappe zu investieren. Es ist wichtig, so viele relevante Informationen über Ihr Unternehmen wie möglich zu enthalten, um das Interesse der Journalisten zu wecken und eine bessere Medienberichterstattung zu gewährleisten.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Pressemappe ist, warum und wie man eine solche erstellt und aus welchen Bestandteilen sie besteht.

In diesem Artikel

Was ist eine Pressemappe?

Eine Pressemappe, oder Press Kit, ist ein Dokument, das die in einer Pressemitteilung oder Pressekonferenz bereitgestellten Informationen ausführlicher darstellt.

Sie enthält in der Regel die wichtigsten Informationen über ein:

• Unternehmen (Name, Tätigkeitsbereich, Ziele usw.) ;
• Produkt (Merkmale, Vorteile, usw.);
• Kampagne (Anlass, Ziele, usw.).

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Pressemappe nicht nur bereits veröffentlichte Informationen wiederholt.

Sie geht nicht nur in die Tiefe, sondern enthält auch zusätzliche Informationen, die bisher noch nicht bekannt gegeben wurden.

Während also die Pressemitteilung sehr knapp gehalten ist und nur eine begrenzte Menge an Informationen enthalten kann, bietet die Pressemappe mehr Raum für die Unternehmen.

Während sich eine Pressekonferenz auf eine Hauptinformation konzentriert, können mit der Pressemappe mehrere Themen im Zusammenhang mit den Neuigkeiten eines Unternehmens abgedeckt werden, und zwar in einem einzigen Dokument.

Was sind die Ziele einer Pressemappe?

Das Hauptziel einer Pressemappe besteht darin, alle wichtigen Informationen über ein Unternehmen anzugeben:

• Seine Geschichte
• Seine Ziele
• Seine Produkte und Dienstleistungen
• Erfahrungsberichte von Kunden
• usw.

Im Gegensatz zu anderen Marketingmethoden, wie der Veröffentlichung von Inhalten im Internet, muss die Pressemappe einen spezifischeren Inhalt haben.

Das bedeutet, dass die Informationen auf die Bedürfnisse der Journalisten zugeschnitten sein müssen: Einige Aspekte Ihres Unternehmens werden sie wahrscheinlich mehr interessieren als andere.

Dieses Dokument dient auch als Werbemittel für Ihre Marke und Ihre Aktivitäten. Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gründen oder ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt bringen, müssen Sie für Aufmerksamkeit und Aufsehen sorgen.

Ein Presseartikel, der Ihnen gewidmet ist, kann Ihrem Unternehmen zu erheblicher Bekanntheit verhelfen. Zu diesem Zweck kann die Versendung einer Pressemitteilung an Journalisten in Verbindung mit der Erstellung einer vollständigen Pressemappe eine erfolgreiche Strategie sein.

Eine PR-Agentur kann Ihnen dabei helfen.

Darüber hinaus spart eine aktuelle Pressemappe auch Zeit. Falls ein Journalist einen Artikel über Ihr Unternehmen schreiben möchte, können Sie ihm sehr schnell Informationen über Sie zur Verfügung stellen.

Warum eine Pressemappe erstellen?

Mit dem Internet sind alle Informationen über eine Gruppe, ein Produkt oder eine Kampagne online verfügbar und leicht zugänglich.

Aber hat die Pressemappe ihre Relevanz verloren? Lohnt es sich angesichts der Entwicklung der Digitaltechnik überhaupt noch, in eine Pressemappe zu investieren?

Die Antwort lautet: Ja. Sehen wir uns an, warum die Erstellung einer Pressemappe immer noch interessant ist.

Kontrolle des Markenimages

Die Pressemappe bietet Ihnen den Vorteil, Ihr Unternehmen so zu präsentieren, wie Sie es wünschen. Sie haben die Kontrolle über das Bild, das Sie vermitteln wollen.

Denn wenn die Informationen auf einer Website oder in einer Pressemitteilung unvollständig sind, können die Medien und die Öffentlichkeit sie falsch interpretieren.

Eine Pressemappe hingegen ist ein Instrument, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Botschaften zu vertiefen, indem Sie präzise sind und alle Informationen präsentieren, die Sie betreffen.

Durch diese Vertiefung können Sie Ihr Markenimage schützen, indem Sie vollständige und transparente Informationen übermitteln. Ziel ist es, jegliche Gegenleistung für Ihre Marke zu vermeiden.

Darüber hinaus kann die Pressemappe Fotos und Videos enthalten, die zur Unterstützung Ihrer Texte bereitgestellt werden. Diese Medien werden versandt, um in den Artikeln verwendet zu werden, die die Journalisten schreiben werden.

Diese Strategie ermöglicht es den Unternehmen, die Bilder, die der Öffentlichkeit präsentiert werden, zu kontrollieren.

Loyalität aufbauen und mehr Kunden anziehen

Um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, ist es wichtig, sie über Ihre Marke zu informieren. Dies bedeutet, dass Sie eine Pressemappe erstellen und auf Ihrer Website zur Verfügung stellen, um Transparenz zu zeigen.

Um potenzielle Kunden darüber zu informieren, was Ihre Marke tut, wie sie funktioniert, welche Werte sie vertritt oder welche Erfahrung Sie in Ihrem Bereich haben, kann die Pressemappe eine gute Informationsquelle sein.

Um Zeit zu sparen

Wenn die Presse über Sie berichten möchte, können Sie mit einer Pressemappe den Journalisten schnell alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen.

Dafür kann es eine Vielzahl von Gründen geben:

• Sie haben gute finanzielle Ergebnisse erzielt,
• Sie bringen ein neues Produkt auf den Markt,
• Ihr Unternehmen hat gerade eine Kapitalbeschaffung abgeschlossen,
• usw.

Was auch immer das Thema ist, eine Pressemappe spart Ihnen Zeit. Und vor allem vermeiden Sie den Druck, die Inhalte zu erstellen, die Sie während der Berichterstattung in der Presse liefern müssen.

Seien Sie vorbereitet. Halten Sie Ihre Pressemappe immer auf dem neuesten Stand. Das ist notwendig, falls ein Reporter bei Ihnen auftaucht, um eine Geschichte über Sie zu schreiben.

Zusammenfassung

Es stimmt, dass durch das Aufkommen des Internets Informationen viel leichter zugänglich sind als je zuvor. Journalisten können sich jetzt selbst informieren, indem sie die benötigten Informationen direkt im Internet suchen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Erstellung einer Pressemappe vernachlässigt werden sollte. Ein solches Dokument dient nämlich Ihrer Professionalität und Ihrem Markenimage.

Es zeigt, dass Sie den Bedürfnissen der Journalisten Rechnung tragen. Indem Sie ihnen ein Dossier zur Verfügung stellen, das von A bis Z aufgebaut ist, erleichtern Sie ihnen die Arbeit. Sie ersparen ihnen die Recherche nach den benötigten Informationen.

Wie erstellt man eine Pressemappe?

Um eine gute Pressemappe zu erstellen, sind mehrere Schritte zu beachten. Und wenn Sie Unterstützung brauchen, können wir Ihnen die besten PR-Agenturen vorstellen.

Definieren Sie die Ziele der Pressemappe

Bevor Sie Ihre Pressemappe schreiben, sollten Sie zunächst die Ziele definieren, die Sie erreichen wollen. Diese Ziele helfen Ihnen bei der Auswahl der Inhalte, die in Ihrer Mappe präsentiert werden sollen.

Hier sind einige Beispiele für Ziele, die Sie sich setzen können:

• Bekanntheit Ihrer Marke und Ihrer Produkte steigern.
• Ihr neues Unternehmen vorstellen.
• Ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung oder eine Veranstaltung anpreisen.
• Eine Marketingkampagne starten.

Schreiben Sie einen aussagekräftigen Titel

Der Titel ist eines der wichtigsten Elemente der Pressemappe. Er kann das Interesse und die Neugier des Journalisten direkt wecken oder ihn im Gegenteil davon abhalten, das Dokument zu lesen.

Der Titel muss daher klar sein und den Inhalt kurz und bündig darstellen, ohne alles zu verraten. In diesem Sinne sollte der Titel sein:

• Kurz.
• Einprägsam.
• Ergreifend, bewegend, erschütternd oder rührend.
• Klar und deutlich.
• Ehrlich und im Einklang mit der Realität der Geschichte.

Gestalten Sie eine Titelseite, die zum Lesen anregt

Die Mühe und Zeit, die ein Unternehmen in eine Pressemappe investiert hat, wird auf der Titelseite sichtbar und spürbar. Sie muss daher übersichtlich sein und einige wesentliche Elemente enthalten, nämlich:

• Den Titel der Mappe.
• Das Logo des Unternehmens.
• Den Namen des Unternehmens, der Kampagne oder der Veranstaltung.
• Das Datum (im Falle einer Veranstaltung).
• Ein Bild, das Ihre Veranstaltung oder Ihr Projekt erklärt.
• Töne und Schriftarten, die zum Geist des Unternehmens passen.

Erstellen Sie eine Kopfzeile für die Seiten der Datei

Das Deckblatt sowie die Seiten Ihrer Pressemappe müssen den Designcodes, Farben und den üblichen Schriftarten Ihres Unternehmens entsprechen. Darüber hinaus sollten die Blätter des Dokuments eine bestimmte Kopfzeile haben. Dazu gehören:

• Firmenname;
• Schnelle Kontaktnummer;
• E-Mail-Adresse des Unternehmens;
• Die Postanschrift des Firmensitzes;
• Website oder Blog-URL.

Erstellen Sie eine Zusammenfassung

Um den Leser dazu zu bringen, das Dossier zu lesen, muss es geordnet sein und einem genauen Plan folgen. Die Angabe einer Zusammenfassung ist in einer Pressemappe nicht zwingend erforderlich. Sie wird jedoch dringend empfohlen, damit der Leser die verschiedenen Teile des Dokuments sofort erkennen kann.

Außerdem kann sich der Journalist so orientieren und die Teile, die er lesen möchte, direkt aufrufen.

Schreiben Sie eine klare und eindeutige Einleitung

Der Einleitung, die die Zusammenfassung Ihrer Pressemappe darstellt, muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Sie muss das Thema, das im Hauptteil des Dossiers behandelt wird, klar benennen.

In diesem Teil Ihres Dokuments können Sie kurz Ihr Projekt, Ihre Veranstaltung oder Ihr Unternehmen vorstellen. Geben Sie dann den Ablauf und die Struktur Ihres Dokuments an.

Erwähnen Sie schließlich einige der Stärken Ihres Falles. Beachten Sie, dass sich die Einleitung an den Zielen orientieren sollte, die vor dem Schreiben festgelegt wurden.

Die Geschichte des Unternehmens erzählen

Storytelling ist bekanntlich eine der besten Marketingwaffen, die Sie einsetzen können.

• Erzählen Sie Ihre Geschichte:
• Wann und wo Ihr Unternehmen gegründet wurde,
• wann es eröffnet wurde,
• der Initiator der Idee oder des Projekts,
• oder das Ereignis, das den Startschuss gab.

Wenn Sie die Entstehung eines Unternehmens anhand der Vision seines Gründers schildern, können Sie die Aufmerksamkeit auf den menschlichen Aspekt dieses Unternehmens lenken und so beim Leser Empathie wecken.

Das Ziel ist es, Transparenz zu zeigen und zu verdeutlichen, dass hinter dem vorgestellten Unternehmen echte Menschen stehen.

Präsentation des Unternehmens

Bei der Vorstellung des Unternehmens ist es wichtig, alle wichtigen Informationen und Daten zu nennen:

• Standort des Hauptsitzes des Unternehmens.
• Anzahl der Geschäfte oder Büros.
• Art der verkauften Produkte oder Dienstleistungen.
• Anzahl der Angestellten.
• Namen des Top-Managements (Präsident, Generaldirektor, Generalsekretär, Leiter der verschiedenen Abteilungen).
• Anzahl der Kunden.
• Namen einiger bedeutender Kunden.
• Zielsetzung einer vom Unternehmen organisierten Veranstaltung.
• Sponsoren und Partner der Veranstaltung.

Dieser Abschnitt sollte nicht zu umfangreich sein. Er sollte höchstens 2 Seiten lang sein.

Ziel ist es nicht, die Datei mit Text zu füllen, sondern die wichtigsten Daten bereitzustellen, damit die Journalisten sie schnell kopieren und in ihren Artikeln verwenden können.

Hinzufügen wichtiger Statistiken

Statistiken sind wichtig, da sie die Relevanz und Professionalität Ihres Unternehmens unter Beweis stellen. Um diesen Abschnitt besser sichtbar zu machen, sollten Sie ihn in die Mitte oder an den Anfang des Dokuments stellen.

Es ist auch ratsam, die Zahlen mit Grafiken zu unterlegen. So kann beispielsweise die Zunahme der Zahl der Website-Besuche im Laufe der Jahre in Form einer Grafik dargestellt werden.

Darüber hinaus kann die Art der statistischen Daten vielfältig sein:

• Anzahl der Follower in verschiedenen sozialen Netzwerken.
• Anzahl der Besucher pro Monat und Jahr auf der Website des Unternehmens.
• Anzahl der monatlichen Besuche auf dem Blog.
• Entwicklung des Umsatzes.
• Entwicklung der Anzahl der Kunden.
• Etc.

Präsentieren Sie Ihr Produkt

Beschreiben Sie das Produkt auf einfache und aussagekräftige Weise und geben Sie an:

• Den Preis,
• Dessen Nützlichkeit,
• und wie es funktioniert.

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen anbietet, ist es wichtig, die Preise, die Pakete und die jeweils enthaltenen Leistungen darzustellen.

Es ist möglich, dass sich im Laufe der Zeit und mit der Entwicklung der Marke die Preise von Produkten oder Dienstleistungen ändern. Es ist daher unerlässlich, die Informationen in der Pressemappe regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren.

Biografien der Teammitglieder einbeziehen

Um den Wert der Marke zu steigern, ist es wichtig, die Fähigkeiten und Fertigkeiten der für die Marke verantwortlichen Personen darzustellen. Dazu ist es notwendig, kurze Biografien und professionelle Porträts des Firmengründers, des Präsidenten oder sogar des Direktors zu verfassen.

Beschreiben Sie deutlich die Beiträge dieser Persönlichkeiten zur Entwicklung des Unternehmens, zur Schaffung eines neuen Produkts oder zur Organisation einer Veranstaltung.

Bereiten Sie die Kontaktseite vor

Damit Journalisten Sie leicht kontaktieren können, wenn sie einen Artikel über Ihr Unternehmen schreiben wollen, ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Kontaktdaten angeben:

• Telefonnummer.
• E-Mail Adresse.
• Postanschrift.
• Webseite.
• Konten in den sozialen Medien.

Wenn ein Reporter einen Artikel über Ihr Unternehmen oder eines Ihrer Produkte schreibt, benötigt er möglicherweise zusätzliche Informationen. Deshalb muss er sich eventuell mit Ihnen in Verbindung setzen.

Zusätzlich zu den Kontaktinformationen des Unternehmens ist es wichtig, den Kontakt eines Managers anzugeben, der Interviews arrangieren oder zusätzliche Informationen liefern kann.

Einfügen geeigneter Bilder zur Illustration der Pressemappe

Für eine überzeugende Pressemappe ist es unerlässlich, professionelle Fotos einzufügen, die das Team, die Produkte und die Dienstleistungen des Unternehmens zeigen. Ihre Fotos sollten scharf und gut beleuchtet sein, da sie das Markenimage Ihres Unternehmens unterstreichen.

Außerdem verleihen sie Ihrer Pressemappe mehr Persönlichkeit.

Wie gestaltet man eine Pressemappe?

Viele Pressemappen werden so gestaltet, dass sie die Aufmerksamkeit der Journalisten nicht erregen können. Um das Interesse der Medien zu wecken, muss sich Ihre Pressemappe von der Masse abheben, und zwar nicht nur durch ihre Wortwahl und ihren Schreibstil, sondern auch durch ihr Gesamtbild.

Um Ihre Pressemappe zu optimieren, ist es daher unerlässlich, sie so individuell wie möglich zu gestalten. Die Wahl des Layouts muss originell sein.

Denken Sie auch an die folgenden Elemente:

• die verwendeten Farben,
• Kontraste,
• Schriftarten,
• Bilder,
• die Art des verwendeten Papiers.

Lesen Sie unseren Guide über Grafikdesign, um mehr zu erfahren.

Zusammenfassung

Die Frage, die Sie sich bei der Zusammenstellung Ihrer Pressemappe immer stellen sollten, lautet letztlich:

„Macht meine Pressemappe dem Journalisten, der einen Artikel über mein Unternehmen schreiben möchte, das Leben leichter?“

Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, wissen Sie, welche Elemente und Informationen Sie in Ihre Pressemappe aufnehmen müssen, um Ihre Chancen auf eine Veröffentlichung in der Presse zu erhöhen.

Was macht eine gute Pressemappe aus?

Eine gute Pressemappe sorgt dafür, dass die Journalisten sie immer wieder durchsehen und behalten wollen. Um dies zu erreichen, muss die Mappe angenehm zu lesen sein, mit einem klaren Plan und einer gut strukturierten Zusammenfassung. So kann der Leser direkt zu den Punkten springen, die ihn mehr interessieren als andere.

Eine gute Pressemappe sollte zwischen 5 und 10 Seiten umfassen. Denken Sie auch daran, dass die Qualität des Dokuments nicht von der Menge der Wörter oder Bilder abhängt, sondern in erster Linie von der :

• dem Layout des Dokuments,
• der Qualität der Texte,
• der Relevanz der bereitgestellten Informationen.

Um das Dokument eindeutig zu kennzeichnen, geben Sie auf dem Deckblatt „Pressemappe“ an und versehen Sie es mit dem Namen und dem Logo Ihres Unternehmens.

Fazit

Für ein Unternehmen ist es unerlässlich, seine Pressemappe auf dem neuesten Stand zu halten. Denn wenn das Unternehmen viele Veränderungen erfährt, neue Produkte liefert und neue Ergebnisse erzielt, muss es sich verpflichten, seine Pressemappe zu aktualisieren.

Ihre Pressemappe muss also regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt sind.

Bei der Gestaltung einer Pressemappe ist außerdem zu beachten, dass sie so vollständig wie möglich sein muss. Der Grund dafür ist einfach: Sie soll die Arbeit der Journalisten erleichtern.

Die Journalisten sind nämlich so beschäftigt, dass sie nur wenig Zeit für die Erstellung von Inhalten haben. Je vollständiger Ihr Dossier ist, desto einfacher ist es für die Journalisten, die Sie erreichen wollen, es zu schreiben, und desto wahrscheinlicher ist es, dass die Presse über Sie berichtet.

Wenn Sie noch weiter gehen möchten, finden Sie online unseren vollständigen Leitfaden zur Öffentlichkeitsarbeit.