Alles, was Sie vor dem Briefing einer Agentur wissen müssen
Letzte Aktualisierung am 21 Dezember 2022 um 05:36 pm
3,67/5Das Briefing einer Agentur kann entmutigend sein. Womit sollten Sie überhaupt anfangen? Wenn Sie diesen Blogbeitrag lesen, ziehen Sie wahrscheinlich in Erwägung, eine Agentur zu beauftragen. In diesem Sortlist-Artikel gehen wir mit Ihnen die verschiedenen Schritte eines Briefings durch und gehen auf alles ein, was Sie wissen sollten, bevor Sie eine Agentur briefen.
Dies soll Fehltritte vermeiden und Ihnen hoffentlich dabei helfen, schneller die richtige Agentur zu finden.
Was ist ein Briefing?
Ein Briefing ist ein Dokument, das alle notwendigen Informationen enthält, um einer Agentur zu erklären, was Sie tun möchten. Je vollständiger Ihr Briefing ist, desto besser wird die Agentur Ihr Projekt und Ihre Ideen verstehen.
Der Erfolg Ihres Projekts beginnt mit dem Briefing. Es ist die Basis, auf der Ihr Projekt aufgebaut wird. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die folgenden Schritte befolgen, um ein möglichst vollständiges Briefing auf Sortlist zu erstellen.
Bereiten Sie Ihr Rezept gut vor
Wir haben es alle schon erlebt: Sie gehen in den Supermarkt, ohne wirklich zu wissen, was Sie kochen wollen. Sie gehen durch die Reihen und werfen etwas wahllos Artikel in den Einkaufswagen. Spätestens an der Kasse stellt sich Ernüchterung ein. Die Artikel am Rollband passen nicht so recht zusammen und für die wenigen Produkten zahlen Sie noch einen relativ hohen Preis.
Ein ähnliches Gefühl kann auch die Beauftragung einer Agentur hinterlassen. Vorbereitung ist daher der sprichwörtliche „Schlüssel zum Erfolg“. Denn wenn Sie nicht wissen, was Sie eigentlich wirklich wollen, bevor Sie mit dem Briefing beginnen, werden Sie vermutlich:
- Zeit vergeuden,
- den falschen Partner anheuern und eventuell auch
- mehr bezahlen, als möglich gewesen wäre.
Genau wie Ihnen eine Einkaufsliste helfen kann, alle Zutaten für ein gelungenes Abendessen zu besorgen, hilft unsere Checklist alles im Blick zu behalten, bevor Sie ein Briefing auf Sortlist erstellen.
Die 5 Zutaten, die Sie für ein Briefing benötigen
Nummer 1: Das Ziel
Als Erstes müssen Sie definieren, was Sie erreichen wollen. Wofür brauchen Sie eine Agentur und was ist das Problem, das Sie zu lösen versuchen? Was ist das Ziel, das Sie mithilfe einer Agentur erreichen wollen?
Das mag vielleicht etwas offensichtlich erscheinen, aber die Definition Ihres Ziels verlangt eine Menge kritisches Denken, einschließlich:
- Inwiefern macht dieses Ziel in Bezug auf die Mission, Vision und Werte Ihres Unternehmens Sinn?
- Wie sehen Sie Ihre Rolle bei der Erreichung dieses Ziels?
- Was sind die Herausforderungen, die Sie dazu bringen, eine Agentur zu beauftragen?
- Was wird passieren, wenn dieses Ziel nicht erreicht wird? Wird es Konsequenzen geben?
- Woran werden Sie erkennen, dass das Ziel erreicht ist oder nicht?
Je genauer Sie Ihr Ziel definieren, desto besser wird Ihr Briefing sein. Es geht darum, dass Sie eine kristallklare Vorstellung davon haben, warum Sie eine Agentur beauftragen wollen und was sie für Sie tun soll. Das hilft nicht nur Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu haben, welche Art von Agentur Sie brauchen. Es hilft auch der Agentur, zu wissen, was sie liefern muss.
Nummer 2: Die Rolle der Agentur
Der zweite Punkt, den Sie definieren müssen, ist, welche Rolle die Agentur in der Partnerschaft mit Ihnen einnehmen soll.
Bevor Sie mit dem Briefing beginnen, versuchen Sie, Ihre aktuelle Situation zu beurteilen. Was können Ihre Mitarbeiter gut, und was fehlt ihnen? Wenn Sie an Ihr Ziel denken, das Sie zuvor definiert haben, welche Aufgaben werden dann von Ihrem Team oder von der Agentur übernommen?
Wenn Sie eine Agentur beauftragen, sollten Sie bedenken, dass diese Ihnen helfen kann, indem sie:
- Ergänzende Kenntnisse und Fähigkeiten einbringt oder
- Ihnen zusätzliche Kapazitäten zur Verfügung stellt.
Sie sollten genau wissen, wofür Sie eine Agentur beauftragen und sicherstellen, dass Sie Ihre Bedürfnisse klar kommunizieren. Dabei kann helfen, auszuschreiben, was Ihr Team leisten kann und was nicht, damit Sie eine bessere Vorstellung davon zu haben, welche Art von Agentur Sie wählen sollten.
Nummer 3: Zeitrahmen und Budget
Ihr Zeitrahmen sowie Ihr Budget sind Teil des Sortlist-Briefings. Daher empfehlen wir Ihnen, vorab sowohl den zeitlichen als auch den finanziellen Horizont Ihres Projekts klar zu definieren.
Um den Zeitrahmen zu eruieren, müssen Sie wissen, bis wann Sie Ihr Ziel erreichen wollen. Je besser Ihr Agentur-Briefing vorbereitet ist, desto schneller kommen Sie ans Ziel.
Was das Budget betrifft, so sollten Sie immer bedenken, dass eine Agentur Kosten hat, die sie decken muss. Wie jedes Unternehmen muss auch eine Agentur, ihre Mitarbeiter, ihre Dienstleister, ihre Büros usw. bezahlen. Denken Sie also bei der Festlegung Ihres Budgets an:
- Die Ressourcen, die die Agentur benötigt, um Ihr Ziel zu erreichen
- Die Anzahl der Mitarbeiter, die daran arbeiten werden
- Die Zeit, die sie dafür aufwenden werden
- Die Expertise, die die Agentur im Laufe der Jahre angesammelt hat
- Die Anzahl der Kunden, die die Agentur betreuen könnte
- Etc.
Daher empfehlen wir, Ihr Budget anhand folgender Kriterien zu berechnen: Die Anzahl der Personen, die an Ihrem Projekt arbeiten werden multipliziert mit der Anzahl der Arbeitsstunden pro Person, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden.
Nummer 4: Ihr Status Quo
Je besser Sie die aktuelle Performance Ihrer Marketing-Initiativen kennen, desto leichter tut sich eine Agentur darauf aufzubauen. Es geht darum, dass Sie den Boden bereiten, auf dem Ihre neue Agentur arbeiten wird.
Zum Beispiel sollten Sie einer Agentur für digitales Marketing die folgenden Informationen mitteilen können:
- Wie steht es um Ihre Website? Ist sie bei Google gut platziert?
- Wie geht es Ihren Social Media-Profilen? Haben Sie eine gute Engagement-Rate?
- Welche Marketing-Software und Tools setzen Sie ein und warum?
- Woher kommen Ihre Leads?
- Über welche Kommunikationskanäle erhalten Sie die meisten Kunden?
Ein weiteres Beispiel wäre die Beauftragung einer Branding-Agentur in Berlin:
- Ist Ihre visuelle Identität veraltet?
- Haben Sie klare Werte, eine Vision und eine Mission?
- Wissen Sie, wie Ihre Stakeholder Ihre Marke wahrnehmen?
Es geht darum, dass Sie den Status Quo Ihres Unternehmens kennen und diesen klar an Ihre Agentur kommunizieren können. Letztere wird diese Informationen auf jeden Fall benötigen, daher ist es ratsam, im Vorfeld schon etwas Zeit zu gewinnen.
Darüber hinaus hilft Ihnen ein internes Audit der Unternehmenssituation auch bei der Definition Ihres Ziels, indem es aufzeigt, wo eine Agentur Sie am meisten unterstützen könnte.
Nummer 5: Das interne „Go“
Falls Sie in keiner leitenden Position sind, raten wir Ihnen, Ihre Absichten mit den Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen abzuklären und darauf zu achten, dass Ihre Projektziele die Unternehmensziele widerspiegeln. Bevor Sie das Briefing beginnen, brauchen eine klare Freigabe Ihrer Vorgesetzten, um zu vermeiden, dass Sie eine Agentur auswählen, deren Angebot nicht mit der Vision der Geschäftsleitung übereinstimmt.
Denn wenn das passieren würde, müssten Sie entweder den gesamten Prozess erneut durchlaufen oder Anpassungen mit der Agentur besprechen, was sehr zeitaufwendig sein können.
Fazit
Egal, welche Agentur Sie benötigen, die in diesem Artikel aufgelisteten Informationen werden Agenturen helfen, Ihnen ein individuelles Angebot und eine maßgeschneiderte Strategie zu erstellen. Diese Zutaten sind notwendig, damit die Agentur Ihr Geschäft richtig versteht und qualitative Arbeit liefern kann, die Ihnen hilft Ihre Ziele zu erreichen.
Ein gut vorbereitetes Briefing bedeutet, dass Sie Zeit bei der Zusammenarbeit mit der Agentur gewinnen und Ihre Partnerschaft reibungsloser verläuft. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen auch, später leichter zu erkennen, welche Agentur am besten zu Ihnen passt.
Wenn Sie Hilfe benötigen, Ihr Sortlist-Briefing zu vervollständigen, würden wir uns freuen, dies mit Ihnen gemeinsam zu tun! Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Ihre zukünftige Agentur wartet auf Sie! Bei Sortlist finden Sie z.B. die Werbeagentur in München die perfekt zu Ihnen passt!
