Neben Pressemitteilungen und der Pressekonferenzen zählt die Pressemappe zu den drei wohl bekanntesten Werkzeugen der Öffentlichkeitsarbeit.

Dieser Sortlist-Artikel erklärt, was alles in eine Pressemappe gehört, welchen Zweck sie hat und warum etliche Marken und Unternehmen auf Pressemappen nicht verzichten wollen.

Was ist eine Pressemappe?

Eine Pressemappe, oder auch Presse Kit genannt, ist ein analoges oder digitales Dossier zu einem bestimmten Thema oder Anlass, das Unternehmen Journalisten zur Verfügung stellen. Eine digitale Pressemappe wird in der Regel als E-Mail verschickt, oft als Anhang an eine Pressemitteilung. Eine gedruckte Pressemappe wird verteilt oder liegt auf Veranstaltungen auf.

Gelegentlich werden digitale Pressemappen auch auf einem gebrandeten USB-Stick gespeichert und an Journalisten verteilt. Das kommt aber nicht immer gut an, da einige Medienvertreter sehr auf Ihre IT-Sicherheit bedacht sind.

Eine Pressemappe beinhaltet in der Regel Informationen und Fakten zu einem bestimmten Thema, die über das hinausgehen, was auf einer Pressekonferenz besprochen wird oder in einer Pressemitteilung erwähnt wird.

Warum überhaupt eine Pressemappe erstellen?

Der Grund, warum Unternehmen Pressemappen erstellen, ist einfach erklärt. Durch das Bereitstellen zusätzlicher, gut aufbereiteter Inhalte versuchen Unternehmen ihre Chancen zu maximieren, dass Journalisten über ihr Anliegen berichten.

Ein großer Vorteil einer Pressemappe ist, dass sie beiden Seiten Zeit spart. Ein Medienvertreter, der über Sie berichten will, hat so alle wichtigen Fakten sofort im Blick. Ihrer PR-Abteilung kann eine vorab erstellte Pressemappe ebenfalls Zeit sparen. So müssen Sie nicht jede Antwort auf Fragen der Journalisten einzeln vorbereiten, sondern haben alles, was wichtig ist, griffbereit.

Was gehört in eine Pressemappe?

Es gibt keine genauen Standards für das Erstellen einer Pressemappe. Was reinkommt, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihrem Tätigkeitsbereich und dem Anlass ab. Zu den Klassikern zählen allerdings:

  • Pressemitteilungen
  • Factsheets mit Fakten zu Unternehmen und Anlass
  • diverse Medien, wie Fotos oder auch Videos, wenn Sie die Pressemappe online zur Verfügung stellen
  • Pressekontakt
  • zusätzlich können Sie auch Case Studies, Testimonials oder Interviews hinzufügen

Je nach Anlass oder Botschaft können die Inhalte variieren. Hier ein paar Beispiele:

  • Die Jahrespressekonferenz Ihres Unternehmens: Hier eignen sich ausführliche Informationen rund um das Unternehmen, neben dem Namen und dem Tätigkeitsbereich können das die Ziele für das laufende und das kommende Jahr sein, Statistiken, Timelines, Biografien, etc.
  • Die Vorstellung eines neuen Produkts: Die Inhalte der Pressemappe können Informationen zu spezifischen Merkmalen oder Vorteilen des Produkts beinhalten, aber auch Bilder, Fotos oder Testimonials.
  • Der Start einer Kampagne: Die in einer Pressemappe bereitgestellten Informationen können die Eckdaten der Kampagne wie Anlass und Ziele abdecken, aber auch Fotos, Bilder und andere Medien umfassen.

Um den Nutzen Ihrer Pressemappe für die Presse zu erhöhen, sollten die Mappe aber nicht nur Inhalte wiedergeben, die entweder bereits bekannt sind oder auf Ihrer Pressekonferenz verlautbart werden. Nur die beigefügte Pressemitteilung kann bekannte Infos beinhalten. Alle anderen Informationen sollten einen Mehrwert für die Presse bieten und zusätzliche und neue Einblicke liefern.

Gleichzeitig ist es wichtig, eine Pressemappe auf das zu beschränken, was wichtig ist. Gleicht Ihre Pressemappe einem Stapel Papier, ist ihr Nutzen für Journalisten wohl eher gering. Die Informationen in einer Pressemappe sollten Ihre Botschaft auf den Punkt bringen und sich auf die wesentlichen Fakten beschränken.

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Was macht eine gute Pressemappe aus?

Eine gute Pressemappe sollte das Interesse von Journalisten wecken, weiterzulesen und über Ihr Anliegen zu berichten. Eine Presse Kit sollte daher alle interessanten und relevanten Informationen zur Verfügung stellen, klar strukturiert und angenehmen zu lesen sein. Das ermöglicht dem Leser, beim Durchblättern bereits das Wichtigste zu erfassen.

Eine gute Pressemappe sollte daher nicht länger als 10 Seiten sein. Denken Sie daran, dass die Qualität der Mappe nicht von der Menge an Dokumenten oder Bilder abhängt, die sie enthält. Ob eine Pressemappe gut ist oder nicht, hängt in erster Linie vom simplen und übersichtlichen Layout des Dossiers ab, der Qualität der Pressemitteilungen und anderer Texte und der Relevanz der bereitgestellten Informationen.

Beim Erstellen der Pressemappe sollten Sie aber nicht auf das Offensichtliche vergessen. Auf dem Deckblatt sollte klar zu erkennen sein, um welches Unternehmen es sich handelt. Falls Sie die Mappe online verschicken wollen, gestalten Sie ein Deckblatt inklusive Name und Logo Ihres Unternehmens. Für analoge Pressemappen eigenen sich Folder im Corporate Design.

Wie schreibt man eine gute Pressemitteilung?

Wenn Sie wissen wollen, was eine Pressemitteilung ausmacht und wie man eine gute Pressemitteilung schreibt, empfehlen wir Ihnen diesen Blogartikel: Pressemitteilung: So schreiben Sie die perfekte Meldung

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Fazit – Pressemappe erstellen

Für ein Unternehmen ist es unerlässlich, PR-Dokumente und Aussendungen auf dem neuesten Stand zu halten. Dazu zählen auch Pressemappen. Der Start eines neuen Produkts, ein Update der Ziele des Unternehmens, eine neue Kampagne und vielen mehr können Anlässe sein, eine neue Pressemappe zu erstellen. Ihr Team sollte Pressemappen zu laufenden Projekten ebenfalls regelmäßig aktualisieren. Veröffentlichen Sie als Unternehmen neue PR-Inhalte, sollten Sie darüber natürlich auch Vertreter von Medien auf dem Laufenden halten, damit Sie Ihre Chancen erhöhen, Journalisten von Ihrem Anliegen zu überzeugen.