Wie Sie die perfekte Pressemitteilung schreiben

Aktualisiert am 13. Oktober 2026 von Nicolas Finet, CEO von Sortlist.

Neu hinzugekommen sind aktuelle Anforderungen an KI-lesbare Presseinformationen, belastbare Kennzahlen, eine Aufbau-Checkliste und Antworten auf häufige Praxisfragen.

Pressemitteilungen schreiben: Was 2026 zählt

Eine Pressemitteilung informiert Journalisten über eine konkrete Neuigkeit, etwa eine Produkteinführung, Veranstaltung oder Standorteröffnung. Entscheidend ist nicht, dass Ihr Unternehmen etwas mitteilen möchte, sondern dass die Information für das Publikum des ausgewählten Mediums relevant ist. Auch Für-Gründer.de nennt in seiner Aktualisierung vom 3. Dezember 2025 Produktneuheiten, Veranstaltungsankündigungen und Neueröffnungen als typische Anlässe.

Seit der Erstveröffentlichung dieses Artikels ist eine zweite Zielgruppe wichtiger geworden: Such- und KI-Systeme verarbeiten öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen. Public Affairs argumentiert in der Aktualisierung vom 5. Dezember 2025, dass kontinuierliche, klar formulierte Presseinformationen zusätzliche Signale für die korrekte Einordnung eines Unternehmens liefern können. Das ersetzt keinen Nachrichtenwert, erhöht aber den Nutzen einer sauber gepflegten Online-Pressehistorie.

Der optimale Aufbau im Überblick

Baustein	Aufgabe	Was hineingehört	Häufiger Fehler
Überschrift	Nachricht sofort erkennbar machen	Unternehmen oder Thema plus konkrete Neuigkeit	Werbeslogan ohne Informationswert
Vorspann	Den Kern zusammenfassen	Wer, was, wann, wo, wie, warum und woher	Chronologischer Einstieg mit Nebensachen
Haupttext	Kontext und Belege liefern	Zahlen, Hintergründe, Auswirkungen und Quellen	Unbelegte Superlative oder Fachjargon
Zitat und Medienmaterial	Einordnung und verwertbare Inhalte anbieten	Konkretes Expertenzitat sowie Links zu Bildern mit Nutzungsangaben	Austauschbares Lob oder große Dateianhänge
Boilerplate und Kontakt	Unternehmen und Ansprechpartner identifizieren	Kurzprofil, Name, Funktion, direkte Telefonnummer und E-Mail-Adresse	Allgemeines Postfach ohne erreichbare Kontaktperson

Vier belastbare Kennzahlen für Ihre Planung

• Maximal zwei DIN-A4-Seiten: Diesen Umfang empfiehlt Cision in seinem Beitrag vom 15. November 2024.
• 63 %: So viele der 2024 von Cision befragten Journalisten wollten Unternehmensinformationen in Form von Pressemitteilungen erhalten.
• Mehr als 74 %: Dieser Anteil der Befragten bewertete Pressemitteilungen als besonders nützlich für die Erstellung von Inhalten.
• 7 W-Fragen: Wer, wo, was, wann, wie, warum und woher bilden laut Cision die redaktionelle Prüfliste für den Vorspann.

Die Prozentwerte beschreiben die jeweilige Cision-Befragung von 2024 und lassen sich nicht automatisch auf jede Redaktion übertragen. Sie zeigen jedoch, dass die Pressemitteilung weiterhin ein verwendetes Arbeitsformat ist.

Format und Versand: möglichst wenig Zusatzarbeit für Redaktionen

Stellen Sie den Text direkt in der E-Mail oder als bearbeitbare Text- beziehungsweise Worddatei bereit. Cision rät von einem ausschließlich angebotenen PDF ab, weil daraus Inhalte umständlicher weiterverarbeitet werden können. Bildmaterial gehört in eine übersichtliche digitale Pressemappe: Verlinken Sie druckfähige Dateien und ergänzen Sie Motivbeschreibung, Urheber, Bildnachweis und erlaubte Nutzung.

Versenden Sie die Meldung nur an Kontakte, deren Ressort und Leserschaft zum Thema passen. Für erklärungsbedürftige oder lokale Neuigkeiten kann eine Pressekonferenz sinnvoller sein; bei kritischen Ereignissen sollte die Meldung Teil einer abgestimmten Krisenkommunikation sein.

Praxisstimme: Nachrichtenwert schlägt Reichweitenversprechen

Public Affairs berichtet in einer eigenen Fallstudie von 21 Medienveröffentlichungen und einer angegebenen Reichweite von 304,6 Millionen Lesern innerhalb weniger Wochen. Auslöser war kein allgemeiner Unternehmenstext, sondern eine schnelle Experteneinschätzung zu einem bereits aktuellen Reisethema.

Fallstudie von Public Affairs, veröffentlicht im Beitrag „Die perfekte Pressemitteilung schreiben“, aktualisiert am 5. Dezember 2025

Das Beispiel ist ein Einzelfall und keine Ergebnisgarantie. Übertragbar ist das Prinzip: Verbinden Sie nachweisbare Fachkenntnis mit einem aktuellen Problem, statt eine Meldung um interne Unternehmensinteressen herum aufzubauen.

Redaktionscheck vor dem Versand

1. Nachrichtenwert: Würde die Meldung auch ohne Firmenlogo für die Zielgruppe relevant bleiben?
2. Fakten: Sind Namen, Daten, Orte, Zahlen, Quellen und Schreibweisen überprüft?
3. Struktur: Steht die wichtigste Aussage im Titel und im ersten Absatz?
4. Sprache: Sind Superlative, Floskeln, Passivkonstruktionen und interner Fachjargon entfernt?
5. Zitat: Liefert es eine konkrete Einordnung, Entscheidung oder Folge statt bloßes Eigenlob?
6. Material: Funktionieren alle Links, und sind Nutzungsrechte sowie Bildnachweise angegeben?
7. Kontakt: Ist eine namentlich genannte Person am Versandtag direkt erreichbar?
8. Konsistenz: Stimmen Firmenname, Kurzprofil und Kernaussagen mit Ihrer übrigen Unternehmenskommunikation überein?

Benötigen Sie Unterstützung bei Text, Verteiler oder Medienansprache, können Sie Ihr PR-Projekt auf Sortlist beschreiben.

Häufige Fragen zu Pressemitteilungen

Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?

Als Obergrenze empfiehlt Cision zwei DIN-A4-Seiten. Kürzer ist sinnvoll, wenn alle entscheidenden Fakten, Quellen und Kontaktdaten enthalten sind.

Welche Informationen gehören in den ersten Absatz?

Der Vorspann sollte möglichst viele der sieben W-Fragen beantworten: Wer, wo, was, wann, wie, warum und woher. Details und Hintergründe folgen anschließend nach abnehmender Wichtigkeit.

Sollte die Pressemitteilung als PDF verschickt werden?

Nicht ausschließlich. Stellen Sie einen kopierbaren Text oder ein bearbeitbares Wordformat bereit; ein gestaltetes PDF kann höchstens als ergänzende Ansicht dienen.

Darf KI eine Pressemitteilung schreiben?

Ein KI-Werkzeug kann Gliederungen oder Formulierungsvarianten vorbereiten. Faktenprüfung, Nachrichtenwert, Freigaben, Quellenkontrolle und die Verantwortung für veröffentlichte Aussagen müssen jedoch bei qualifizierten Personen bleiben.

Wann ist eine Meldung keine Pressemitteilung wert?

Wenn sie weder eine überprüfbare Neuigkeit noch einen erkennbaren Nutzen für die Zielgruppe des Mediums enthält. Eine interne Erfolgsmeldung ohne Auswirkungen, Daten oder neuen Kontext eignet sich in der Regel besser für eigene Kanäle.

Wie lässt sich der Erfolg messen?

Dokumentieren Sie Zustellungen, qualifizierte Rückfragen, Veröffentlichungen, verlinkende Beiträge und deren thematische Passung. Reichweite allein zeigt nicht, ob die gewünschten Zielgruppen erreicht oder die Kernaussagen korrekt übernommen wurden.

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Bringt Ihr Unternehmen ein neues Produkt auf den Markt? Veranstalten Sie ein Event, das die Aufmerksamkeit der Presse verdient? Oder sind Sie wegen einem Missverständnis ungewollt in den Schlagzeilen gelandet? In allen Fällen werden Sie um eine Pressemitteilung nicht herum kommen.

Die besten Pressemitteilungen sind kurz, knackig und pointiert. Deshalb sollte es auch nicht all zu lange dauern, eine gute Pressemeldung zu verfassen.

Was ist eine Pressemitteilung und was bringt sie?

Zuerst noch kurz zu den Basics: Eine Pressemitteilung ist ein Schriftstück, das ein Unternehmen an Journalisten schickt, um Informationen über relevante Neuigkeiten zu kommunizieren. Die Idee dahinter ist, dass Journalisten (positiv) über Ihr Unternehmen berichten und so Sichtbarkeit für Ihre Marken und Produkte erzeugt wird.

Manche Medien, wie öffentlich-rechtliche TV-Sender oder renommierte Tageszeitungen, haben mitunter Reichweiten, die in die Millionen gehen. Daher können Journalisten wichtige Kommunikationsmultiplikatoren für Ihre Markenbotschaft sein.

Neben der Sichtbarkeit ist auch die Glaubwürdigkeit, die eine Meldung in einem etablierten Blatt bringt, nicht außer acht zu lassen. Sie kann tatsächlich die Wahrnehmung eines Unternehmens oder einer Marke in den Augen der Kunden stark beeinflussen.

Wenn Sie regelmäßig Pressemitteilungen schreiben oder mit Präsenz in der Presse gezielt Ihre Markenbekanntheit steigern wollen, kann die Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur schnell zum gewünschten Ergebnis führen.

Inhalt und Aufbau einer Pressemitteilung

Der Text einer Pressemitteilung ist dem eines Nachrichtenartikels sehr ähnlich. Im Idealfall werden Sie auch Teile Ihrer Pressemeldung im Wortlaut in einer Zeitung oder auf einer Website wiederfinden.

Inhalt

Wie auch Journalisten muss ihr Text die klassischen „W-Fragen“ – wer, wie, was, wann, wo – beantworten. Mehrwert schaffen Sie, indem Sie auch auf das „Wie“ und das „Warum“ eingehen. Wenn Sie zum „Warum“ kommen, schreiben Sie nicht nur darüber, warum es Ihrem Unternehmen wichtig ist, die Neuigkeit zu kommunizieren. Machen Sie deutlich, warum Journalisten sich dem Thema annehmen sollten.

Neben den W-Fragen müssen Sie das Datum der Veröffentlichung der Pressemitteilung erwähnen, sowie den Pressekontakt, also Ansprechpartner (am besten mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Links zu Website und Social Media-Profilen. Gegebenenfalls können Sie auch eine Sperrfrist angeben, wenn Sie wollen, dass erst ab einem bestimmten Zeitpunkt über Ihre Neuigkeiten berichtet wird.

Inhaltlich sollte eine Pressemitteilung alle relevanten Informationen enthalten, die Sie kommunizieren wollen.

Aufbau und Länge

Auch die Struktur einer Pressemitteilung orientiert sich am Aufbau journalistischer Texte. Geben Sie Ihrer Pressemitteilung immer eine Überschrift, welche sich auch im Betreff der E-Mail wiederfinden kann, als die Sie die Meldung verschicken werden.

Nach der Überschrift kommt ein kurzer „Teaser-Text“, der die wichtigsten Informationen in zwei Sätzen zusammen fassen und idealerweise dazu anregt, weiter zu lesen. Danach kommt der Fließtext.

Am besten beginnen sie immer mit dem Kerninhalt Ihrer Botschaft. Bringen Sie so gut wie möglich auf den Punkt, was genau an Ihrem Thema neu, besonders oder außergewöhnlich ist. Das hilft Journalisten schnell zu begreifen, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht und animiert zum Weiterlesen Ihrer Texte.

Nach der „News“ kommt der Kontext, in dem Sie ein neues Produkt entwickeln haben oder ein Event veranstalten. Zu guter Letzt können Sie ein oder zwei Absätze mit Informationen über Ihr Unternehmen verfassen.

Eine gute Pressemitteilung sollte nicht länger als 400 Wörter sein. Wenn Sie eine kompakte Pressemitteilung schreiben, können Sie diese aber zu ausführlicheren Berichten verlinken oder mit der E-Mail mitschicken.

5 Tipps für die perfekte Pressemitteilung

Hier haben wir 5 Tipps für Sie zusammen gefasst, die das Schreiben und Publizieren einer Pressemitteilung leichter machen:

Tipp 1: Überlegen sie sich gut, worüber Sie schreiben

Bevor Sie anfangen zu schreiben, machen Sie sich zuerst darüber Gedanken, was Ihre Neuigkeit ausmacht. Wenn Sie dann die Pressemitteilung schreiben, wird es Ihnen leichter fallen, möglichst prägnant zu schreiben.

Tipp 2: Machen Sie’s einfach

Neben der gesamten Pressemitteilung sollte auch jeder einzelne Satz möglichst kurz und knackig sein. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie Firmen-interne Ausdrücke. Das hilft Journalisten unter Zeitdruck schneller das Wesentliche zu erkennen und steigert Ihre Chancen, dass Medien tatsächlich Ihr Thema aufgreifen.

Tipp 3: Wer, wie, wann, wo?

Diese Fragen sollte nicht nur Ihr Text abdecken, Sie sollten auch abklären, wer, wie, wann und wo Ihre Pressemitteilungen veröffentlicht werden. Verschicken Sie sie nur als E-Mail oder publizieren Sie sie auch auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen? Ist der Ansprechpartner auch verantwortlich für die Veröffentlichung oder nicht?

Tipp 4: Presseverteiler

Sollten Sie nicht nur ab und zu eine Pressemitteilung schreiben, sondern regelmäßig welche verfassen, könnte es sich lohnen einen Presseverteiler anzulegen. Das ist eine Datenbank mit den Kontaktdaten all ihrer relevanten Pressekontakte.

Tipp 5: Holen Sie sich Hilfe

Wenn Ihnen das Schreiben für ein großes Publikum Sorgen bereitet, können Sie im Internet zahlreiche Beispiele, Vorlagen und Muster für Pressemitteilungen zum Download finden. Eine andere Lösung ist es, mit einer Top PR-Agentur in München zusammen zu arbeiten.

Zusammenfassung

Die Pressemitteilung ist der ideale Weg, um die Kontrolle darüber zu haben, wer wann und wie über Ihre Marke berichtet. Auf diese Weise steigern Sie nicht nur Glaubwürdigkeit und Reichweite Ihres Unternehmens, sondern können auch noch Ihr Image positiv beeinflussen.

Wenn Sie mehr über Öffentlichkeitsarbeit erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unseren vollständigen Leitfaden über Public Relations zu lesen.