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Digitalstrategie

Was ist IT-Automation und was bringt sie?

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Die heutige Marktlandschaft ist von einem starken Konkurrenzkampf geprägt. Dabei ist es mittlerweile fast egal, welche Branche man sich genauer anschaut. Bei der Herstellung von Maschinen und Geräten werden Roboter genutzt. Im Vertrieb werden Tausende Kontaktdaten in Sekunden verwaltet. 

Da fällt eines besonders auf: Die IT-Infrastrukturen und digitalen Anwendungen werden immer umfangreicher und vielfältiger. Damit Sie da den Überblick behalten, kommen Sie früher oder später an der IT-Automatisierung nicht vorbei. Was genau unter dem Begriff IT-Automation zu verstehen ist und welche Aufgaben damit umgesetzt werden können, das schauen wir uns jetzt etwas genauer an.

Was ist IT-Automation?

IT-Automation oder IT-Automatisierung wird Software genannt, die dazu eingesetzt wird, wiederholende Interaktionen zwischen Mensch und Maschine und innerhalb virtueller Netzwerke zu automatisieren. Auf diese Weise wird die Interaktion von menschlichen Mitarbeitenden innerhalb bestimmter Grenzen reduziert und IT übernimmt Arbeitsabläufe und Prozesse.

Dabei werden die unterschiedlichsten digitalen Tools und Programme eingesetzt, die an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.

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Welche Vorteile gibt es dank der IT-Automatisierung?

Mit der IT-Automatisierung können einige Vorteile genutzt werden, die dem eigenen Unternehmen einen kleinen Vorsprung verschaffen, beziehungsweise verlieren die Firmen nicht den Anschluss bei immer komplizierteren digitalen Prozessen, die für die Funktionalität wichtig sind. Die Prozesse in der IT-Infrastruktur zeichnen sich durch folgende Veränderungen aus:

Geschwindigkeit wird erhöht

it-automation durch roboter in der produktion

Dass maschinenbetriebene Prozesse sehr schnell sein können, sollte Ihnen klar sein. Auch wenn einige Fachkräfte sich wiederholende Vorgänge besonders schnell umsetzen können, wird diese Ausführung nie an die Geschwindigkeit von automatisierten Prozessen herankommen. In der herstellenden Industrie werden immer mehr IT-gesteuerte Roboter eingesetzt, die viele Aufgaben von den menschlichen Mitarbeitern übernehmen.

Genauigkeit wird verbessert

Gleiches kann vom zweiten Vorteil behauptet werden. Bei manuell ausgeführten Arbeiten muss immer mit einer bestimmten Fehlerquote gerechnet werden. Diese kann dank der Automatisierung um ein Vielfaches reduziert werden.

Prozesse, die mit IT-Automatisierung ausgeführt werden, müssen nicht mit dem Fehlerpotenzial des Menschen rechnen. Die Produktivität und Kosteneffizienz wird so gesteigert.

Kosten sind geringer

Gut erstellte Programme zur Automatisierung optimieren in der Regel den Herstellungsprozess. Das wirkt sich natürlich auf die Kosten aus, denn Prozesse werden schneller und effektiver ausgeführt. Die Produktivität steigt bei sinkenden Kosten, was für das Unternehmen, das in IT-Automatisierung investiert hat, mit höheren Erträgen verbunden ist.

Sicherheit steigt

höhere sicherheit durch it-automation

Mit dem Einsatz der IT-Automatisierung wird die Gefahr von Datenlecks verringert. Bei manuellen Prozessen sind je nach Projekt verschiedene und in der Regel mehr Mitarbeiter beteiligt.

Können die gesamte Produktion oder Teile davon automatisiert werden, dann reduziert sich die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter. Des Weiteren werden Sicherheitsrisiken oder Verstöße schneller erkannt und behoben.

Zeiteinteilung wird effizienter

Bei Unternehmen, die keine IT-Automatisierung in die Herstellungsprozesse integriert haben, werden die Aufgaben von einem IT-Team ausgeführt. Das heißt auch, dass diese die sich wiederholenden Aktionen immer und immer wieder durchführen.

Werden IT-Aufgaben automatisch über die entsprechende Software abgearbeitet, wird der IT-Mitarbeiter wieder frei für die Entwicklung und den kreativen Prozess im Unternehmen. Sie fordern die Intelligenz der Kollegen, anstatt diese mit eintönigen Aufgaben in Stand-by zu stellen. 

Was kann automatisiert werden?

Die Technologien der IT-Automatisierung können in den verschiedensten Branchen eingesetzt werden. Immer dann, wenn es zeitraubende und repetitive Aufgaben gibt, die für die Funktionen des Unternehmens unabdingbar sind, kann eine IT-Infrastruktur sinnvoll sein. Diese funktioniert im Wesentlichen mit künstlicher Intelligenz und mit maschinellem Lernen.

Was sehr futuristisch klingt, ist bei vielen Firmen bereits Alltag. Die IT-Automatisierung kann für vielfältige Aufgaben eingesetzt werden. Die häufigsten Anwendungen gibt es bei:

  • Incident Management: Mit IT-Prozessen werden unerwartete Events registriert und analysiert. Störungen können so vorgebeugt werden.
  • Cloud-Automatisierung: Über Cloud-Ressourcen wird die Automatisierung der geplanten Prozesse bereitgestellt. Dabei ist ein manuelles Eingreifen von Mitarbeitern nicht mehr notwendig.
  • Anwendungsbereitstellung: Meist isoliert vom lokalen Betriebssystem werden bestimmte Anwendungen virtuell zur Verfügung gestellt. Mit Cloud-Software muss dazu noch nicht einmal in Serverkapazitäten investiert werden.
  • Netzwerkverwaltung: Umfasst alle IT-Prozesse, die in einem betrieblichen Netzwerk lokal oder virtuell anfallen können.
  • Kontrolle von Sicherheit und Compliance: Hierbei handelt es sich um die korrekte Sicherung und Dokumentation von firmenrelevanten Informationen.

IT-Automation vs. Business Automation in der Unternehmens-IT

Klar strukturierte Prozesse sind in modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Während sich die IT-Automatisierung auf die IT-Systeme und die Optimierung der Abläufe in diesem Bereich konzentriert, fokussiert sich die Business Automation auf andere Aufgaben.

Business Automatisierung oder Business Process Automation (BPA) versucht, so viele Geschäftsprozesse wie möglich zu automatisieren. Damit soll wie auch bei der IT-Automatisierung der personelle Aufwand verringert und die Kosten sowie die Fehlerquote gesenkt werden.

BPA restrukturiert die Hauptaufgaben im Unternehmen. Sich wiederholende Tagesaufgaben werden analysiert und in eine Automatisierung umgewandelt.

Dabei wird die Prozessdurchführung untersucht und die Kommunikation zwischen verschiedenen IT-Bereichen eines Unternehmens optimiert. Dieser Bereich unterliegt ständigen Veränderungen, je nach Anforderungen und Rahmenbedingungen, die das Marktgeschehen und die Workflows beeinflussen.

Wie wird IT-Automation umgesetzt?

Dass die Welt immer digitaler wird, ist unumstritten. Die Frage, die sich Unternehmen stellen müssen, ist, welches Geschäftsmodell soll das Unternehmen umsetzen und wie lässt sich IT-Automatisierung effizient bei der Transformation von manuell zu digital einsetzen.

Die Möglichkeiten, digital zu werden, zeigen sich gerade dann, wenn es keine andere Option gibt. In den letzten Jahren mit eingeschränktem sozialen Kontakt wurde deutlich, wie schnell viele Prozesse und Events im Arbeitsalltag auf digital umgestellt werden konnten. Innerhalb kürzester Zeit stellten viele Unternehmen auf Remote Working im Home Office um.

Dazu bedurfte es einer Reihe von Ressourcen im IT-Bereich. Digitale Plattformen mit den entsprechenden Kapazitäten mussten sehr schnell entwickelt oder bestehende Lösungen erweitert werden. In den Firmennetzwerken und Rechenzentren liefen die Server auf Hochtouren, um die vielen Arbeitsprozesse zu automatisieren.

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In diesem Zusammenhang erlebte die Entwicklung der Cloud-Infrastruktur einen enormen Aufschwung. Über externe Server entwickelten IT-Abteilungen Anmelde- und Registrierungsprozesse, Datenspeichersysteme und Methoden, mit Kunden, Mitarbeitern und Chefetage in Kontakt zu bleiben, ohne dafür in physischen Kontakt zu treten.

Welche Nachteile können bei einer IT-Automatisierung auftreten?

Es gibt natürlich nicht nur Vorteile, die mit einer entsprechenden IT-Automatisierung einhergehen. Systematische digitale Workflows kommen leider auch mit einigen Nachteilen daher. Ob sich ein System für die eigenen Anforderungen lohnt, muss vor der Anschaffung abgewogen werden.

Starke Auswirkung von Fehlern

In der Regel wird davon ausgegangen, dass mit der IT-Automation Fehlerquellen behoben werden. Das ist auch der Fall, doch wenn IT-Mitarbeitern ein Fehler beispielsweise in der Programmierung unterläuft, wird dieser mit der Automatisierung sehr schnell verbreitet, schneller als bei manuellen Fehlern. Aus diesem Grund ist eine umsichtige Prüfung aller Aspekte für eine fehlerfreie Performance enorm wichtig.

Flexibilität sinkt

Die Funktionen der IT-Automatisierung beschränken sich trotz des Einsatzes von KI und ML (Machine Learning) auf das Ausführen von Befehlen und Skripten. Die Komplexität der Prozesse ist dabei durchaus hoch, treten jedoch unerwartete Ereignisse auf, können die IT-Systeme darauf nicht reagieren.

Sie bedürfen einer neuen Konfiguration durch einen IT-Experten. Bei Veränderungen in den Arbeitsabläufen müssen die Systeme neu konfiguriert und entsprechend angepasst werden.

Hohe Erstinvestition

Obwohl Unternehmen mit der IT-Automatisierung viele Kosten sparen können, müssen Sie doch in Vorleistung gehen. Die Anschaffungskosten sind bei diesen IT Systemen meist recht hoch. Bis sich die Investition rentiert hat, kann einige Zeit vergehen. Vor der Anschaffung sollte der ROI-Wert bestimmt werden, damit sichtbar wird, ab wann sich die Investition lohnt und unter welchen Bedingungen.

Wann sollte auf IT-Automation gesetzt werden?

Die fortschreitende Digitalisierung führt dazu, dass immer mehr Prozesse mit IT erledigt werden. Um die eigene IT-Abteilung zu entlasten, können sich wiederholende Aufgaben in automatisierte Prozesse verwandelt werden. Cloud-Services bieten zum einen die passende Software, zum anderen werden die Informationen sicher verwahrt.

Haben Sie sich für eine Automatisierungsplattform entschieden, können beispielsweise Informationen und Daten, die bisher über verschiedene Systeme liefen, gesammelt auf ein einziges System übertragen werden. Im Vertrieb könnte dies bedeuten, dass Daten neuer Kunden mit einer einzigen Eingabe in allen relevanten Abteilungen sofort verfügbar sind. Informationen können bei der Anmeldung des Kunden zum Newsletter über automatische IT-Prozesse im Marketing und Vertrieb landen.

Die Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig und müssen auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Ein herstellender Betrieb konzentriert sich eher auf die Automatisierung für die IT-Prozesse der produzierenden Roboter. Firmen im Online-Vertrieb bzw. E-Commerce organisieren und verwalten eher die Kontaktdaten, Informationen zu Bestellungen und deren Umfang mit IT-Prozessen. Für fast jede Anforderung gibt es die passende Software als stationäre Lösung oder als Cloud-Service.

Fazit

Abschließend sei gesagt, dass heute kaum noch ein Unternehmen um die Automatisierung bestimmter Aufgaben herumkommt. Leistungsstarke IT-Umgebungen sorgen für sicheren Datentransfer und reduzieren den Arbeitsaufwand für die IT-Teams. Firmen müssen je nach Umfang jedoch mit einer recht hohen Anfangsinvestition rechnen.

Ebenfalls kann die optimale Konfiguration einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Auf lange Sicht jedoch ist die Integration von IT-Systemen, die Aufgaben automatisch erledigen, entscheidend, um die Performance und Produktivität des Unternehmens konkurrenzfähig zu halten. 

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