In Ihrer Firma gibt es einen Anlass, der mehr Aufmerksamkeit verdient als eine Pressemitteilung? Eine Pressekonferenz kann der richtige Weg sein, um Ihr Anliegen in die Medien zu bekommen. Das interaktive Format bietet die Möglichkeit, Nähe und Vertrauen zu Journalisten aufzubauen.

Damit Ihre Pressekonferenz die größtmögliche Wirkung hat, ist eine gute Vorbereitung unumgänglich. Dieser Sortlist-Artikel leitet Sie Schritt für Schritt zum erfolgreichen Medienevent. Wenn Sie sich beim Pressekonferenz-Organisieren lieber tatkräftig unterstützen lassen wollen, stellen wir Ihnen gerne PR-Profis in Ihrer Nähe vor.

Schritt für Schritt zur Pressekonferenz

Definieren Sie Ihre Botschaften

Der erste Schritt beim Pressekonferenz-Organisieren besteht darin, die Botschaft festzulegen, die Sie vermitteln wollen. Je nachdem, ob Sie durch die Pressekonferenz den Start eines neuen Produkts vermitteln, auf negative Kritik eingehen oder eine neue Kampagne vorstellen wollen: Die Kernbotschaft ergibt sich in der Regel aus dem Anlass. Ihre Botschaft sollte nicht mehr als 3-5 Punkte umfassen, damit sie effektiv an die Presse vermittelt werden kann.

Den Termin festlegen

Am besten wählen Sie einen Termin für Ihre Pressekonferenz, der nicht mit anderen relevanten Events kollidiert. Die besten Wochentage für ein Medienevent sind Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Am Montag muss in den Redaktionen abgearbeitet werden, was sich über das Wochenende angesammelt hat. Der Freitag ist wenig geeignet, wenn Sie sich durch Ihre Pressekonferenz Coverage in der Printpresse erwarten, da Ihnen der Redaktionsschluss für die Wochenendausgabe in die Quere kommen könnte.

Die ideale Uhrzeit für Ihre Pressekonferenz ist der Vormittag oder der frühe Nachmittag. Wenn Ihre Veranstaltung gegen 10.00 oder 11.00 Uhr beginnt, haben Journalisten in Anschluss noch ausreichend Zeit, Ihre Pressekonferenz vor Redaktionsschluss in einen Beitrag oder Artikel zu verarbeiten.

Den Veranstaltungsort finden

Bei der Wahl des Veranstaltungsorts gibt es einiges zu beachten. Er sollte nicht zu weit weg von den Redaktionen relevanter Medien sein, um den Journalisten die Anfahrt zu erleichtern. Im Idealfall sollte der Ort über einen Parkplatz verfügen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie TV-Journalisten einladen, die mit Kameraequipment anreisen.

Sollten Sie eine Pressekonferenz im Freien organisieren wollen, gehen Sie sicher, dass der Umgebungslärm nicht zu laut ist. Wenn Sie zum Beispiel Journalisten zu einer Grundsteinlegung einladen, um Ihr neues Bauprojekt vorstellen, sollten Sie den Bauarbeitern Bescheid geben, damit diese nicht zum falschen Zeitpunkt mit Bohrungsarbeiten loslegen.

Redner auswählen

Nicht jeder aus Ihrem Unternehmen kann und soll bei einer Pressekonferenz zu Wort kommen. Redner sollten jene Mitarbeiter sein, die tatsächlich Experten auf dem besprochenen Gebiet sind und/oder über viel Entscheidungsbefugnis verfügen.

Zusätzlich können Sie Menschen zu Wort kommen lassen, die vom Thema Ihrer Pressekonferenz betroffen sind. Das können Personen sein, die von einem Problem negativ betroffen sind und denen Ihre Initiative helfen wird.

Beim Pressekonferenz-Planen müssen Sie aber unbedingt Zeit dafür einplanen, Ihre Redner ausreichend zu briefen. Alle, die das Wort ergreifen, sollten nicht nur mit dem Thema, sondern auch mit Ihrer Kernbotschaft komplett vertraut sein. Weiß ein Redner keine Antwort auf die Frage eines Journalisten, kann das der Glaubwürdigkeit und dem Markenimage Ihres Unternehmens schaden.

Neben den Rechnern brauchen Sie auch einen Moderator, der die Redner zu Beginn der Pressekonferenz kurz vorstellt und dann die Fragen der Journalisten entgegennimmt. Sollten Sie und Ihre Mitarbeiter zum ersten Mal eine Pressekonferenz organisieren, lohnt es sich, eine Generalprobe abzuhalten, bei der Sie die gesamte Veranstaltung einmal von Anfang bis Ende durchspielen. In diesem Probelauf sollten Sie die Redner auch mit kritischen Fragen konfrontiert werden, die möglicherweise von Journalisten gestellt werden könnten.

Medienvertreter einladen

Sollten Sie bereits eine Datenbank mit PR-Kontakten haben, können Sie sich einfach an die Journalisten in Ihrer Datenbank wenden und sie zu Ihrer Pressekonferenz einladen. Sollten Sie noch keine Datenbank haben, ist es jetzt an der Zeit, eine Liste aller relevanten Vertretern von Zeitungen, Online-Portalen, TV- und Radiosendern, Nachrichtenagenturen, etc. anzulegen.

Einige Tage vor der Pressekonferenz sollten Sie eine Pressemitteilung verschicken, in der Sie Ihr Event ankündigen und durch die Sie Medienvertreter einladen. In der Einladung können Sie darum bitten, dass Journalisten sich für Ihr Event registrieren. So können Sie sich einen Überblick verschaffen, wie viele Teilnehmer Sie erwarten können und beispielsweise sicher stellen, dass Sie für jeden Gast eine Pressemappe haben werden.

Bei jenen Journalisten, die sich nicht für Ihre Pressekonferenz anmelden, können Sie einige Tage später telefonischer oder per E-Mail nachhaken. Vermeiden Sie allerdings, allzu aufdringlich zu sein oder Absagen persönlich zu nehmen.

Pressemappe vorbereiten

Pressemappe sind für Journalisten bestimmt, die an Ihrer Pressekonferenz teilnehmen. Pressemappen können für Medienvertreter sehr hilfreich sein, allerdings sind sie auch sehr teuer. Wenn Pressemappen also nicht in Ihr Budget passen, überspringen Sie diesen Punkt einfach. Falls Sie sich doch für Pressemappen entscheiden, sollten sie diese Informationen enthalten:

  • Die Namen und Funktionen aller Redner
  • Eine Pressemitteilung, welche Ihre Kernbotschaft widerspiegelt, die Sie bei der Pressekonferenz vermitteln wollen
  • Relevante Informationen und Daten zum besprochenen Thema wie zum Beispiel Statistiken oder eine Timeline
  • Pressekontakt für weitere Informationen und Fragen

Den Konferenzraum vorbereiten

Der letzte Schritt beim Pressekonferenz-Organisieren ist die unmittelbare Vorbereitung des Veranstaltungsorts. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollten Sie die folgenden Punkte überprüfen:

  • Überprüfen Sie, ob Strom, Licht und Mikros funktionieren
  • Richten Sie einen Tisch für die Redner her
  • Jeder Redner sollte Notizblock und Stift zur Verfügung haben
  • Stellen Sie genügend Stühle für alle Gäste auf
  • Lassen Sie genügend Platz für Kameras und anderes Equipment
  • Je nach Budget können Sie auch Getränke oder Snacks anbieten

Checkliste für den Ablauf der Pressekonferenz

Hier eine kleine Stütze mit den wichtigsten Eckpunkten, damit Sie während des Events nicht den Überblick verlieren:

  • Begrüßen Sie die Medienvertreter
  • Verteilen Sie die Pressemappen, falls Sie welche vorbereitet haben
  • Begleiten Sie die Redner zu Ihren Plätzen
  • Beginnen Sie die Pressekonferenz pünktlich
  • Zeichnen Sie die Pressekonferenz für Ihre eigene Dokumentation mit einem Diktiergerät oder einem Smartphone auf
  • Der Moderator begrüßt zuerst die anwesenden Journalisten und stellt dann die Redner kurz vor
  • Jeder Redner hat 3-5 Minuten Zeit, um seine Botschaft vorzustellen
  • Nach den Statements beginnt der Moderator Fragen der Journalisten entgegenzunehmen, die von den Rednern beantwortet werden
  • Nach der letzten Frage oder am Ende der von Ihnen anberaumten Zeit beendet der Moderator die Pressekonferenz, Pressekonferenzen dauern selten länger als 45 Minuten
  • Im Anschluss an den formellen Teil werden sich vermutlich einige Medienvertreter an die Redner wenden, um weitere Informationen zu erhalten oder Missverständnisse zu klären

Nach Abschluss der Pressekonferenz lohnt es sich, den Kontakt zu den anwesenden Medienvertretern aufrechtzuerhalten. So werden Journalisten in Zukunft auch auf Sie zukommen, wenn sie auf der Suche auch Informationen sind.