Risikomatrix erstellen: Risikomanagement in 6 Schritten
Letzte Aktualisierung am 21 Dezember 2022 um 05:09 pm
4,00/5Zu wissen, was die Zukunft bringt, kann Unternehmen Sicherheit und Vertrauen in die anstehenden Unternehmensentscheidungen geben. Doch wie können Sie das Risiko von Investitionen oder Produkten feststellen? Woran erkennen Sie, welche Optionen die Richtigen sein könnten?
An diesem Punkt nutzen viele Manager die Risikomatrix, die bei wichtigen Entscheidungen über die Zukunft von Produkten und Dienstleistungen helfen soll. Was man genau unter einer Risikomatrix versteht und wie Sie diese selber anlegen können, erfahren Sie in unserem heutigen Artikel.
Was ist eine Risikomatrix?
Die Risikomatrix ist ein wichtiges Tool des Projektmanagements. Mithilfe der Matrix können Sie das AuftretenvonRisiken für Produkte, Dienstleistungen oder Projekte definieren. Dabei werden die Eintrittswahrscheinlichkeit, der mögliche Schadensumfang und die generellen Auswirkungen betrachtet und ins Verhältnis gesetzt.
Die Risikomatrix kann als Resultat einer Risikoanalyse und entsprechender Risikobewertung gesehen werden, ein essentieller Punkt bei strategischen Entscheidungen in einem Unternehmen.
Warum wird eine Risikomatrix verwendet?
Jedes Unternehmen ist immer verschiedenen Risiken ausgesetzt. Das können andere Konkurrenten, politische Belange, Rohstoffe oder andere Elemente sein. Eine Risikomatrix wird im Sinne des Risikomanagements eingesetzt, um ein Gesamtbild der Situation zu erhalten.
Dabei wird das Risikodiagramm vor allem bei diesen vier Bereichen eingesetzt:
- Die Risikosituation eines Projektes wird bewertet.
- Die Risikosituation wird für Präsentationen mit Aktieninhabern oder Geschäftspartnern optisch verständlich aufgearbeitet.
- Risiken lassen sich schneller erkennen und adressieren.
- Die Risikomaßnahmen können besser bewertet werden.
Welche Formen gibt es beim Risikoportfolio?
Prinzipiell basiert die Risikomatrix auf einem Koordinatensystem, das in der einen Richtung die Eintrittswahrscheinlichkeit (y-Achse) und der anderen das Schadensausmaß (x-Achse) angibt. Die dominierenden Farben sind in der Regel wie bei der Ampel rot, gelb und grün.
Wie genau eine Risikomatrix angelegt wird, ist nicht vorgeschrieben. Das hängt zum Teil mit der Komplexität Ihrer Projekte zusammen. Sie können so zum Beispiel die Achsenbezeichnung an Ihre Daten anpassen oder die Risiko- und Wahrscheinlichkeitsstufen selbst definieren.
Einige Manager bevorzugen die Angabe inStufen von 1 bis 5, andere nutzen lieber die Prozentangabe, um das Risiko anzugeben.
ALARP-Prinzip
ALARP ist die Kurzform von „As Low As Reasonably Practicable„, was übersetzt soviel bedeutet, wie „so niedrig wie vernünftigerweise praktizierbar“. Der Fokus bei dieser Variante der Risikomatrix liegt auf der Reduzierung möglicher Risiken. Dazu gibt das Projektmanagement den ALARP-Bereich vor.
Die Aufgabe ist es, risikobehaftete Projekte oder Dienstleistungen durch entsprechende Maßnahmen in diesen Bereich zu bringen. Der ALARP-Bereich selbst wird als tolerabel angesehen. Projekte, die in diesen Bereich fallen, werden in den meisten Fällen nur beobachtet und es werden noch keine Gegenaktionen initiiert.
Qualitative oder quantitative Einteilungen
Je nachdem, wie viele Daten Sie zur Verfügung haben, empfiehlt es sich, auf Qualität oder Quantität zu setzen, wenn Sie in die Zukunft blicken wollen.
Verfügen Sie über sehr viele Daten zu Risiken, dann lohnt es sich, diese in Quantität anzuzeigen. Sind die verfügbaren Daten eher ungenau in der Mengenangabe, empfiehlt es sich, eine qualitativeBewertung durchzuführen.
Welche Bedeutung haben die Angaben „gering – mittel – hoch“ in einer Risikomatrix?
Die Angaben „gering – mittel – hoch“ sind die Standardeinteilungen, mit denen die Risikomatrix arbeitet. Diese sind jedoch variabel und können von den Mitarbeitern im Risikomanagement verändert werden.
Je nach Sachlage empfehlen sich differenzierte Einstufungen in „sehr gering“ oder „sehr hoch“. Dadurch haben Sie anstatt drei Stufen fünf Stufen zur Angabe der Eintrittswahrscheinlichkeit oder zum Schadensausmaß.
In 6 Schritten zur Risikomatrix
Die Erstellung einer Risikomatrix ist recht einfach. Dazu sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich. Sie sollten jedoch verständlicherweise gut über das jeweilige Projekt und dessen Besonderheiten informiert sein.
Sie können Ihr Projekt aber auch an eine Projektmanagement-Agentur auslagern. Diese kann dann die Risikobewertung übernehmen und nimmt Ihnen die Arbeit ab.
Schritt 1: Identifikation der Risiken
Je nach Projekt können die Risiken sehr unterschiedlich ausfallen. Nehmen wir das Beispiel eines Open-Air-Event-Veranstalters. Dieser muss Wetterbedingungen, Verspätungen des Caterers oder Lieferschwierigkeiten berücksichtigen.
Während ein Produzent, der auf Bauteile aus dem Ausland setzt, mit logistischen Problemen, Wechselkursen und im Extremfall politischer Instabilität im Rohstoffland zu kalkulieren hat.
Schritt 2: Festlegen der Skalen
Im ersten Schritt legen Sie die Stufen fest, mit denen Sie die Risikoanalyse durchführen werden. In Hinsicht auf Ihr Projekt legen Sie fest, welches Schadensausmaß als gering, mittel und hoch angesehen wird. Dazu muss das Budget für das Schadensausmaß beachtet werden.
Haben Sie zum Beispiel 20.000 Euro für ein Projekt X als Budget für die Risiken angedacht, könnte Ihre Einstellung beim Schadensausmaß 1.000 Euro, 5.000 Euro und 10.000 Euro sein. Wahrscheinliche Schäden mit einem Wert bis 1.000 werden als gering eingestuft, bis 5.000 Euro als mittel und ein Schadensausmaß von mehr als 10.000 Euro als hoch.
Entsprechend verfahren Sie auch bei der Einteilung der Eintrittswahrscheinlichkeit. Hier können die Stufen zum Beispiel bei gering bis 30%, bei mittel bis 60 % liegen und alles was darüber liegt fällt unter hoch.
Schritt 3: Detaillierte Kriterien für Auswirkungen
Nachdem Sie im Schritt zwei die Skalen eingeteilt haben, sollten Sie im Rahmen der Risikoanalyse genau definieren, welcher Zustand mit gering, mittel oder hoch bewertet wird. Diese detaillierten Informationen werden im Risikoinventar zu jedem Risiko festgehalten.
Sie legen außerdem die Farben fest und geben damit vor, bei welchen Risiken noch keine Gegenaktionen ergriffen werden müssen und welche akut sind.
Schritt 4: Risikobewertung
Sie haben bereits im ersten Schritt die Risiken bestimmt, die Ihr Projekt oder Unternehmen bedrohen. Jetzt heißt es, dies anhand der bereits definierten Stufen in die Darstellung einzuordnen. Sie sehen schnell, welche Risiken schwerwiegender sind und welche momentan vernachlässigt werden können.
Nehmen wir das Beispiel des Open-Air-Veranstalters. Schlechtes Wetter ist für diese Events oft das Todesurteil und gehört in die Stufe rot für hoch. Die Verspätung des Caterers ist lästig, hat aber noch keinen enormen Einfluss auf die Veranstaltung, solange die Verspätung im Rahmen bleibt. Dies könnte bei gering oder mittel platziert werden.
Schritt 5: Definition der Maßnahmen zur Reduktion der Risiken
Nachdem Sie so alle Bedrohungen in die Risikomatrix eingetragen haben, können Sie die entsprechenden Gegenmaßnahmen definieren. In der Darstellung erkennen Sie schnell die akuten Risiken. Diesen muss zuerst entgegengewirkt werden.
Nehmen wir unser Beispiel. Das Wetter stellt das größte Risiko dar. Gibt es Wege, mit denen zum Beispiel die Band oder Redner und die Zuschauer geschützt werden können? Eine Überdachung für die Bühne oder Gratis-Regenschirme für die Zuschauer sind denkbar.
Beim Thema Caterer reicht es vielleicht, mit genügend zeitlichem Puffer zu arbeiten, um Verspätungen vorzubeugen.
Schritt 6: Kommunikation über verschiedene Kanäle
Nachdem Sie Ihre Risikomatrix erstellt haben, muss natürlich Ihr Team darüber informiert werden. Einige Tools verschicken die Ergebnisse direkt an die E-Mail-Adresse der Teammitglieder. Ein Meeting, bei dem die Eindrücke diskutiert werden, ist jedoch immer hilfreich, falls Risiken übersehen wurden etc.
Vorteile der Risikomatrix
Der große Vorteil der Risikomatrix ist die sofortige Umsetzbarkeit. Sie brauchen dazu keine besonderen Kenntnisse. Sie können direkt anfangen, die Bedrohungen zu bestimmen und im Risikodiagramm einzupflegen.
Die Risikosituation wird intuitiv visualisiert. Sie können schnell die größten Risiken feststellen. Das Risikodiagramm ist leicht verständlich und Mitarbeiter, Partner oder Vorgesetzte verstehen die Risikolage ohne Probleme.
Grenzen der Risikobeurteilung in der Matrix
Obwohl die Risikomatrix einige Vorteile aufweist, kommt sie doch bei einigen Punkten an ihre Grenzen. Was bei dem Diagramm wenig Beachtung findet, ist zum Beispiel:
- Die Beziehung zwischen den einzelnen Risiken wird nicht dargestellt.
- Die Akkumulation der Risiken ist nicht erkennbar.
- Einige Faktoren wie Zeitpunkt der Risiken oder Warnsignale für das Eintreten eines Risikos sind nicht ablesbar.
- Das Diagramm ist vor allem bei Projekten anwendbar, die mit wenigen Risiken konfrontiert sind. Bei komplexerenZusammenhängen ist die Darstellung zu einfach.
Welche Tools eignen sich für die Erstellung einer Risikomatrix?
Für das erste Brainstorming und die erste Erstellung einer Risikomatrix bedarf es keiner speziellen Tools. Stift und Tafel sind ausreichend. Für die digitale Aufbereitung können Sie Tools verwenden, die in jedem Büro zu finden sind.
In Excel lassen sich Templates nutzen, die das Basisgerüst der Risikomatrix vorgeben. Diese kann nach Ihren Anforderungen verändert werden.
Tools und Programme, die weiter ins Detail gehen und speziell dem Risikomanagement gewidmet sind, gibt es zur Genüge. Beliebte Programme sind zum Beispiel:
Fazit
Die Risikomatrix ist eine schnelle und einfache Lösung, um Risiken und Bedrohungen für ein Projekt oder Unternehmen einzuordnen. Der große Vorteil ist die Schnelligkeit, mit der das Risikoprofil erstellt werden kann. Spezielle Vorkenntnisse sind nicht notwendig.
Obwohl einige Zusammenhänge bei diesem Diagramm nicht dargestellt werden können, ist es doch ein sehr guter Ausgangspunkt für das Risikomanagement und für detailliertereAnalysen zur Bestimmung der Projektrisiken und Aktivierung passender Gegenmaßnahmen.
