Wenn Sie schon einmal Projekte geleitet haben, an denen ein Arbeitsteam beteiligt war, können Sie nachvollziehen, wie kompliziert es ist, den Überblick über anstehende Aufgaben, die verantwortlichen Personen, Liefertermine und den Fortschritt im Allgemeinen zu behalten.

Vor allem, wenn Sie nicht über ein System verfügen, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen alles über das Erstellen eines Projektzeitplans beibringen.

Er ist ein unverzichtbares Instrument zur Organisation der Arbeit und ermöglicht es Ihnen, auf visuelle Weise zu verstehen, in welcher Phase Sie sich befinden, welche Aufgaben noch anstehen und woran jeder der beteiligten Personen arbeitet.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Projektzeitplan?

Wenn wir von einem Zeitplan sprechen, beziehen wir uns auf eine Ansicht, auf der die Gesamtdauer des Projekts festgelegt wird.

projektplan

Darin sind die auszuführenden Aufgaben mit ihren Anfangs- und Enddaten aufgeführt, und es wird angegeben, wer für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich ist und welche Ressourcen benötigt werden.

Dank der Technologie sind diese Diagramme heute digital. So können alle Beteiligten in Echtzeit zusammenarbeiten.

Sie können Aufgaben als Listen markieren, Änderungen oder Verzögerungen melden, die sich im Laufe der Zeit ergeben können, oder die Teilnahme anderer Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt anfordern.

All diese Informationen auf dem neuesten Stand und in visueller Form dienen Ihrem Team als Motivation, das endgültige Ziel innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu erreichen.

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Wie erstellt man einen Projektzeitplan?

Um einen Zeitplan der Aktivitäten zu erstellen, der den tatsächlichen Bedürfnissen des Projekts entspricht, das Sie durchführen wollen, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen.

Es ist wichtig zu beachten, dass dies für jede Art von Projekt gilt, unabhängig von der Branche, der Sie angehören, oder dem zu erreichenden Ziel:

1 – Definieren Sie die Ziele: Als erstes müssen Sie festlegen, was Sie mit diesem Projekt erreichen wollen. Wie soll das Endergebnis aussehen? Legen Sie dann die wichtigsten Meilensteine fest, die auf dem Weg dorthin erreicht werden sollen.

2 – Bestimmen Sie, wer beteiligt sein soll: Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die an dem Projekt arbeiten werden. Auch diejenigen, die nur gelegentlich mitarbeiten. Wir schlagen vor, jedem Namen eine kurze Beschreibung seiner Stärken und Fachgebiete beizufügen.

3 – Legen Sie den Endtermin fest: Jetzt müssen Sie den Endtermin des Projekts festlegen. Diese Information dient nicht nur dazu, die Deadlines für jede durchzuführende Aufgabe festzulegen, sondern auch als Motivation für das gesamte Team. Wir von Sortlist empfehlen Ihnen, dieses Datum mit einem gewissen Spielraum festzulegen. Das heißt, Sie sollten berücksichtigen, dass es unterwegs zu Verzögerungen kommen kann.

4- Erstellen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um alle Aufgaben aufzuschreiben, die erledigt werden müssen, um das Endziel des Projekts zu erreichen. Versuchen Sie, auch die einfachsten Aufgaben miteinzubeziehen.

5 – Zuweisung der Verantwortlichen: Jetzt ist es an der Zeit, die Mitglieder Ihres Teams festzulegen, die an den einzelnen Aufgaben beteiligt sein werden. Natürlich sollten Sie diese in den Prozess miteinbeziehen, denn Sie wollen keine Personen zuweisen, die nicht die Zeit oder die Fähigkeiten haben, diese Aufgaben zu übernehmen.

6 – Legen Sie die Deadlines für jede Aufgabe fest: Beginnen Sie mit dem endgültigen Abschlusstermin des Projekts und legen Sie die Tage fest, an denen jede der oben festgelegten Aufgaben begonnen und geliefert werden muss. Berücksichtigen Sie dabei die notwendige Ausführungszeit und lassen Sie einen Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse.

7 – Erstellen Sie den Projektzeitplan in dem von Ihnen gewählten Tool: Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und welche Termine einzuhalten sind, ist es wichtig, diesen Zeitplan in dem von Ihnen gewählten Projektmanagement-Tool zu erstellen. Im Folgenden erklären wir, wie Sie dies sowohl in Excel als auch in Word tun können.

Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans in Excel

Es gibt verschiedene Online-Tools, mit denen Sie einen Zeitplan für Ihr Projekt erstellen können. Wir bei Sortlist verstehen jedoch, dass es Situationen gibt, in denen Sie keinen Zugang zu solchen Systemen haben.

Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie es in Excel machen können. Wir werden Ihnen im Folgenden erklären, wie Sie ein Gantt-Diagramm (nach Henry L. Gantt) erstellen können.

Schritt 1 – Erstellen der Aktivitätstabelle

Erstellen Sie in einem Excel-Sheet eine Tabelle mit den folgenden Spalten:

  • Aktivitäten
  • Verantwortliche Person
  • Fortschritt
  • Startdatum
  • Dauer
  • Enddatum

Unter jeder dieser Spalten müssen Sie die entsprechenden Angaben machen, außer bei der Spalte „Dauer“.

Hier können Sie eine Formel verwenden, die automatisch die Zeit (Stunden, Tage, Wochen, Monate) berechnet, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Die zu verwendende Formel besteht darin, das Enddatum vom Startdatum zu subtrahieren. Wenn Sie zum Beispiel das Startdatum in Zelle A2 und das Enddatum in Zelle B2 eintragen, ist die Dauer = B2-A2.

Schritt 2 – Erstellen Sie das Gantt-Diagramm

Wählen Sie die Spalten aus, die der Aktivität, dem Startdatum und der Dauer entsprechen. Sie können die anderen Spalten ausblenden, aber nicht löschen.

Gehen Sie zum oberen Menü und suchen Sie die Option Einfügen. Klicken Sie auf das Symbol für das Balkendiagramm und wählen Sie die Option „Gestapelte Balken„.

diagramme excel

Dort werden Sie sehen, dass ein gestapeltes Balkendiagramm mit allen Aufgaben Ihres Projekts erscheint. In den nächsten Schritten werden wir an der Anpassung einiger Details arbeiten.

Schritt 3 – Anpassen des Diagramms

Doppelklicken Sie auf den Titel und legen Sie einen Titel fest, der zu dem betreffenden Projekt passt. In der rechten Spalte können Sie außerdem die Größe, die dekorativen Linien und mehr anpassen.

Wählen Sie nun die Option Diagrammelemente und stellen Sie sicher, dass die Legende nicht markiert ist.

Auf unseren Screenshots können Sie sehen, dass die Aufgaben von der letzten zur ersten erscheinen. Um sie in die richtige Reihenfolge zu bringen, müssen Sie auf die Liste der Aufgaben klicken, im rechten Menü unter Achse formatieren „Achsenoptionen“ wählen und dort, wo „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“ steht, ein Häkchen setzen.

Nun werden alle Aktivitäten in der entsprechenden Reihenfolge angezeigt.

Wählen Sie die Balken aus, die dem Startdatum entsprechen. In unserem Beispiel sind dies die orangenBalken.

Aktivieren Sie im Menü auf der rechten Seite die Option „keineFüllung„. Sie werden sehen, dass jetzt nur noch die grauen Balken angezeigt werden, die dem Fortschritt der einzelnen Aufgaben entsprechen.

Zum Schluss müssen Sie nur noch die Leerstellen beseitigen, indem Sie die Balken mit den Anfangsdaten löschen.

Gehen Sie dazu zurück zur Tabelle, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Datum, das Sie haben, wählen Sie die Option „Zellen formatieren“ und klicken Sie dann auf „Standard„. Schreiben Sie diese Zahl auf. In unserem Fall ist es die 44204.

Gehen Sie nun zu dem Diagramm, das Sie gerade erstellt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datumsleiste und wählen Sie „Achseformatieren„.

Gehen Sie im Menü auf der rechten Seite zu der Stelle, an der Minimum steht, und geben Sie dort die Zahl ein, die Sie gerade kopiert haben (in unserem Fall 44204).

Sie werden sehen, dass die Balken zurückgesetztwerden, um ab dem Projektstartdatum zu zählen. Auf diese Weise haben Sie ein Gantt-Diagramm oder einen Projektzeitplan in Excel erstellt.

Obwohl Microsoft Excel eine Reihe von Vorlagen für diese Art von visuellen Darstellungen anbietet, können Sie sie nach Belieben anpassen, wenn Sie sie selbst erstellen.

Um auf die Vorlagen zuzugreifen, brauchen Sie nur auf der Startseite in Excel „Neu“ zu wählen und „Gantt“ in die Vorlagen-Suchleiste einzugeben.

Sobald Sie die Option ausgewählt haben, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wird ein neues Sheet mit der fertigen Vorlage geöffnet. Sie müssen dann nur noch die Felder mit Ihren Projektinformationen ausfüllen.

Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans in Word

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Projektzeitplan zu erstellen, ist die Erstellung in Microsoft Word. Dazu empfehlen wir Ihnen die folgenden Schritte

Schritt 1 – Einfügen einer Tabelle

Sobald Sie ein leeres Blatt Papier geöffnet haben, müssen Sie es so anpassen, dass es im Querformat angezeigt wird. Klicken Sie dazu einfach auf die Option Layout im oberen Menü, gehen Sie zur Schaltfläche „Ausrichtung“ und wählen Sie dort das Querformat.

Nach diesem Schritt können Sie eine Tabelle einfügen.

Gehen Sie dazu auf die Option Einfügen im oberen Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle. Die Anzahl der Zeilen und Spalten hängt von der AnzahlderAufgaben und der Dauer des Projekts ab.

Als Referenz werden wir eine Tabelle mit 6 Zeilen und 10 Spalten erstellen. Das heißt, unser Projekt besteht aus 5 Aufgaben und eine Dauer von 8 Monaten.

Schritt 2 – Konfigurieren Sie die Tabelle

Nun müssen Sie damit beginnen, die Tabelle mit den Projektdaten zu füllen.

Wie Sie auf dem Bild unten sehen können, enthält die erste Zeile die Zeiträume des Projekts. Das erste Kästchen sollte den Namen „Aktivität“ oder „Aufgaben“ tragen und das zweite den Namen „Verantwortliche Person“, um die beteiligten Personen zu kennzeichnen.

In die erste Spalte wird die Liste der auszuführenden Aufgaben eingetragen.

Als Nächstes müssen Sie eine Farbpalette auswählen, wobei jeder Ton für eine andere Aufgabe steht. Die Idee ist, dass Sie mit der entsprechenden Farbe die Zeitspanne ausfüllen, die jede Aktivität dauern wird.

Die Erstellung eines Gantt-Diagramms in Word hat ihre Nachteile: Sie können damit weder die Entwicklung der einzelnen Aktivitäten noch den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten verfolgen, und es zeigt auch nicht die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben an.

Aber es ist eine einfache Möglichkeit, sich ein klares Bild davon zu machen, was alles geschehen muss, welche Fristen einzuhalten sind, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.

Warum einen Projektzeitplan verwenden?

Bis jetzt haben wir Ihnen erklärt, was ein Projektzeitplan ist und wie Sie ihn mit zwei der gängigsten Arbeitsinstrumente erstellen können.

Es bleibt uns nur noch, Sie davon zu überzeugen, dass Sie kein weiteres Projekt mehr ohne ein Dashboard, wie wir es Ihnen gezeigt haben, durchführen sollten.

Ein Projektzeitplan ist ein hervorragendes Werkzeug, mit dem Sie in Echtzeit wissen, welche Aufgaben sich aus welchen Gründen verzögern, so dass Sie als Projektleiter rechtzeitig eingreifen und die erforderliche Unterstützung und Ressourcen bereitstellen können.

Andererseits hilft es Ihnen, das Projekt und seine Beteiligten zu überwachen. Durch ein aktualisiertes Dashboard können Sie sehen, wer im Team arbeitet, welche Aufgaben aktuell sind und welche noch nicht begonnen wurden.

Anhand dieser Informationen können Sie rechtzeitig erkennen, welche Verzögerungen auftreten, so dass Sie auf die Beteiligten zugehen und die Gründe dafür überprüfen können.

Wie bereits erwähnt, sollte dieses Dashboard dem gesamten Arbeitsteam zur Verfügung stehen. Auf diese Weise gibt es keine Ausreden von Leuten, die nicht wussten, dass sie die eine oder andere Aufgabe erfüllen sollten.

Schließlich müssen wir betonen, dass der Projektzeitplan die Beziehung zwischen der einen und der anderen Aufgabe hervorhebt. Mit anderen Worten: Wenn Aufgabe 2 von Aufgabe 1 abhängt, sind Verzögerungen unzulässig, da dies bedeutet, dass die anderen anstehenden Aufgaben nicht begonnen werden können.

Die Vorteile eines Zeitplans übersteigen die Kosten für die in seine Erstellung investierte Zeit.

Wir verstehen, dass es sich um wertvolle Stunden handelt, die Sie aufwenden müssen, um die Liste der Aufgaben zu erstellen, die Verantwortlichen zuzuweisen, die Termine festzulegen usw. Aber diese Informationen sind Gold wert und ermöglichen eine bessere Übersicht und Verantwortlichkeit.

Wenn Sie zusätzliche Unterstützung bei der Erstellung Ihres Projetzeitplans benötigen, zögern Sie nicht, eine qualifizierte Agentur für Projektmanagement um Hilfe zu bitten.