Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Letzte Aktualisierung am 17 Januar 2023 um 09:54 am
3,00/5Schlank, iterativ, flexibel – und genau deswegen so beliebt! Agiles Projektmanagement ist mittlerweile nicht nur in der Softwareentwicklung eine gern gesehen Projektmanagementmethodik, um gemeinsam mit einem Team an einem Projekt zu arbeiten.
Deswegen schauen wir uns in diesem Artikel einmal genauer an, welche Methoden Unternehmen bei ihren Software-Projekten einsetzen und was die Prinzipien und das Konzept des agilen Projektmanagements sind.
Die Definition: Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist der Sammelbegriff für Projektmanagementmethoden in der Softwareentwicklung, die darauf abzielen, das Beste aus Menschen und Unternehmen herauszuholen. Es konzentriert sich darauf, funktionierende Software in unterschiedlichen Iterationen zu liefern, und basiert auf selbstorganisierten Teams, die während des Projektlebenszyklus jederzeit Änderungen vornehmen können.
Dieser Ansatz hilft Teams dabei, mehrere Prozesse gleichzeitig mit minimaler Aufsicht zu verwalten und dabei die Ziele jedes Projekts im Auge zu behalten. Somit ist das agile Management der Projekte insbesondere für ein kleines Projektteam von Vorteil, da die Themen schneller und effektiver bearbeitet werden können – ganz ohne bürokratisches Chaos!
Unterschiede zu klassischem Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist per Definition ein iterativer und schrittweiser Prozess. Er beinhaltet einen kontinuierlichen Zyklus aus Planung, Umsetzung, Prüfung und Feedback. Der agile Prozess beginnt mit einem Gesamtüberblick über das, was getan werden muss, und unterteilt dann diese Anforderungen in kleinere Abschnitte oder Iterationen, die in relativ kurzen Zeiträumen abgeschlossen werden können.
Im Gegensatz zu traditionellen Ansätzen, bei denen jede Phase ein eigenes Start- und Enddatum hat, geschieht bei den agilen Methoden alles gleichzeitig: Die Gruppe arbeitet so lange an einem Thema, wie es sinnvoll ist, bevor sie zu einer anderen Aufgabe übergeht. Dabei gibt es keine zeitlichen Beschränkungen.
Diese Vorgehensweisen ermöglichen dem Team, stets den Blick auf die Qualität der Ergebnisse zu haben und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Gleichzeitig wird so eine gewisse Dynamik innerhalb des Projekts garantiert, was nicht nur die Stimmung innerhalb des Teams positiv beeinflussen, sondern auch die Komplexität der Prozesse minimieren kann.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Wie eingangs bereits beschrieben, ist agiles Projektmanagement ein flexibler Ansatz für das Projektmanagement, der Sie dazu ermutigt, nur das Nötigste zu planen und Ihre Pläne im Laufe des Projekts anzupassen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und häufigen Feedbackschleifen während des gesamten Prozesses. Das bedeutet, dass agile Projekte oft iterativ, inkrementell, adaptiv und kollaborativ angelegt sind.
Dabei gibt es verschiedene Methoden, Anforderungen und Prinzipien, die vor allem bei der Softwareentwicklung häufig Verwendung finden – allen voran Kanban, Scrum und Design Thinking.
Kanban
Kanban ist eine visuelle Methode zur Arbeitsverwaltung. Sie hilft Teams, den Status ihrer Arbeit zu verstehen und zu erkennen, an welchen Aufgaben sie als nächstes arbeiten sollten.
Ein Kanban-Board wird zur Verwaltung der laufenden Arbeit verwendet und zeigt an, welche Aufgaben von welchen Teammitgliedern bearbeitet werden. Auf diese Art kann jeder den Status der aktuellen Arbeitsbelastung nachvollziehen und sehen, wie gut das Team mit der Nachfrage nach neuen Funktionen oder Korrekturen Schritt hält.
Jede Spalte steht dabei für eine Phase in Ihrem Prozess: von der Ideenfindung über die Entwicklung und das Testen bis hin zum Einsatz in der Produktion.
Scrum
Scrum ist eine teambasierte Methode zur Verwaltung komplexer Projekte, die in kurzer Zeit, mit minimalen Ressourcen und wechselnden Anforderungen abgeschlossen werden müssen. Scrum organisiert Teams um kleine, iterative Aufgaben, die in einem einzigen Sprint (einem festgelegten Zeitraum) abgeschlossen werden können.
Jeder Sprint im Scrum-Team führt zu einem inkrementell realisierbaren Produkt – einem Produkt, das die Kunden überprüfen, dazu Feedback geben und möglicherweise annehmen oder ablehnen können.
Scrum schreibt nicht vor, wie dies zu tun ist; es definiert nur, was geschehen muss. Das Scrum-Team entscheidet durch eigenes Experimentieren und Lernen während der einzelnen Sprints, wie es diese Ziele am besten erreichen kann.
Design Thinking
Design Thinking ist ein auf den Menschen bezogener Innovationsansatz, der Ihnen hilft, Probleme zu lösen und Ihre Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Design Thinking ist ein iterativer Prozess, bei dem Sie im Laufe der Zeit Ideen entwickeln, testen und verfeinern.
Es geht nicht nur darum, physische Produkte zu entwerfen. Design Thinking kann bei jeder Art von Projekt oder Situation eingesetzt werden – bei einer Geschäftsstrategie, einer Marketingkampagne oder einer IT-Entwicklung.
Designer nutzen ihre Kreativität, um neue Lösungen für unerfüllte Bedürfnisse oder Möglichkeiten zu finden, indem sie Ideen aus verschiedenen Disziplinen zu etwas Neuem kombinieren, das besser funktioniert als das Bestehende – der „Design“-Teil des Design Thinking.
Welche Vorteile hat agiles Projektmanagement?
Mehr Flexibilität
Agiles Projektmanagement ist flexibel und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich schnell und einfach an Veränderungen anzupassen.
Die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, ist besonders bei agilen Projekten wichtig, da eine ständige Kommunikation mit Ihren Auftraggebern oder Kunden erforderlich ist.
Das ist auch deshalb von Vorteil, weil Sie so Chancen nutzen können, die sich im Laufe des Projektlebenszyklus unerwartet ergeben, zum Beispiel die Entwicklung eine neue Technologie oder ein neuer Markttrend.
Schnelle Ergebnisse
Weil agile Methoden so anpassungsfähig sind, können sie auch schneller vorankommen als andere Ansätze im Management von Projekten.
Prozesse, die Monate oder Jahre dauern, haben in der Regel keine Chance, mit agilen Projekten zu konkurrieren, die innerhalb von Wochen oder Monaten abgeschlossen werden können.
Mehr Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
Ein weiterer Grund für den Erfolg agiler Projekte ist, dass sie sich auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden konzentrieren und nicht strikt nach bestimmten festgelegten Rahmenbedingungen und Prozessen vorgehen, ohne dabei die Qualitätskontrolle während der Ausführung zu vernachlässigen.
Dies wirkt sich auch positiv auf den Product Owner und das gesamte Projektteam aus, da durch diese Arbeitsweise der Product Backlog und der gesamte Umfang der Arbeit im Grunde minimiert wird.
Welche Nachteile gibt es?
Zu viel Flexibilität
Agiles Projektmanagement ist eine großartige Methode, um Dinge zu erledigen, aber es ist nicht perfekt. Sie könnten feststellen, dass die Konzentration auf kurzfristige Ziele zu häufigen Änderungen der Prioritäten und unerwarteten Problemen führen kann, die schwer vorherzusehen sind.
Ihr Team braucht die nötigen Skills
Es ist auch wichtig zu überlegen, ob Ihr Team über die für das agile Projektmanagement erforderlichen Fähigkeiten verfügt, bevor Sie es einsetzen.
Wenn dies nicht der Fall ist, können die Schulungskosten eines Seminars zur Ausbildung zum Scrum Master hoch sein und die Skalierung Ihres Unternehmens könnte sich aufgrund der fehlenden Kenntnisse schwierig gestalten. An dieser Stelle könnten Sie eine erfahrene Projektmanagement-Agentur hinzuziehen.
Wie und wann setze ich agiles Projektmanagement ein?
Für ein Projekt mit einem kurzen Zeitrahmen
Agiles Projektmanagement ist am besten für Projekte mit einem kurzen Zeitrahmen geeignet. Es ist zwar möglich, diesen Ansatz auf langfristige Aufgaben anzuwenden, aber der Vorteil eines agilen Ansatzes wird weniger deutlich, wenn das Projekt an Umfang oder Dauer zunimmt.
Für ein Projekt mit vielen kleinen Sprints
Sie können agiles Management für Projekte verwenden, die in kleine, überschaubare Teile und Anforderungen zerlegt werden können. Das bedeutet, dass Sie nicht ein großes Team von Mitarbeitern haben, das über einen längeren Zeitraum an einem einzigen Projekt arbeitet, sondern nur ein paar Leute, die in kleinen Sprints arbeiten und dann ihre Arbeit an die nächste Person in ihrem Team weitergeben.
Für ein Projekt mit wenig Informationen
Agile Methoden sind auch dann am besten geeignet, wenn zu Beginn des Projekts nicht genügend Fakten oder Informationen zur Verfügung stehen. Das Team kann dadurch trotzdem schnell reagieren und Ideen so lange wiederholen, bis sie Antworten auf die offenen Fragen erhalten.
Welche Tools gibt es?
Um Ihr Projekt zu verwalten, gibt es viele Tools. Zu den beliebtesten Optionen gehören Trello, Jira und Smartsheet, aber auch factro, Basecamp oder Sprintground bieten viele Möglichkeiten für die Planung und den Ablauf von agilen Methoden im Projektmanagement.
Trello
Trello ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools für agiles Projektmanagement. Es ist kostenlos, einfach zu bedienen und hat mobile Apps, mit denen Sie von überall auf Ihre Arbeit zugreifen können.
Mit Trello können Sie Aufgaben organisieren, indem Sie sie auf einer Tafel von links nach rechts oder von oben nach unten in der Reihenfolge ihrer Priorität verschieben, so dass Sie den Überblick darüber behalten, was wann erledigt werden muss.
Sie können auch Beschriftungen hinzufügen und Aufgaben nach Bedarf farblich kennzeichnen, damit sie bei der Durchsicht Ihrer Boards leichter zu erkennen sind.
factro
Factro ist ein kollaboratives Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit und Projekte zu visualisieren. Bei der Verwendung für das agile Projektmanagement bietet factro einen visuellen Überblick über die Arbeitsprozesse mit leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken.
Ein Team oder Product Owner kann factro auch verwenden, um Ergebnisse bei einzelnen Aufgaben detailliert zu verfolgen und sich einen Überblick über den Gesamtfortschritt zu verschaffen.
Jira
Jira ist ein agiles Projektmanagement-Tool, das Teams bei der Organisation ihrer Arbeitsabläufe und der Verwaltung ihrer Aufgaben unterstützt. Die Software ermöglicht es Benutzern, verschiedene Projekte zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, sie nach Prioritäten zu ordnen und Fristen für jede Aufgabe festzulegen.
Außerdem verfügt es über ein robustes Berichtssystem, das zeigt, wie viel Zeit für jede Aufgabe während des gesamten Projektlebenszyklus aufgewendet wurde.
Basecamp
Basecamp ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool. Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Sie ist in verschiedene Bereiche unterteilt, wie Projekte, Posteingang und Aufgaben.
Außerdem können Sie Dateien in die Projektordner ziehen und dort ablegen, wenn Sie sie hochladen möchten, damit andere später darauf zugreifen können.
Smartsheet
Smartsheet ist eine cloudbasierte Plattform, mit der Sie Excel-Tabellen erstellen, verwalten und gemeinsam nutzen können. Zu den Funktionen gehören Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenspeicherung, Tools für die Zusammenarbeit und mehr.
Sprintground
Sprintground ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie die Sprints Ihrer Teams planen, erstellen und und Feedback einholen können.
Die Benutzeroberfläche der Software macht es selbst für einen unerfahrenen Product Owner leicht, innerhalb weniger Minuten mit der Verwaltung von Arbeitsabläufen zu beginnen.
Fazit
Für Unternehmen, die ihre Prozesse verbessern möchten, sind agile Methoden eine großartige Option. Sie sind flexibel, die Prinzipien des agilen Projektmanagements sind für alle Beteiligten leicht zu verstehen und sie helfen Ihnen, Dinge schneller zu erledigen und so die Kosten für etwa die Softwareentwicklung niedrig zu halten.
Wenn Sie also schnelle Ergebnisse erzielen, die Steuerung des Projekts Ihren Mitarbeitern überlassen und trotzdem ein Umfeld des Feedback und der Kommunikation schaffen möchten, sind agile Projektmanagementmethoden der richtige Ansatz für Ihr Team.
